Datum: | Tests 2016, WT-News

Autokorrektur und Textbausteine sind Office-Nutzern meist bekannt. Mit PhraseExpress verlagert man deren Nutzung aus einem Office-Programm heraus und kann diese Funktionalität systemweit in jeder Applikation nutzen. Dass hierbei noch „mehr“ als das Einfügen reiner Textbausteine geht, beweist Bartels Media seit Jahren mit PhraseExpress, von dem nun die Version 12 erschienen ist. Wir stellen das sinnvolle Tool genauer vor.

Am Anfang war die Autokorrektur

Die Autokorrektur von z.B. Microsoft Word ist vielen Anwendern ein Begriff. Die Funktionalität überwacht im Hintergrund die Eingaben und ersetzt typische Eingaben wie 1/2 durch das „Halb-Zeichen“, korrigiert mit der Funktion aber auch typische Tippfehler wie „dei“ statt „die“ oder ganze Wörter/Absätze durch entsprechend hinterlegte Kürzel.

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Autokorrektur Word

Autokorrektur Word

Die Lösung in Office ist aber nicht systemweit nutzbar und nur beschränkt offen für erweiterte Funktionalität. Indem man die Textbausteine in eigenständige Programme auslagert, lassen diese sich systemweit, also zum Beispiel auch im Webbrowser, Texteditor oder Mailclient nutzen und erleichtern den Büro- oder Entwickleralltag durch Rückgriff auf vorgefertigte Text- oder Programmierbausteine erheblich.

Genau für einen solchen Anwendungszweck wurde PhraseExpress entwickelt und hat beim Autor vor vielen Jahren bereits eine Freeware-Lösung ersetzt.

PhraseExpress  Textbausteinverwaltung und mehr

Der Grund dafür ist die enorme Funktionalität von PhraseExpress, welches in drei Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten wird. Die Standard-Edition kann für den privaten Gebrauch sogar kostenlos genutzt werden.

PhraseExpress

PhraseExpress

PhraseExpress verwaltet Textbausteine, welche bereits bei  der Eingabe durch längere Texte ersetzt werden. Der Anwender kann eigene Textbausteine anlegen und sogar aus Microsoft Word importieren und nutzt so eine systemweite Rechtschreibkorrektur, welche nicht nur auf Word beschränkt ist und auch im Browser oder anderen Anwendungen arbeitet.

Die Software überwacht für die Ersetzung die Eingabe und bietet passende Treffer in einer Art Kontextmenü beim Text zur Auswahl. Beispiele finden bei der Autotext-Beschreibung des Herstellers.

Alternativ kann man auch mit Kürzeln wie #rechnung oder über das Kontextmenü im Systray arbeiten und die Autotexte einfügen.

Einträge über das Kontextmenü

Einträge über das Kontextmenü

Ab der Professional-Edition können auch Microsoft-Word-Textbausteine im Originalformat verwendet werden. Die in den Word-Textbaustein eingebetteten Objekte wie Excel-Tabellen oder Word-Formularfelder und Platzhalter bleiben dabei erhalten.

Die große Stunde von PhraseExpress schlägt aber, wenn es etwas komfortabler werden soll. Die Textbausteine können auch Variablen wie Bestelldatum, Anrede, Produkte, Preise, Mengen etc. enthalten, welche beim Einfügen abgefragt und dann sogar automatisch berechnet werden können.

Manuelle Texteingabe

Manuelle Texteingabe

Für die Erstellung von Texten mit Anwendereingaben bietet PhraseExpress vielfältige Möglichkeiten wie Freitextfelder, Checkboxen, Kalenderelemente,  Auswahlgruppen und -menüs und vieles mehr.

Formularoptionen

Formularoptionen

Anhand der Eingaben kann das Programm auch Berechnungen durchführen und bietet hierfür eine Vielzahl von Formeln und Funktionen.

Programmierung

Programmierung

So kann der Anwender mit den Möglichkeiten z.B. fast vollautomatisch Angebote erstellen und anhand von Produkt, Menge und Preis dem Kunden eine passende Antwort, eventuell mit Rabattierungen, zukommen lassen.

Erfordert ein Textbaustein mehr als eine Eingabe, kann man alle notwendigen Eingaben auch auf einem dynamischen Formular zusammenfassen. Erst wenn alle Eingaben gemacht sind, wird daraus der einzufügende Autotext erstellt, wie das Beispiel des Herstellers zeigt.

Dynamisches Formular

Dynamisches Formular, Bildquelle: Bartels Media

Da sich in die Textbausteine sogar externe Daten aus Excel, Active Directory oder anderen Datenquellen einbauen lassen, sind der Komplexität und Automatisierung kaum Grenzen gesetzt.

