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Geschäftspersonen sitzen und stehen an Computern

In einer Vielzahl moderner Unternehmen stellt die IT-Abteilung einen der wichtigsten Bereiche dar. Dabei werden Aufgaben sehr häufig in Projektform bearbeitet. Damit bei der Flut an Tickets, Analysen, Konzeptionierungen und nötiger Kommunikation nichts auf der Strecke bleibt und das Ziel souverän erreicht werden kann, nutzen Firmen IT Projektmanagement Tools, um Struktur in das Chaos zu bringen.

Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie ein IT Projekt gelingen kann, was Sie bei der Auswahl der Projektmanagement Software beachten sollten und welche PM Tools sich bei Firmen unterschiedlicher Größe etabliert haben.

  • Beim Projektmanagement kann man zwischen traditionellen und agilen Methoden unterscheiden
  • PM Tools orientieren sich meist am Scrum- oder Kanban-Prinzip
  • Der Markt für IT Projektmanagement Tools ist sehr vielfältig. Die Wahl sollte also bedacht getroffen werden.

1. Was ist ein Projekt überhaupt genau?

Das Deutsche Institut für Normung (DIN) bezeichnet ein Projekt als
"ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation."

Es handelt sich also um eine einmalige Tätigkeit, welche in einem klaren finanziellen, personellen und zeitlichen Rahmen stattfindet. Sie ist selbst organisiert und von anderen Projekten bzw. Tätigkeiten der Firma abgegrenzt. Bewegt sich dieses Projekt nun in informationstechnischen Sphären, spricht man von einem IT Projekt.

Tipp: Einige IT Firmen haben sich auf Projektarbeit als Geschäftsmodell spezialisiert. Sie erstellen, pflegen und erweitern Software auf Kundenwunsch hin. Diese Software mit den zuständigen Mitarbeitern gilt hier als Projekt.

2. Die Wahl der Methodik ist entscheidend

Ist die Projektplanung abgeschlossen, geht es an die Wahl der Methodik. Es haben sich in den letzten Jahren verschiedene Ansätze zur Bearbeitung von Projekten durchgesetzt. Diese können prinzipiell nach klassischen und sogenannten agilen Methoden sortiert werden. Letztgenannte sind seit längerem auf dem Vormarsch und die Methoden, welche in Projektmanagement Software vermehrt vorzufinden sind.

Hybrides Projektmanagement

Wichtig ist zu erwähnen, dass es nicht unbedingt nötig ist, sich auf eine Methode festzulegen. Die Methoden können nach Bedarf auch verbunden werden, Hybriden sind im Projektalltag keine Seltenheit mehr. Hier finden Sie weitere Informationen zu hybridem Projektmanagement.

Im Folgenden finden Sie eine Auflistung einiger der bekanntesten Methoden:

Traditionelles Projektmethoden:

  • Prince2
  • IPMA
  • Wasserfallmethode

Agile Projektmethoden:

  • Kanban
  • Scrum
  • Extreme Programming

Viele agile Methoden stammen ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung und eignen sich daher sehr gut für IT Teams. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen im folgenden Abschnitt die beiden Methoden Scrum und Kanban einmal kurz vorstellen.

2.1. Scrum

Das Scrum Framework besteht im Wesentlichen aus drei Rollen. Eine davon bildet selbstverständlich das Entwicklungs- oder Projektteam.

Hand zeichnet Scrum Ablauf auf Whiteboard

Beim Scrum Prinzip erfolgt die Arbeit in einzelnen Zyklen.

Weiterhin gibt es einen "Product Owner", welcher die Anforderungen an das Projekt stellt und als Produktverantwortlicher gilt. Er ist auch Vermittler zwischen Entwicklungsteam und außen stehenden Personen, "Stakeholder" genannt.

Die dritte involvierte Person ist der "Scrum Master". Dieser agiert als eine Art Moderator oder Coach innerhalb des Entwicklerteams, gehört jedoch nicht zum Entwicklerteam selbst dazu. Es handelt sich hier also um eine Führungskraft, welche das Scrum Projekt überwacht, ohne dabei zu beurteilen oder disziplinarisch tätig zu werden.

Scrum besitzt zunächst nur lose Richtlinien, damit das Projekt möglichst flexibel behandelt werden kann. Es wird ein "Backlog" festgelegt, welcher einen priorisierten Katalog mit den Anforderungen für das Endprodukt darstellt.

Der letzte Teil sind die sogenannten "Sprints", ein Zeitfenster, in dem gezielt ausgewählte Anforderungen aus dem Backlog bearbeitet und fertiggestellt werden.

2.2. Kanban

Die Kanban Methode setzt vor allem auf visuelle Darstellung. In der klassischen Umsetzung werden Post-Its in drei Spalten geklebt: "To-Do", "Work in Progress" und "Done". Auf die Post-Its werden einzelne Arbeitsschritte geschrieben, welche nun je nach aktuellem Stand verschoben werden können.

