Im Unternehmen werden viele Vorgänge mit Hilfe von Projekten abgehandelt, deren Bearbeitung zu einer echten Herausforderung werden kann. Denn der hohe Planungs- und Ressourcenaufwand führt häufig zu nicht kalkulierbaren Problemen, die ganze Unterfangen letztendlich sogar komplett scheitern lassen können. Eine gute Projektmanagement-Software unterstützt Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele und sorgt dafür, dass Sie zu jeder Zeit den Überblick über die laufenden Prozesse behalten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die besten Tools für Windows und Mac im Vergleich vor.
Im Laufe der Zeit haben sich viele Projektmanagement-Methoden etabliert, deren bekannteste Vertreter Kanban, Scrum, das Wasserfallmodell, die Netzplantechnik, die Stakeholder-Analyse, die Meilensteintrendanalyse und die Risikoanalyse sind.
Grundsätzlich sollte das betreffende Tool Sie bei einer schnelleren und effizienteren Bearbeitung Ihrer Projekte unterstützen. Darüber hinaus zählen auch eine intuitive Bedienung, ein guter Kundenservice sowie ein hoher Datenschutz zu unabdingbaren Grund-Voraussetzungen.
Das hängt im Wesentlichen davon ab, für welche Zwecke diese eingesetzt werden soll. Je größer und komplexer das Projekt wird, desto höher sind auch die Anforderungen an das PM-Tool. Neben den kommerziellen Tools gibt auch eine Reihe sehr leistungsstarker Open Source Programme.
Inhalt
1. Asana: Die eierlegende Wollmilchsau
Asana ist ein wahres Multitalent, denn es vereint alle wichtigen Funktionen für das Projektmanagement, die Aufgabenverwaltung und die Kommunikation unter einer gemeinsamen Oberfläche. Dadurch lässt es sich nicht nur branchenübergreifend (z.B. für Bauprojekte oder in der Softwareentwicklung) nutzen, sondern ermöglicht gleichzeitig auch ein sehr transparentes und agiles Arbeiten. Die Dashboards und Listen orientieren sich dabei an der Kanban-Methode, bei der die Aufgaben ähnlich wie auf einem Whiteboard, abhängig von Ihrem Fortschritt von links nach rechts verschoben werden.
Das Dashboard in Asana präsentiert sich vergleichsweise übersichtlich und strukturiert.
Die Benutzeroberfläche präsentiert sich sehr übersichtlich und strukturiert. Darüber hinaus sorgen zahlreiche Integrationen für zusätzlichen Komfort. Mit Hilfe der E-Mail-Integration wandeln Sie beispielsweise Nachrichten, die an Asana gesendet werden, direkt in ausführbare Aufgaben um („E-Mail-to-Task“). Über die Zeitleisten-Ansicht können Sie außerdem Projektzeitpläne erstellen und als Gantt-Diagramm darstellen.
Tipp: Auf der Developer-Seite von Asana finden Sie zahlreiche Anleitungen und Informationen für die Entwicklung eigener APIs.
Die mobilen Versionen für iOS und Android bieten denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version, allerdings erfordert die Nutzung genau wie diese eine dauerhafte Internetverbindung. Der Hersteller bietet darüber hinaus auch eine kostenlose Basis-Version des Tools an, die vor allem für PM-Neulinge eine gute Einstiegsmöglichkeit darstellt. Die Premium-Tarife starten bei rund 9 Euro im Monat.
- Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche
- Ermöglicht ein transparentes agiles Arbeiten
- Kostenlose Basis-Version verfügbar (für bis zu 15 User)
- Vielseitig einsetzbar
- Alle Funktionen der Desktopversion sind auch in der mobilen App verfügbar
- Test-Abo geht automatisch in eine kostenpflichtige Version über
- Nur eingeschränkte Sortiermöglichkeiten für Aufgaben und Listen
2. Monday.com: Benutzerfreundlich und intuitiv
Ein Maximum an Benutzerfreundlichkeit bekommen Sie mit dem israelischen Projektmanagement-Tool monday.com. Die Software lässt sich ohne besondere Vorkenntnisse nutzen und verfügt darüber hinaus über einige ausgeklügelte Kollaborationsfunktionen, mit Hilfe derer Sie die gesamte (Projekt-)Kommunikation an einer Stelle zentralisieren können. Der umständliche Informationsaustausch über ein externes Mail-Postfach entfällt somit komplett.
monday.com verfügt über einige ausgeklügelte Kollaborationsfunktionen, mit Hilfe derer Sie die gesamte (Projekt-)Kommunikation ohne Einsatz eines externen Postfachs an einer Stelle zentralisieren können.