Externe Daten

Externe Daten, Bildquelle: Bartels Media

Um bei all den Möglichkeiten den Überblick zu behalten,  bietet der Hersteller eine hervorragende, deutsche Dokumentation mit vielen Beispielen und Videos. Ergänzend finden interessierte Anwender unter http://textbausteinmanager.de/ viele Beispiele und Tipps zum Umgang mit dem Programm und dessen Möglichkeiten.

Als besonderer Clou kann das Programm nicht nur in einer portablen Fassung genutzt werden, sondern Phrasen-Dateien auch bei verschiedenen Cloudanbietern passwortgeschützt und verschlüsselt abspeichern. So hat man zu Hause, unterwegs und im Büro immer Zugriff auf die gleichen Daten.

Weitere Features der Enterprise-Edition

In der Enterprise-Edition sind neben Netzwerkunterstützung für Textbausteine (bereits ab Professional-Edition) und  einem Makro-Rekorder auch Funktionen wie ein Dokumentengenerator oder Outlook-Addin enthalten. Der Dokumentengenerator kann aus einer Liste von Textbausteinen per Drag and Drop ein fertiges Dokument erstellen, ideal z.B. für Verträge, Gutachten und vieles mehr.

Dokumentengenerator

Dokumentengenerator, Bildquelle: Bartels Media

Das Outlook-Addin dagegen automatisiert die Beantwortung von Mails und übernimmt beispielsweise automatisch den Absendernamen und die Anrede. Darüber hinaus bietet das Addin passende Textbausteine an, welche zum Kontext der Mail passen.

Neuerung in Version 12

Auffälligste Neuerung der Version 12 ist die modernisierte Benutzeroberfläche. Diese bietet die aus anderen Programmen bekannte Ribbon-Menüleiste, welche kontextabhängig die Funktionalität ändert. Die Ansicht kann nun auch auf drei Spalten erweitert werden, was bei einer Struktur mit Unterordern etwas mehr Übersicht bietet.

PhraseExpress

3 Spalten

Neu ist auch die Möglichkeit, die Textbausteine plattformübergreifend zu nutzen. Der Hersteller  bietet passende Softwarelösungen auch für Apple Mac, iPhone, iPad sowie Android – sie befinden sich aber noch im Beta-Status.

Wer mehrsprachig arbeitet, wird nun auch bedient: Textbausteine können in der Sprache gewechselt werden, bleiben in Struktur und Tastenkombination bzw. Kürzel weiterhin erhalten.

Mehrsprachig

Mehrsprachig, Bildquelle: Bartels Media

Nutzen mehrere Anwender eine gemeinsame Phrasendatei, kann es zu  Konflikten kommen, wenn ein Textbaustein mehrfach geändert wird.  PhraseExpress 12 zeigt nun  mit Zeitstempel sogar im  Detail an, was genau geändert wurde.

Zusammen mit der Mehrsprachigkeit ist dieses Feature aber erst in der Enterprise-Edition von PhraseExpress enthalten.

Fazit

Wer am PC viel schreibt oder programmiert, kann von der Nutzung eines Textbaustein-Tools eigentlich nur profitieren. Es gibt viele Programme für diesen Zweck auf dem Markt, aber keines wirkt so ausgereift und funktional wie PhraseExpress. Da die Software auch weiterhin für die private Nutzung kostenlos ist, profitieren auch Heimanwender von den vielfältigen Möglichkeiten.

PhraseExpress

PhraseExpress 12

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Hersteller: Bartels Media
Preis Privatnutzung kostenlos, sonst ab 49 Euro
System: Windows, Android, iOS, Mac
Positiv: Ausgereifte Funktionen, auch komplexe Formulare möglich
Negativ:

4 Antworten auf “MFG – mit freundlichen Grüßen: Textbausteine verwalten mit PhraseExpress V12”

  1. Frank Hermes

    Habe gerade am Symbol erkannt, dass wir Phrase Express hier im Büro schon länger im Büro nutzen und bin erstaunt, was das alles kann. Haben die irgendwie gut versteckt. Auf jeden Fall ist eine große Hilfe.

  2. DerDude

    Pflichtinstallation. Aber du hast den Clipboard Manager vergessen: Kopier eine Emailadresse ins Windows Clipboard und drück dann ctrl-alt-v. Wenn du dann auf die Emailadresse klickerst, kannst Du direkt eine Email dahinschreiben oder die zur Email zugegehörige Internseite öffnen.

  3. Jarome

    Leider sehr teuer und mit Ribbons. Da bleibe ich bei Textbausteinverwaltung Deluxe. Hat mehr Funktionen und ist auch für die gewerbliche Nutzung kostenlos.

  4. PCDMicha

    Danke für den Hinweis. In der Tat etwas vergessen, bei dem Umfang aber auch zu erwarten.

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