Lohnabrechnung selbst gemacht – diese internen Lösungen überzeugen

Jeden Monat bekommt sie jeder Arbeitnehmer ins Haus: die Lohnabrechnung. Was aber für die Arbeitnehmer ganz selbstverständlich ist, ist für den Arbeitgeber eine zeitaufwändige Aufgabe. Wurde ein Unternehmen erst vor kurzem eröffnet und ist der Betreiber noch ganz unerfahren in Sachen Lohnabrechnung, dann kann dieses Unterfangen schon einmal mehrere Tage in Anspruch nehmen. Denn tatsächlich gibt es hierbei einige wichtige Dinge zu beachten.

Wie setzt sich die Lohnabrechnung zusammen?

Zunächst einmal ist zu klären, was genau die Lohnabrechnung beinhalten muss. Da sie dazu dient, die Sozialversicherungsbeiträge und Steuerabzüge zu berechnen, werden eben diese einzeln aufgelistet.

Sozialversicherungsbeiträge:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Steuerabzüge:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Solidaritätszuschlag

Das mag zunächst simpel klingen, wenngleich es letztendlich aber noch einiges mehr zu berücksichtigen gibt, wie auch ein Artikel auf imacc.de verdeutlicht. Zudem muss bedacht werden, dass es von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer zu unterschiedlichen Prozenten kommen kann, bei der Kirchensteuer beispielsweise. Diverse Berechnungsparameter, Sonderfälle und Ausnahmeregelungen erschweren das Prinzip obendrein. Dementsprechend wird die Ausstellung der Lohnsteuerabrechnung zu einem regelrechten Zeitfresser.

Da eine Lohnabrechnung gesetzlich vorgeschrieben ist und ein Arbeitnehmer diese somit vom Arbeitgeber in jedem Fall verlangen kann, ist es nicht verwunderlich, dass viele Betriebe die Lohnabrechnung aus der eigenen Firma ausgliedern und stattdessen beispielsweise einen Steuerberater mit dieser Aufgabe betrauen – immerhin kann so auch weitaus weniger schiefgehen und der Arbeitgeber kann sich wieder seinem Kerngeschäft widmen.

Das Problem liegt dabei aber auf der Hand: Es werden zusätzliche Kosten generiert. Ein gewinnorientiertes Unternehmen, das immer weiter anwächst, wird dementsprechend viel Geld für die Erstellung der Lohnabrechnungen ausgeben müssen.

Dem Unternehmer bleiben letztendlich also offenbar zwei Möglichkeiten: Die eigenen Daten in fremde Hände geben, viel Geld bezahlen und eine externe Person mit der Arbeit beauftragen (und sich ganz auf deren Knowhow verlassen) oder aber die Lohnabrechnungen selbst machen, viel Zeit dafür aufbringen und – aufgrund des dadurch entstehenden Arbeitsausfalls an anderer Stelle – ebenfalls Geld verlieren.

Fakt ist aber, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, die Lohnabrechnungen im eigenen Betrieb zu belassen und dennoch Zeit und Geld zu sparen – und zwar in Form von moderner Lohnabrechnungs-Software.

Software-Pakete, die Sinn machen

1. WISO Lohn & Gehalt

Die Fernsehsendung WISO ist den meisten sicherlich ein Begriff. Das Wirtschafts- und Verbrauchermagazin des ZDF kommt jeden Montag mit interessanten Themen für verschiedenen Zielgruppen daher. Auf der Homepage der Sendung finden Nutzer diverse Ratgeber, die meist Hand und Fuß haben. Auch um Unternehmer kümmert sich die Redaktion und hat mit der Software „WISO Lohn & Gehalt“ ein Programm auf den Markt gebracht, das vor allem bei kleineren Betrieben die Lohnabrechnung erleichtert.

Kleinere Betriebe deshalb, weil bis zu 15 Mitarbeiter abgerechnet werden können. Wichtige Daten von Krankenkassen und Arbeitsagenturen sind dabei schon in dem Programm hinterlegt und werden ständig aktuell gehalten. Zudem ist eine Online-Meldung der Sozialversicherungsdaten nach §22 DEÜV und die Online-Lohnsteueranmeldung mit ELSTER möglich. Dank integriertem Online-Banking können die Abrechnungen sogar direkt aus der Software heraus vollzogen werden.

