Dokumentenscanner Test 2024

1. Der Dokumentenscanner – Eigenschaften und Einsatzgebiete

Werfen Sie einen Blick auf den Markt, dann stellen Sie schnell fest, dass die Auswahl der Scanner heute besonders breit gefächert ist. Sie können einen Diascanner ebenso finden wie einen Barcodescanner oder einen Buchscanner. Möchten Sie jedoch weder Bücher digitalisieren, noch Dias auf dem Computer hinterlegen, sondern lediglich Dokumente einscannen, dann reicht ein Dokumentenscanner vollkommen aus. Er ist dafür konzipiert, große Mengen an Dokumenten zusammenzufassen. Neben dem Einscannen von Briefen oder auch Grafiken und Schreiben, können Sie ihn auch für Fotos verwenden. Es ist gut möglich, dass in manch einem Dokumentenscanner-Test die Geräte als Durchzugsscanner oder als Einzugsscanner geführt werden. Hierbei handelt es sich um dieselben Ausstattungen. Durch eine zusätzliche Scan-Software, die beim Kauf enthalten ist, sind die Geräte für die automatische Texterkennung optimiert. Damit haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen direkt in ihr Schreibprogramm zu übernehmen.

Ein Dokumentenscanner-Vergleich zeigt schnell, dass viele Produkte mit CCD-Sensoren versehen sind. Diese sorgen dafür, dass der Dokumentenscanner sowohl die Vorder- als auch die Rückseite direkt scannen kann. Der sogenannte Duplex-Scan spart noch einmal zusätzlich Zeit.

Nicht zu verwechseln ist der Dokumentenscanner mit einem Flachbettscanner. Gegenüber diesem bringt er einige Vorteile mit sich. Aber auch die Nachteile sollten Sie vor dem Kauf kennen:

2. Die verschiedenen Dokumentenscanner-Typen

Ein Dokumentenscanner ist eine optimale Hilfe und sorgt dafür, dass die Arbeitsabläufe deutlich schneller durchgeführt werden können. Bei der Ausstattung sowie den Eigenschaften gibt es unterschiedliche Aspekte zu beachten. Daher ist es nicht verkehrt, sich grundsätzlich erst einmal mit den verschiedenen Typen auseinanderzusetzen und so zu erfahren, was für Scanner es gibt.

3. Die wichtigsten Kaufkriterien – Das sind hilfreiche Hinweise

Ein wichtiger Teil einer Kaufberatung ist es, Sie über die verschiedenen Typen, Kategorien und Marken sowie Hersteller zu informieren. So können Sie sich erst einmal einen Überblick über die Dokumentenscanner verschaffen, bevor Sie auf die Suche nach dem optimalen Modell gehen. Durch die große Auswahl an Herstellern ist das Angebot längst nicht mehr übersichtlich. Canon-Scanner oder Kodak-Dokumentenscanner stehen ebenso zur Verfügung wie Ausführungen von Brother und Fujitsu. Mit den nachfolgenden Hinweisen fällt die Entscheidung für einen Dokumentenscanner leichter.

3.1. Die Kompatibilität vom Dokumentenscanner

Vielleicht haben Sie keine hohen Ansprüche an den Dokumentenscanner, dennoch sollten Sie darauf achten, dass er mit Ihrem Betriebssystem kompatibel ist. Nur so ist es möglich, das Gerät auch einzusetzen. Gerade dann, wenn Sie ein Gerät mit einem Mac-Treiber brauchen, ist es relativ schwer, die passende Lösung zu finden. Produkte von den Herstellern Fujitsu und von Canon verfügen meist schon über diese Treiber. Schauen Sie dennoch genau bei den Angaben der Hersteller nach.

