Datum: | Artikel 2014

MBusiness - Kalender

Die moderne Arbeitswelt konfrontiert uns immer wieder mit neuen Projekten, die schnell und effizient umgesetzt werden sollten. Ein hervorragendes Projektmanagement nach den neuesten Standards sollte hier den Erfolg garantieren. Dieses ist heute aber so komplex und umfangreich, dass ein Flipchart zur Projektplanung lange nicht mehr ausreicht. Anstelle dessen wird inzwischen leistungsfähige Projektmanagement-Software verwendet, um ein bestmögliches Ergebnis erzielen zu können.

Bestandteile eines guten Projektmanagements

Allgemein gesagt ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes, komplexes und über die normale Routine hinaus gehendes Vorhaben, welches auch einige Risiken mit sich bringt.

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Jedes Projekt durchläuft vier Phasen:

  1. Projektinitialisierung
  2. Projektplanung
  3. Projektdurchführung
  4. Projektabschluss

In jeder dieser Phasen müssen diverse Aufgaben gelöst werden. So muss ein Projektteam zusammengestellt werden, in dem jeder eine genau definierte Position mit festgelegten Aufgaben und Verantwortlichkeiten einnimmt. Dann muss nicht nur das Projekt genau definiert werden, sondern es müssen auch ein Pflichtenheft, ein Zeitplan und ein Ressourcenplan entwickelt werden. Um strukturiert arbeiten zu können, muss das Projekt in einzelne Meilensteine mit kleinen Arbeitspaketen gesplittet werden, die wiederum auf das Team aufzuteilen sind. Nebenbei muss das Projekt auch noch finanziert und vermarktet werden.

Dieser kleine Überblick über einige Grundaufgaben zeigt, dass das Projektmanagement nichts für Anfänger ist – vor allem wenn berücksichtigt wird, dass je nach Projektart und Projektgröße noch eine Vielzahl individueller Aufgaben und Probleme anfallen werden.

Projektmanagement-Software auswählen und einsetzen

Um trotz der Komplexität des Projektmanagements den Überblick bewahren zu können, wurde in den vergangenen Jahren immer mehr Software für diesen Bereich entwickelt.  Neben den allgemeinen Lösungen wie Microsoft Project oder dem etwas einfacheren kostenlosen OpenProj gibt es auch zahlreiche Speziallösungen im Bereich Projektmanagement, z.B. MBusiness.

Diese Software unterstützt die Projektplanung, die Ressourcen-Planung, die Zeiterfassung, die Erstellung von Protokollen und Dokumenten und noch vieles mehr.

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Durch die integrierte Ressourcen-Planung kann zum Beispiel auch die aktuelle Ressourcen-Auslastung angezeigt werden. So wird verhindert, dass ein Teil des Teams ohne Aufgabe bleibt, während es auf Ergebnisse von anderen Teams wartet, um selbst wieder weitermachen zu können. Diese nicht verwendeten Ressourcen sind nämlich nicht nur teuer, die Untätigkeit führt bei den Teammitgliedern oft auch zu einer abfallenden Motivation und zu Frustration.

Weitere Funktionen sind unter anderem die übersichtliche und grafische Darstellung des Projektstatus. So wird immer gewährleistet, noch im Zeitplan zu sein – bei Verzug kann umgehend reagiert werden. Auch anstehende Projektbesprechungen werden angekündigt. Natürlich können mit der Software auch mehrere Projekte gleichzeitig geplant und durchgeführt werden.

Insgesamt ist die Projektplanung also eine komplexe Angelegenheit. Deswegen ist es ratsam, sich von einer guten Projektsoftware unterstützen zu lassen. Neben der Leistungsbeschreibung der Software und Kundenbewertungen stellen viele Anbieter auch eine kostenlose Testversion zur Verfügung. So kann sichergestellt werden, dass ein individuell passendes Projektmanagement-Programm verwendet wird. Bildquelle: MBusiness

Eine Antwort auf “Zum Projekterfolg mit einer Projektmanagement-Software”

  1. Jens B.

    Ich finde bei einer Projektmanagement-Software sehr nützlich Funktionen zum Austausch von Nachrichten und Dokumenten wie es beispielsweise Comindware Project anbietet. Oft bin ich unterwegs und möchte dann auf die Infos zugreifen. Früher habe ich noch viel per Mail gemacht, aber wenn ich dann mal eine Mail danach gesucht habe, war es schwer diese wiederzufinden.

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