Da über 30 verschiedene Lohnarten definiert sind, ist es mit diesem Programm auch möglich, eine Lohnabrechnung für Mini-Jobber usw. zu verfassen. Im Großen und Ganzen bekommt der Nutzer mit „WISO Lohn & Gehalt“ ein Komplettpaket, bei dem an alles gedacht wurde. Allerdings muss er dafür auch etwas tiefer in die Tasche greifen: 99,99 Euro kostet die Software für 365 Tage – letztendlich aber garantiert günstiger als die Rechnung eines Steuerberaters!

2. Lexware Lohnauskunft 2014

Mit „Lexware Lohnauskunft 2014“ bekommt der Käufer ein Programm, das zwar nicht so unterstützend wirkt wie das von WISO, aber dennoch seinen Zweck erfüllt. Hier werden für einen Preis von 49,99 Euro vor allem Lösungswege aufgezeigt. Wie eine Lohnabrechnung auszusehen hat, wird hier leicht verständlich erklärt. Zudem bekommt der Nutzer noch wichtige Informationen zu anderen Themen wie Steuerklassen und Dienstfahrzeugen. Diese Software könnte also eher als Ratgeber denn als Programm zur Arbeitserleichterung gesehen werden – dennoch sinnvoll für diejenigen, die in Zukunft ihre Lohnabrechnungen komplett selbst machen möchten.

3. Lexware Lohn + Gehalt 2014

Eine weitere Software aus dem Hause Lexware "Lohn + Gehalt 2014" hält hingegen einen sehr viel größeren Umfang für seine Anwender bereit. Laut Lexware selbst greifen schon über 100.000 Unternehmen auf dieses Programm zurück. Kein Wunder, bietet es doch zahlreiche Hilfestellungen an. So kann zum Beispiel mit der Möglichkeit, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise direkt an das Finanzamt zu übermitteln, eine Menge Zeit gespart werden.

Der Vorteil dieser Software liegt außerdem ganz klar darin, dass es hier möglich ist, weit mehr als 15 Mitarbeiter abzurechnen. Bis zu 50, um genau zu sein, mit der pro/premium-Edition sogar bis zu 500. Auch hier ist die Möglichkeit gegeben, mithilfe von zahlreichen Assistenten einen guten Verwaltungsüberblick zu erstellen (Fehlzeitenverwaltung, Krankenkassenverwaltung beispielsweise).

Für einen Preis ab 16,90 Euro im Monat (oder bei einem Einmalkauf ab 249,90 Euro) ist das Software-Paket allerdings nicht unbedingt preiswert.

4. Sage einfachLohn

Die Firma Sage Software ist ein Lieferant von Business Management Software und Services, der weltweit tätig ist. Sage einfachLohn ist – wie der Name schon vermuten lässt - eine weitere Software für Lohnabrechnungen, die vor allem mit ihrer Bedienung punkten kann. Ein intuitiver Abrechnungsassistent führt den Nutzer durch die unterschiedlichen Schritte, sodass dieser am Ende nur noch die bereitgestellten Lohnabrechnungen ausdrucken muss. Außerdem ist es mit dieser Software ebenfalls möglich, die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen erstellen zu lassen, um diese nur noch zu versenden. Auch Mitarbeiterverwaltung und Fehlzeitenkalender sind vorhanden, sodass sich dieses Programm, das bei einem Preis von 5,90 Euro im Monat einen Mitarbeiter inkludiert, vor allem für Kleinunternehmer eignet. Für einen ersten Test ist die Software beispielsweise über die TelekomCloud erhältlich.

5. Kostenlose Produkte

Auch im Bereich der Lohnabrechnungs-Software gibt es sie: die Freeware-Produkte. Verführerisch sind sie ohne Zweifel. Sie bieten angeblich einen Leistungsumfang, für den bei anderen Firmen einiges an Geld zu zahlen ist. Doch hier ist Vorsicht geboten und es sollte vor allem über folgende Frage nachgedacht werden: Warum kann eine solche Software kostenlos angeboten werden, wenn seriöse Firmen dafür Geld nehmen? Die Antwort liegt auf der Hand – weil diese Software-Produkte in der Regel eben nicht seriös sind (Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel). Das beginnt damit, dass Programme veraltet und die aktuellen gesetzlichen Regelungen nicht integriert sind. Oder aber, dass ein dubioses Unternehmen an sensible Firmendaten herankommen möchte. Oder etwa, dass der Nutzer das Kleingedruckte nicht gesehen hat und plötzlich in eine teure Abo-Falle getappt ist. Unternehmer sollten also lieber auf kostenpflichtige, aber dafür seriöse Produkte zurückgreifen.

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