Es wird nur eine begrenzte Anzahl von Kontakten aus Excel importiert

Sie haben z.B. 600 Outlook-Kontakte ins "Excel 97-2003"-Format (*.xls) exportiert und haben die Excel-Datei danach bearbeitet, Kontakte gelöscht und neue Kontakte hinzugefügt. Nun möchten Sie die xls-Datei wieder in Outlook importieren, aber das klappt nur bis zur einer bestimmten Anzahl (z.B. 30), dann bricht Outlook einfach ab. Löschen Sie die bereits importierten ersten 30 Kontakte in der Excel-Datei und setzen den Import fort, werden wieder nur die nächsten 30 Kontakte importiert. Outlook importiert nicht die gesamten 600 Outlook-Kontakte in einem Zug.
(Die Zahl 30 und die 600 Kontakte sind nur als Beispiel zu betrachten.)

Das Problem tritt auf, wenn man die Excel-Datei bearbeitet hat, Kontakte hinzugefügt oder gelöscht hat. Die Änderungen liegen dann außerhalb des definierten Bereichs. Dieser Bereich muss erst entsprechend wieder vergrößert werden.

Für Microsoft Excel 2003/2007/2010

Öffnen Sie die Excel-Datei, in der Sie Ihre Kontakte abgespeichert haben. Im Register Formeln wählen Sie unter "Definierte Namen" Namen definieren... aus. Unter Excel 2003 gehen Sie zu "Einfügen" - "Namen".



Unter Name geben Sie MeineKontakte oder Kontakte ein (keine Leerzeichen verwenden).
Unter Bereich sollte Arbeitsmappe stehen.
Unter Bezieht sich auf ist der Zellenbereich gemeint, in dem sich die gesamte Kontakte-Liste befindet, mit Spaltenüberschriften, und zwar von der obersten linken Zelle bis zur untersten rechten Zelle.

Zuerst wird Ihnen =Kontakte!$A$1 angezeigt, das ist die oberste linke Zelle - [A] + [1] (Anrede).



Klicken Sie auf den kleinen Button, zeigt Ihnen Excel die oberste linke Zelle animiert an (Anrede).



Sie suchen nun die unterste rechte Zelle aus.
Scrollen Sie zuerst runter bis zum letzten Kontaktnamen (Beispiel Zelle: [51]), dann scrollen Sie nach rechts, bis kein Eintrag mehr erscheint (in unserem Beispiel Zelle: [CL]).





Scrollen Sie jetzt ganz nach oben zu den Spaltenüberschriften und scrollen dann nach rechts, bis nichts mehr kommt (Beispiel Zelle: [CP]).



Nun haben Sie die letzte Zelle gefunden, es ist in unserem Beispiel [51] + [CP]
Die oberste linke Zelle steht schon in der Zeile Neuer Name - Bezieht sich auf: drin. Sie müssen nur noch die unterste rechte Zelle hinzufügen.
Spalten und Zeilen sind mit jeweils einem vorangestellten $-Zeichen zu fixieren.

=Kontakte!$A$1:$CP$51

Die Kontakt-Liste liegt nun im definierten Bereich und Excel zeigt dies auch animiert an.



Nach [Enter] wird unter Bezieht sich auf der gesamte Zellenbereich angezeigt (die oberste linke und die unterste rechte Zelle).



Nach [OK] speichern Sie die Excel-Datei als Kontakte.xls oder MeineKontakte.xls ab (nicht .xlsx). Die Excel-Datei lässt sich nun problemlos, vollständig und schnell in Outlook importieren.


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