Dank zahlreicher Integrationsmöglichkeiten lässt sich die Funktionalität von monday.com nahezu beliebig erweitern, zudem können Sie Ihre bevorzugten Programme so auch direkt aus dem Tool heraus verwenden. Aktuell stehen dafür 18 verschiedene Plattformen (darunter beispielsweise Google Mail oder Dropbox) zur Verfügung. Auch eine Synchronisation mit Microsoft Outlook und dem iCalendar ist in monday.com kein Problem.
Ein klassisches Reporting, wie Sie es vielleicht aus anderen Tools kennen, bietet monday.com hingegen nicht. Die Software ist so aufgebaut, dass Sie die wesentlichen Informationen auf einen Blick erfassen und so die einzelnen Bereiche Ihrer Prozesse und Projekte leichter analysieren können.
monday.com existiert auch als mobile Version für iOS und Android, die Sie kostenlos aus dem Apple Store oder dem Google Play Store herunterladen können. Der Preis für das monatliche Abo richtet sich nach dem Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer.
- Einfache und selbsterklärende Bedienung
- Dashboards individuell konfigurierbar
- Zahlreiche, flexibel anpassbare Vorlagen
- Integrationsmöglichkeiten für andere Programme
- Hersteller bietet keine kostenlose Basis-Version an
- Eingeschränkte, sehr rudimentäre Aufgabensortierung
- Verhältnismäßig teuer
3. Clarizen: Die Projektmanagement-Software für professionelle Dienstleistungen
Clarizen ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das in erster Linie zur Automatisierung von Prozessen auf Enterprise-Niveau entwickelt wurde. Der Fokus der Software liegt neben Strukturierung und Überwachung vor allem auf darauf, ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen.
Auf dem Dashboard können Sie den Status Ihrer aktuellen Projekte in Echtzeit nachverfolgen und sehen auf den ersten Blick die dazugehörigen Aufgaben samt Fälligkeitsdatum, Zeiterfassung und dem dafür verantwortlichen Mitarbeiter. Die Oberfläche lässt sich individuell konfigurieren, so können Sie sich bei Bedarf z.B. auch Projektzeitpläne, Meilensteine oder gemeinsame Dokumente mit anzeigen lassen.
Clarizen bietet zudem auch Funktionen für die Budget-Erstellung und berechnet automatisch, wie realistisch bzw. rentabel eine Zielsetzung tatsächlich ist. Darüber hinaus erhalten Sie regelmäßig Berichte zum aktuellen Fortschritt und der Budgetierung per E-Mail.
Clarizen lässt sich entweder über den Browser bedienen oder per Add-On in Microsoft Outlook, Google Docs oder iCal integrieren.
Die Web-App lässt sich entweder über den Browser bedienen oder per Add-On in Microsoft Outlook, Google Docs oder iCal integrieren. Auf diese Weise haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Termine direkt über das Dashboard einzusehen. Komplettiert wird das Paket durch ein integriertes Ressourcen- und Roadmap-Management, das ein wenig an Microsoft Project erinnert.
Die Preise für Clarizen beginnen ab 60 USD pro Nutzer und Monat, der Hersteller bietet aber auch eine kostenlose Testversion an.
