Microsoft Outlook ab Version 98

Die normale Archivfunktion von Outlook bietet nur die Möglichkeit, alle Termine bis zu einem bestimmten Datum auszulagern. Um den Kalender gezielt für einen bestimmten Zeitraum zu archivieren, kann man wie mit der Archivfunktion eine PST-Datei anlegen.
Die exportierten Termine müssen dann noch separat aus dem Kalender gelöscht werden.

Vorgehensweise:

Menü "Datei - Importieren/Exportieren" Exportieren in eine Datei



Dateityp Persönliche Ordner-Datei (.pst) auswählen



Kalender markieren und weiter mit Schaltfläche "Filter"



Über die Registerkarte Erweitert werden per Schaltfläche "Feld" Alle Terminfelder die Kriterien definiert.



Weiter zu Serienbeginn
Im Dropdown-Feld Bedingung wird hier der Eintrag am oder nach ausgewählt.



Unter Wert das gewünschte Anfangsdatum eintragen.



Button Zur Liste hinzufügen



Diese Schritte müssen wiederholt werden, um das Enddatum festzulegen, nur mit dem Feld Serienende statt Serienbeginn und unter "Bedingung" am oder vor auswählen. Unter Wert das Enddatum eintragen und wieder Zur Liste hinzufügen.



Das Enddatum liegt einen Tag nach dem eigentlich zu archivierenden Zeitraum. Für
Outlook endet ein ganztägiges Ereignis immer um 0 Uhr des jeweiligen Folgetages.

Beide Filterkriterien werden mit "Ok" bestätigt.
Mit der Schaltfläche "Weiter" wird der Zielordner angegeben.



Nach dem Klick auf "Fertig stellen" fragt Outlook noch nach einem aussagekräftigen Namen



Nun müssen die Termine aus dem Kalender gelöscht werden.
Outlook-Kalender öffnen - Menü "Ansicht" - anordnen nach - Aktuelle Ansicht - Ansicht definieren.



Button "Neu" - unter "Name der neuen Ansicht" einen Namen vergeben, Beispiel: "Alle Termine per Zeitraum" und unter "Ansichtentyp" den Eintrag Tabelle markieren.



Nach "OK" geht es weiter mit der Schaltfläche Filtern





Um dieselben Anfangs- und Enddaten für Serienbeginn und Serienende einzustellen, werden wie oben beim Exportvorgangs unter Erweitert die Kriterien definiert. Sind alle Filter gesetzt, wird das Dialogfeld mit "OK" bestätigt. Die Ansichtenliste "Benutzerdefinierte Ansichten verwalten" öffnet sich wieder.



Button Ansicht übernehmen
Nun sieht man genau die Termine, die in die PST-Datei exportiert wurden. Mit der Tastenkombination [Ctrl + A] werden alle Einträge markiert und mit der [Entf-Taste] können nun alle Einträge entfernt werden.

Nun sind die Einzeltermine und Terminserien, die im jeweiligen Jahr anfangen und enden, archiviert worden. Geburtstage werden bei dieser Exportmethode nicht berücksichtigt.

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