3.2. Die Auflösung der Scans

Der zweite Punkt ist die Scan-Auflösung. Diese beschreibt die Qualität der Scans. Die modernen Einzugscanner haben normalerweise eine Auflösung, die sich zwischen 600 x 600 dpi und 1.200 x 1.200 dpi bewegt. Wenn Sie Texte, Grafiken oder Bilder einscannen möchten, dann reicht dies aus. Bei einem guten Foto-Scanner sollte die Auflösung jedoch eher bei 4.800 dpi liegen. So sind die Bilder in der Auflösung deutlich besser und klarer, auch wenn dies einen längeren Scan-Vorgang nach sich zieht.

3.3. Das Format der Scans

Vor allem die A4-Dokumentenscanner sind in vielen Dokumentenscanner-Tests zu finden. Das liegt daran, dass in den meisten Büros und privaten Haushalten vor allem diese Größe benötigt wird. Sind Sie auf der Suche nach Geräten, die auch A3 oder A2 scannen können, dann bietet es sich an, einen Copy-Shop aufzusuchen, da die Geräte recht teuer sind und meist nur wenig zum Einsatz kommen.

3.4. Die Scan-geschwindigkeit der Geräte

Die Schnelligkeit beim Einscannen von Dokumenten sollte nicht unterschätzt werden. Gerade dann, wenn in der Dokumentenverwaltung regelmäßig eine große Anzahl an Dokumenten bearbeitet werden muss, sollten Sie bei der Auswahl Ihres Modells darauf achten, dass es eine hohe Geschwindigkeit vorweisen kann. Wenn Sie den Dokumentenscanner günstig kaufen, sind meist nur rund acht Seiten pro Minute möglich. Wenn Sie aber einen Dokumentenscanner kaufen, der eher zu den besonders guten Modellen gehört, dann sind auch 25 Seiten pro Minute kein Problem. Haben Sie also mehrere Modelle zur Auswahl, dann sollte Ihr persönlicher Dokumentenscanner-Vergleichssieger auch durchaus auf die Geschwindigkeit geprüft werden.

Nach dem Einscannen erfolgt die Speicherung der Scans in Form von einer Datei. Inzwischen werden die Varianten meist als JPEG-Dateien hinterlegt. Möchten Sie die Dokumente in Form einer PDF haben, dann sollten Sie darauf achten, dass eine Scan-to-PDF-Funktion im Modell enthalten ist. Dies ist nicht bei allen Dokumentenscannern der Fall. Gerade günstige Modelle wie von Epson oder von Canon verfügen über dieses Extra nicht.

3.5. Die automatische Zufuhr der Dokumente

Zeit und Arbeitsleistung lassen sich mit einem Dokumentenscanner vor allem dann einsparen, wenn die Modelle optimal ausgestattet sind. Dies gilt auch für die automatische Dokumentenzufuhr. Der Scanner mit Einzug arbeitet deutlich effektiver und in diesem Zusammenhang auch schneller. Der automatische Einzug von Papier sorgt zudem dafür, dass Sie nicht die gesamte Zeit daneben stehen und jedes Papier einzeln einlegen müssen. So gibt es beispielsweise sehr gute Business-Scanner im Angebot von Fujitsu oder von Plustek, die in der Lage sind, bis zu 50 Seiten pro Vorgang einzuziehen und diese zu scannen.

3.6. Die Schnittstellen beim Dokumentenscanner

Damit der Dokumentenscanner verwendet werden kann, muss der Anschluss an das Dokumenten-Managementsystem erfolgen. Hierfür ist es wichtig, dass Sie einen Blick auf die Schnittstellen werfen. In den meisten Dokumentenscanner-Tests spielen die Schnittstellen ebenfalls eine Rolle. Hier wird oft darauf verweisen, dass ein USB-Anschluss vorliegt. Unterschieden wird dabei zwischen USB 2.0 sowie USB 3.0. Die Systeme selbst können miteinander kombiniert werden, es erfolgt dann jedoch eine Anpassung der Geschwindigkeiten.