- als Cloud-Service plattformunabhängig von jederzeit von überall aus nutzbar
- schnellere und effizientere Projektabwicklung
- Integration von Microsoft Outlook, Google Docs und iCal möglich
- Intensive Einarbeitung erforderlich
- Sehr komplex, daher für unerfahrene Nutzer nicht geeignet
4. Atlassian Jira: Flexible Lösung für unterschiedliche Anwendungsbereiche
Jira wurde ursprünglich als Bug-Tracker entwickelt und hat sich indes als äußerst effiziente und produktive Lösung für die verschiedensten Anwendungsbereiche im Unternehmen etabliert. Das Tool setzt vor allem auf einen transparenten und strukturierten Umgang mit Informationen und bietet neben individuellen Dashboards und einem integrierten Release-Management auch eine ganze Reihe von Berichts-Optionen.
Bei Jira haben Sie die Wahl zwischen zwei verschiedenen Hosting-Optionen:
- Beim Cloud-Hosting übernimmt der Hersteller die Einrichtung und das Hosting für Sie.
- Beim Self-Hosting verwalten Sie Ihre Jira-Instanz hingegen komplett selbst.
Prozesse und Vorgänge werden auf dem Jira-Board angezeigt. Hier stehen drei Arten zur Verfügung: ein Scrum-Board (für Teams, die auf Basis von Sprints arbeiten), ein Kanban-Board und ein sogenanntes Next-Generation-Board (für Teams, die noch nicht soviel Erfahrung im PM haben).
Wer die Wahl hat, hat die Qual: In Jira können Sie zwischen einem Kanban- oder einem Scrum-Board wählen. Für weniger erfahren Teams gibt es außerdem noch ein vereinfachtes Next-Generation-Board.
Neben einer umfangreichen Programmierschnittstelle (für APIs) und einer SDK-Integration verfügt Jira mit der Jira Query Language (JQL) auch über die Möglichkeit, eigene Filter zu programmieren. Damit speichern Sie beispielsweise Ihre Suchen für eine spätere Verwendung oder passen den Workflow mit benutzerdefinierten Feldern noch besser an Ihre Anforderungen an.
- ermöglicht Echtzeit-Tacking von Projekten
- viele Programmierschnittstellen
- flexibel einsetzbar
- ausgezeichneter Support
- umfangreiche Berichtsfunktionen
- teilweise sehr komplex, für unerfahrene Nutzer nicht geeignet
5. factro: Projektmanagement Made in Germany
Die Projektmanagement-Software factro stammt vom Unternehmen Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG aus Bochum. Der Anbieter arbeitet ausschließlich mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland zusammen und entspricht damit in Hinblick auf die Datensicherung und -verarbeitung der deutschen bzw. europäischen Gesetzgebung.
Gut zu wissen: Auf Wunsch können Sie mit factro auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.
Projekte werden in factro Projekte in „Pakete“ und „Aufgaben“ eingeteilt. Ein Paket stellt dabei immer einer Sammlung mehrere Aufgaben dar, die für das Erreichen eines Projektabschnittes erforderlich sind. Dank Projektstrukturplan und Meilensteinen lassen sich mit dem Tool aber auch weitaus komplexere Projekte planen. Im Dashboard können Sie zwischen einer Listenansicht, einem Kanban-Board oder einem Gantt-Diagramm wählen. Letztere steht allerdings ausschließlich den Nutzern eines Business- oder Professional-Tarifs zur Verfügung. Zudem fehlt eine Möglichkeit zur Darstellung den kritischen Pfad sowie das Erstellen eines Netzplans.
Neben der Web-App ist factro auch als mobile Version für iOS und Android erhältlich. Die Datenübertragung zwischen Endgerät und Cloud erfolgt dabei verschlüsselt. Für kleinere Teams mit bis zu 10 Personen reicht die kostenlose Basis-Cloud vollkommen aus. Mehr Funktionen gibt es in den kostenpflichtigen Paketen (ab 7,99 Euro pro Monat und Nutzer).
- DSGVO-Konformität mit Serverstandorten in Deutschland
- aufgeräumte, intuitive Benutzeroberfläche
- kostenlose Basis-Version verfügbar
- keine Darstellungsmöglichkeit für kritischen Pfad
- Erstellung von Netzplänen nicht möglich
Einige weitere Projektmanagement-Tools finden Sie im folgenden Video:
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