Mit dieser Methode ist dem ganzen Team mit einem Blick auf das Board sofort ersichtlich, in welcher Phase sich einzelne Schritte des Projektes zurzeit befinden. So lassen sich auch anbahnende Aufgaben-Staus schnell erkennen und im Idealfall vermeiden.

3. Der Markt für Planungssoftware ist groß

Bei IT Projekten liegt es nahe, dass bei der Nutzung von Computern auch Projektmanagement Software genutzt wird, welche sich der oben genannten Methoden bedient, sie erweitert und Ergebnisse online verfügbar macht. Jedoch haben sich PM Tools auch über den IT Bereich hinaus schon länger etabliert.

Zwei Personen sitzen vor Laptop mit Diagrammen

PM Tools helfen sowohl bei der Umsetzung des Projekts, als auch bei der Optimierung der einzelnen Prozesse.

Microsoft brachte bereits 1984 seine erste Projektmanagement Software "Microsoft Project" heraus und unterstützt sie auch heute noch mit regelmäßigen Updates. In den darauffolgenden 35 Jahren blieb Microsoft aber bei weitem nicht das einzige Unternehmen, welches das Potential von Planungssoftware erkannt hat.

So kommt es, das Projektteams vor einer schwierigen Entscheidung stehen, wenn sie Software für Arbeitsplanung nutzen wollen. Verschiedene Anbieter setzen ihren Fokus auf verschiedene Faktoren und stellen beispielsweise Kommunikation, Ressourcenkombination oder Übersichtlichkeit in den Fokus.

Auch die Größe des Projektteams kann einen Unterschied ausmachen. Einige Werkzeuge eignen sich aus preislicher Sicht nicht für kleine Teams oder bieten für große Teams zu wenige Funktionen. Im letzten Abschnitt wollen wir Ihnen daher zwei Tools vorstellen, welche eine gute Lösung für Ihr Business darstellen könnten.

4. Zwei IT Projektmanagement Tools vorgestellt

4.1. Jira

Zunächst muss erwähnt werden, dass Jira, eine von Atlassian herausgegebene Software, in vier Versionen verfügbar ist. Jira Software ist speziell für Software Projekte entwickelt worden und bietet u.a. Roadmaps, eine Berichtsfunktion und Kanbanboards. Jira Service Desk wurde für den Kundenservice von IT-Teams entwickelt und bietet ein Ticketsystem und eine Wissensdatenbank. Im April 2019 hat Atlassian Jira Align angekündigt, welches sich an große Unternehmen richtet und besonders zur Optimierung von Prozessen dienen soll.

Logo Atlassian

Das Unternehmen Atlassian bietet mit Jira und Trello zwei interessante Projektmanagement Tools für kleine und große Unternehmen.

Die für das Projektmanagement interessanteste Version ist Jira Core. Diese wurde für Projektmanagement im Allgemeinen entwickelt und soll eine möglichst große Bandbreite an Abteilungen ansprechen. Um dies zu erreichen, können Sie die Software je nach Bedarf anpassen.

Jira Core verwendet Workflows als Basis, auf welcher Sie Ihr Projekt aufbauen können. Relevante Informationen werden an einem Ort angezeigt und To-Dos können über Benachrichtigungen verteilt werden. Auch bietet die Planungssoftware anpassbare Dashboards, welche unter anderem über Auslastung informieren oder einen schnellen, vorgefertigten Bericht anzeigen können. Eine Kalenderansicht für Deadlines oder Termine rundet die Software ab.

Alle Jira Versionen lassen sich über Plug-Ins erweitern. So können Sie dank REST-Schnittstelle beispielsweise Zeiterfassung oder automatisierte Prozesse innerhalb Jiras nachrüsten.

Jira Core ist online über den Browser verfügbar und kann über eine Cloud oder auf eigenen Servern gehostet werden. Selbstverständlich bietet Atlassian für jede Version auch eine App für mobiles Arbeiten an.

4.2. Trello

Trello, ebenfalls von Atlassian betrieben, ist ein web-basiertes IT Projektmanagement Tool. Es basiert auf dem Kanban Prinzip und stellt Boards auch in den Mittelpunkt der Software. Auf diesen Boards können Karten, welche To-Dos beinhalten, auf Listen eingeteilt werden. Zu Beginn sind kanbantypisch die drei Listen "To-Do", "Im Gange" und "Fertig" vorhanden. Diese können jedoch nach belieben umbenannt, gelöscht oder erweitert werden.

Einzelne Karten können nach Bedarf gestaltet werden. So lassen sich beispielsweise Anhänge beifügen, Deadlines setzen oder Kommentare hinzufügen.

Trello ist in der Basisversion kostenlos, besitzt allerdings einige Premium-Features. Auch dieses Tool bietet sowohl eine mobile Web-Ansicht als auch eine App für Android und iOS.

Eine kurze Einführung in Trello finden Sie im folgenden Video:

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