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In der Version 2002 kann über die Optionen-Schaltfläche Einfüge-Optionen das Ergebnis auch nach dem Einfügen noch beeinflusst werden. Allerdings kann man bereits beim Einfügen entscheiden, wie Excel reagieren soll. In folgenden Varianten ist das Kopieren (z.B. durch Strg+C) bereits geschehen:

1. Beibehaltung aller Formate der Ursprungszellen beim Einfügen: Man drückt an der Zielposition die Tastenkombination Strg + V oder wählt den Befehl Bearbeiten -> Einfügen. Inhalte und Formate der markierten Zellen werden übertragen und überschreiben alle Inhalte und Einstellungen im Zielbereich.

2. Formatierung der Zielzellen beim Einfügen erhalten: Man wählt den Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen, markiert die Option Formeln und bestätigt mit OK. Nur Inhalte (Werte und Formeln) werden kopiert, die Formatierung im Zielbereich bleibt erhalten.

3. Nur Werte übertragen: Man wählt den Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen, markiert die Option Werte und bestätigt mit OK. Die Formate der Zielzellen werden erhalten, statt der Formeln fügt Excel nur die aktuellen Ergebnisse ein.

4. Nur Formate der Zellen übertragen: Man wählt Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen, markiert die Option Formate und bestätigt mit OK. Die Inhalte bleiben unberührt, nur Zahlen und Zellformate werden auf die Zielzellen übertragen.

5. Neben Inhalten und Formaten auch die Einstellungen für die Spaltenbreite übertragen: Nach der Übertragung von Inhalt und Formaten in die Zielzellen über Bearbeiten -> Einfügen aktiviert man den Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen, markiert die Option Spaltenbreite und bestätigt mit OK.

6. Formate kopieren und anstelle der Zellinhalte Verknüpfungen auf die Ausgangszellen erhalten: Man aktiviert den Befehl Bearbeiten -> Inhalte einfügen und klickt auf die Schaltfläche Verknüpfen.

Mitunter kann es notwendig sein, Dateiversionen zu verwenden, in denen z.B. die amerikanische Zahlendarstellung genutzt wird - mit einem Punkt als Tausender- und einem Komma als Dezimaltrennzeichen. Dafür eignen sich jedoch benutzerdefinierte Zahlenformate nicht, da die Trennzeichen nicht wie gewünscht akzeptiert werden.

In Excel 97 und 2000 kommt man auch mit der Anpassung von Zahlenformaten nicht weiter, weil beide die bestehenden Windows-Einstellungen aus der Systemsteuerung übernehmen. Hier müssten dann die entsprechenden Ländereinstellungen in der Systemsteuerung verändert werden, was allerdings dann das komplette System betrifft und möglicherweise zu Problemen mit anderen Anwendungen führen kann. Sinnvoll ist diese Option nur, wenn die Dateien in gedruckter Form benötigt werden. Werden sie nur bearbeitet und dem Absender zurückgeschickt, sieht er ohnehin "sein" Zahlenformat, da sich die Versionen am Betriebssystem orientieren.

In Excel 2002/2003 lässt sich die Änderung wie folgt vornehmen:

Man wählt das Menü "Extras" -> "Optionen" und dort die Registerkarte "International". Bei "Behandlung von Zahlen" deaktiviert man das Kontrollkästchen "Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen".
Nun können in den dann aktivierten Feldern beliebige andere Dezimal- und Tausendertrennzeichen eingestellt werden.

Nach Abschluss der Arbeiten sollte die Option "Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen" wieder aktiviert werden, um zum Urzustand zurückzugelangen.

Die Funktionen "Minimum" und "Maximum" werden oft zur Auswertung von Tabellen eingesetzt, sind aber ungeeignet, wenn man z.B. die Top 10 ermitteln will.

Um die zehn größten Werte eines Bereiches herauszufinden, kann die Tabellenfunktion KGRÖSSTE() genutzt werden. Im nachfolgenden Beispiel wird von einem Datenbereich wie z.B. A1:A100 ausgegangen.

Hier geht man wie folgt vor:

Man sucht einen Zielbereich und trägt in zehn untereinander stehende Zellen die folgenden Tabellenfunktionen ein:

=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;1)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;2)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;3)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;4)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;5)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;6)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;7)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;8)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;9)
=KGRÖSSTE($A$1:$A$100;10)

Das erste "Argument" gibt den "Bereich" an, aus dem die "Werte" ermittelt werden sollen. Im zweiten wird der "Rang" angegeben. Ist dieses kleiner oder gleich Null bzw. größer als die Zahl der vorhanden Zahlen, dann meldet KGRÖSSTE den Fehlerwert #ZAHL! Diesen Fehlerwert gibt KGRÖSSTE auch zurück, wenn der Datenbereich leer ist.

Mit der gleichen Verfahrensweise lassen sich auch die kleinsten Werte einer Tabelle ermitteln. Hier heißt die Tabellenfunktion entsprechend KKLEINSTE().

Unter Umständen kann es notwendig werden, in einer Exceldatei störende Leerstellen zu entfernen.

Überflüssige Leerzeichen zwischen Wörtern innerhalb einer Zelle können mit dem Befehl "Bearbeiten –> Ersetzen" entfernt werden. Am besten ersetzt man immer zwei Leerzeichen durch genau eines und wiederholt dies so lange, bis Excel keine Treffer mehr meldet, weil überall nur noch ein Leerzeichen steht.

Etwas anders ist die Vorgehensweise bei Leerzeichen, die am Anfang und am Ende der Zeichenketten stehen. Hier lässt sich das Problem wie folgt lösen (Beispiel einer Exel-Datei mit den betroffenen Zellinhalten in Spalte A):

Man fügt eine neue Spalte B in die Tabelle ein und trägt als Inhalt in die Zelle B1 die Formel =Glätten(A1) ein. Dann kopiert man die Formel nach unten, indem man z.B. doppelt auf das Ausfüllkästchen an der Zelle B1 klickt. Dies entfernt die Leerzeichen am Anfang und am Ende der Zeichenketten. Nun markiert man die gesamte Spalte, geht auf "Bearbeiten -> Kopieren" und danach bei gleicher Markierung auf "Bearbeiten -> Inhalte einfügen". Jetzt muss nur noch die Option "Werte" aktiviert und dies mit "OK" bestätigt werden. So ersetzt Excel die Formel durch die aktuellen Werte, die störenden Leerzeichen sind entfernt. Die Markierung kann schließlich mit Escape aufgehoben, die Spalte A gelöscht werden.

Wen die ganzen #NV im Dokument stören, der kann diese über die bedingte Formatierung ausblenden:

Dazu markiert man die betreffende Zeile/Spalte und gibt dann über Format -> bedingte Formatierung als "Formel ist" =ISTFEHLER(C1) ein und wählt als Format eine weiße Schrift. Jetzt sollten alle Zellen in der Spalte C mit dem Wert #NV automatisch ausgeblendet werden.

Wer beispielsweise eine Jahresstatistik erstellt, hat das Problem, dass das Diagramm bei noch nicht vorhandenen Monaten einfach "abfällt", da die Formel für den künftigen Monat noch den Wert "0" hat.

Sofern in der Leerzelle keine Formel steht, selektiert man das Diagramm und geht dann auf "Extras -> Optionen -> Diagramm" und wählt hier "werden nicht gezeichnet" oder (wenn danach noch Zahlen folgen) "werden interpoliert". Weiterlesen »