Ist geplant, dass mehrere Personen auf den Dokumentenscanner zugreifen sollen, dann sollte über eine Netzwerk-Variante nachgedacht werden. Diese haben meist eine WLAN- oder eine LAN-Verbindung. Damit die Einrichtung besonders einfach funktioniert, sollte auf eine WiFi-Protec-Setup (WPS) geachtet werden. Damit ist die Einrichtung per Knopfdruck problemlos möglich.

Hinweis: Das WPS-System sollte aber auch beim Rechner vorhanden sein.

3.7. Hersteller und Marken im Überblick

• AgfaPhoto
• Avision
• Brother
• Canon
• Dacuda
• DAYCOM
• DCT
• DNT
• Easypix
• Epson
• Fujitsu
• Hama
• Hewlett-Packard
• Hyundai
• I.R.I.S.
• ION
• Jinxiang
• Kodak
• Microtek
• Mustek
• My Hyundai
• Panasonic
• piQx Imaging Ltd.
• Plustek
• Reflecta
• Renkforce
• SECOMP
• Silver Creations
• Somikon
• Systech Electronics Ltd.
• Visioneer
• Xerox

4. Gibt es einen Dokumentenscanner-Test bei Stiftung Warentest?

Noch immer wird bei Stiftung Warentest gerne nach einem Dokumentenscanner-Vergleichssieger geschaut. Allerdings gab es hier bisher noch keinen Vergleich, sodass auch kein bester Dokumentscanner benannt werden kann. Allerdings können Sie, falls Sie auf der Suche sind, über den Test aus der Ausgabe 09/2015 mehr über Drucker erfahren.

5. Die wichtigsten Fragen rund um den Dokumentenscanner

5.1. Die Funktionsweise von einem Dokumentenscanner

Interessant ist es, mehr über die Funktionsweise von einem Dokumentenscanner zu erfahren. Hier werden über die CCD-Sensorleisten, die bei den Geräten integriert sind, die einzelnen Blätter erst einmal abgetastet. Die elektrischen Bauteile bestehen aus lichtempfindlichen Fotodioden, die in einer Matrix zusammengestellt sind. Hier wird mit dem inneren photoelektrischen Effekt gearbeitet. Mit Hilfe des nachfolgenden Videos können Sie sich ein Bild von der Funktionsweise machen.

5.2. Was leistet ein Dokumentenscanner?

Die Dokumentenverwaltung sowie das Management kommen heute kaum noch ohne einen Scanner aus. Er sorgt dafür, dass auch große Mengen an Papieren und Akten innerhalb einer kurzen Zeit schnell digitalisiert werden können. Viele der Geräte arbeiten mit dem Duplex-Verfahren, das noch einmal für eine Erhöhung der Geschwindigkeit sorgt, da gleichzeitig die Vorder- und Rückseite gescannt werden können.

5.3. Welche Software für Dokumentenscanner kann überzeugen?

Es ist gar nicht so einfach, eine gute Software zu finden, mit der Sie den Dokumentenscanner verwenden können. Gerade dann, wenn Sie einen Mac haben, ist es oft schwierig. Viele Tests empfehlen den Griff zu Nuance PaperPort als Programm für die Verwaltung. Aber grundsätzlich ist es empfehlenswert, erst einmal das mitgelieferte Programm zu testen.

5.4. Wie richtet man ein Dokumentenscanner-Netzwerk ein?

Damit Sie ein Dokumentenscanner-Netzwerk einrichten können, brauchen Sie ein wenig Geduld und Geschick. Mit Hilfe des nachfolgenden Videos ist erklärt, wie dies bei einem Scanner funktioniert, der mit einem Einzelblatteinzug arbeitet.

5.5. Welche Vorzüge haben mobile Dokumentenscanner?

Mobile Dokumentenscanner sind meist klein und kompakt gehalten und werden daher vor allem in privaten Haushalten eingesetzt. Sie haben zwar eine geringere Geschwindigkeit als Office-Geräte, brauchen aber auch weniger Platz.

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