Datum: | Artikel 2013

Es ist seit mehreren Jahrzehnten ein Traum vieler Experten: das papierlose Büro. Allerdings zeigen nun einige Studien auf, dass dieser Wunschtraum auch ein solcher bleiben wird. Der Verbrauch der Papierressourcen wird jedoch in naher Zukunft sinken.

Seit mehr als 30 Jahren existiert die Diskussion vom Büro ohne Papier, doch im Jahr 2013 wurde dieser Traum immer noch nicht realisiert. Es stellt sich also die Frage, warum es in Zeiten von digitaler Technik noch immer Berge voller Akten, Anleitungen oder Rechnungen auf Papier braucht. Englische Wissenschaftler stellten in einer Studie („The Myth oft he Paperless Office“) fest, dass die elektronische Kommunikation den Papierverbrauch um ungefähr 40 Prozent verringert hat. Dennoch ist der Konsum von Papier extrem hoch. Jährlich fallen so beispielsweise auch tonnenweise Elektroschrott  durch kaputte Faxgeräte, Drucker und leere Patronen an. Schon allein der Umwelt zuliebe wäre ein papierloses Büro ideal. Viele Studien belegen jedoch, dass auch in naher Zukunft nicht auf Papier verzichtet werden kann. Papier und Stifte sind nach wie vor sehr kostengünstige Arbeitsmittel.

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Die Unverzichtbarkeit des Papiers

Für viele Menschen ist Papier immer noch ein so genanntes Standardarbeitsmittel. Beispielsweise werden wichtige Dokumente wie Verträge oder Urkunden auch in Zukunft auf Papier existieren, vor allem weil bisher keine digitale und besonders rechtsverbindliche Signatur bestand, welche eine Unterschrift ersetzen könnte. Aber auch handschriftliche Notizen an Schulen, während des Studiums oder im Journalismus belegen diese Unverzichtbarkeit, obwohl elektronische Hilfsmittel zumindest in letzteren Beispielen immer häufiger Anwendung finden. Weiterhin wird in einer Studie belegt, dass das Schreiben auf Papier die Konzentration sowie die Kreativität des Anwenders fördert. Das Zusammenspiel zwischen Handbewegung und Papier wirkt sich auf die Leistungsfähigkeit aus, die Person kann sich besser konzentrieren. Das Zerknüllen und Wegwerfen eines Papierstücks während des Brainstormings kann die Kreativität fördern. Der Mensch entwickelt dabei stärkere Emotionen als beim simplen Löschen auf einem Computer.

Papier (noch) unersetzlich

Papier entwickelt sich mittlerweile zu einer wertvollen Ressource, mit der der Mensch sparsamer umgehen müsste. In einer Studie des Instituts Fraunhofer im Bereich Arbeitswirtschaft und Organisation wurden 1.200 Kunden des Druckerherstellers Kyocera Mita sowie 35 Experten aus verschiedenen Themenbereichen wie Politik oder Wirtschaft befragt, wie die Bürowelt in naher Zukunft aussehen werde.

Auch in dieser Umfrage ist ein Büro komplett ohne Papier lediglich ein Wunschtraum. Tatsächlich kann sich nur jeder Vierte vorstellen, komplett ohne die Ressource Papier auszukommen. Es wird vor allem dort unverzichtbar bleiben, wo Haptik und Sinnlichkeit immer wieder eine Rolle spielen werden. Davon gehen zumindest die meisten Befragten aus. Allerdings wird in naher Zukunft ein klima- und vor allem ressourcenneutrales Wirtschaften immer bedeutender. Davon ausgehend sinkt der Papierverbrauch, die Verschwendung geht zurück. Zudem steht eine Alternative zum Papier in den Startlöchern. Experten arbeiten derzeit an einer Art „Superpapier“. Dieses soll wiederverwendbar und feuerfest, beinahe unzerstörbar sein, weil auf die Verwendung von Holzfasern verzichtet wird.

Tipps zum reduzierten Papierkonsum

Solange es diese Art von Papier jedoch noch nicht auf dem Markt gibt, sollten sich Büros und Unternehmen die Papierressourcen einteilen. Zum Beispiel könnte auf recyceltes Papier zurückgegriffen werden. Weiterhin sollten Mitarbeiter nur das Wichtigste ausdrucken und gewisse Arbeitsmaterialien wiederverwenden.

Software als Hilfe

Aus der Erfahrung heraus werden viele Dokumente nur zum Lesen gedruckt und anschließend entsorgt. Hier können Tools  wie FinePrint eine Lösung darstellen, welche mehrere Seiten verkleinert auf eine Seite drucken können. Selbst in A5 sind viele Ausdrucke noch gut lesbar. Einige Druckertreiber bieten diese Funktion bereits, so dass hier kein Fremdtool notwendig ist.

Fineprint

Fineprint

Eine weitere Lösung zur Vermeidung von unnötig viel Papier ist die Installation eines PDF-Druckers, da dieses Format unabhängig von spezieller Software ist und auf allen Plattformen angezeigt werden kann. Vieles kann auch digital archiviert werden (Bestellungen, Bestätigungen etc.), so dass hier Tools wie der 7-PDF Printer, PDFCreator oder andere PDF-Drucker eine Hilfestellung sind. Der Paperless Printer kann Inhalte sogar als DOC, XLS, HTML oder Grafik-Datei ausgeben.

Eine weitere Variante ist ELO Digital Office, welches als Dokumentenmanagement-System elektronischen Unterlagen und Papierdokumente bündelt.

elo Office 9

elo Office 9

Die Software ist sowohl für den Einzelplatz als auch für Unternehmen unterschiedlicher Größe verfügbar.

Bildquelle: everaldo

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