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hand unterzeichnet im leeren signaturfeld

Immer mehr Dokumente können online unterschrieben werden, z.B. Verträge oder Anträge. Jedoch sind nicht alle Wege online Unterschriften zu setzen, auch rechtsgültig oder vor Gericht von Belang. In der Redaktion haben wir Ihnen hier 3 Wege aufgelistet, wie Sie verschiedene Arten von Dokumenten unterzeichnen können und sich rechtlich auf der sicheren Seite bewegen.

1. Digitale vs. elektronische Unterschrift: Wann benutze ich was?

Digital und elektronisch werden häufig als Synonyme verwendet. Während sich bei diesen Arten der Dokument-Unterschrift einige Merkmale überschneiden, gibt es dennoch wichtige Unterschiede. Wir haben Ihnen hier einige dieser zusammengestellt:

  • Digitale Signatur: Technisch-mathematisches Verfahren, durch welches ein bestimmtes Sicherheitsniveau erreicht wird. Durch Verschlüsslung der Signatur werden sogenannte Hash-Werte ermittelt, durch welche Verfälschungen nachträglich ermittelt werden können. Der Empfänger des signierten Dokuments kann die Hash-Werte entschlüsseln und abgleichen. Stimmen diese überein, handelt es sich um keine Fälschung. Online gibt es Anbieter, welche Ihnen eine digitale Unterschrift erstellen.
  • Elektronische Unterschrift: Hier handelt es sich um einen Rechtbegriff, welcher die eindeutige Zuordnung einer Signatur zu einer Person verfolgt.

Hinweis: Nicht alle Wege eine Unterschrift online unter ein Dokument zu setzen, sind weltweit rechtsgültig.

2. 3 Wege, wie Sie rechtsgültig Dokumente unterschreiben können

In der EU sind alle Formen einer digitalen und elektronischen Unterschrift rechtsgültig. Es unterscheidet sich nur der Sicherheitsgrad der jeweiligen Unterschrift und die Gewichtung derer vor Gericht.

2.1. Die einfache digitale Unterschrift: Bestellungen, Protokolle und Dokumentationen

grafik digitale unterschrift

Digitale Unterschriften sind nicht nur schnell, sondern sparen auch Papier.

Der einfachste Weg ein Dokument online zu unterschreiben, ist ein Bild, z.B. durch einen Scan, der handschriftlichen Unterschrift einzufügen. Optional, wenn dies mit allen beteiligten Parteien des Vertrags vereinbart worden ist, kann auch das bloße Schreiben des Namens per Computer-Tastatur ausreichen.

Diese Art ein Dokument online zu unterschreiben, ist rechtsgültig, allerdings mit einem hohen Sicherheitsrisiko verbunden. Vor Gericht kann die Unterschrift berücksichtigt werden, sie kann jedoch auch leicht angefochten werden.

Durch den geringen Sicherheitsstandard wird diese Form der Signatur nur in folgenden Fällen benutzt:

  • Formlosen Vereinbarungen
  • Unternehmensinterne Vereinbarungen
  • Bestellungen, Dokumentationen, Protokolle

Tipp: Die meisten Universitäten nutzen den Weg der einfachen Signatur bei Hausarbeiten oder Klausuren, in Verbindung mit dem Studentenausweis.

2.2. Fortgeschrittene Unterschrift: Fitness-Studio, Krankenkasse und Co.

Nach der einfachen Signatur, können ebenfalls höhere Sicherheitsstandards folgen. Diese müssen sicher vor Manipulation jeglicher Art sein, müssen einer bestimmten Person zugeordnet werden können und diese Person muss im Zweifelsfall belegen können, dass sie diese Unterschrift gesetzt hat.

Eingesetzt werden dazu häufig Chip-Karten, auf welchen die Daten der jeweiligen Person gespeichert sind. Dieses Verfahren wird bei formfreien Verträgen angewendet, welche keinen weiteren gesetzlichen Vorschriften unterliegen. Beispielsweise dazu zählen Verträge in Fitness-Studios, Saunen oder Sport-Clubs.

Vor Gericht erhält dieses Verfahren, Dokumenten online zu unterschreiben ein größeres Gewicht und kann nur schwer angefochten werden.

2.3. Signaturen, die die handschriftliche Unterschrift ersetzen: Sozialversicherung und Abrechnungen

hand unterschreibt auf papier

Die klassische Unterschrift auf dem Papier kann durch digitale Verfahren ersetzt werden.

Dieses Verfahren ist die sicherste Variante, welche nur unter bestimmten Voraussetzungen gewährleistet werden muss. Hierbei geht es vor allem um rechtliche Verfahren, wie beispielsweise  Entgeldabrechnungen oder Sozialversicherungen. Zusätzlichen zu dem Verschlüsselungsverfahren der fortgeschrittenen Signatur, kommt hier ein Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters hinzu.

Um so eine Unterschrift zu setzen, muss sich der Signierende bei diesem Anbieter registrieren und per Personalausweis zertifizieren lassen, also seine Identität nachweisen. Anschließend wird der signierenden Person zertifiziert, dass sie einen öffentlichen Signaturschlüssel besitzt. Meistens haben diese Signaturschlüssel einen gewissen Gültigkeitszeitraum, ehe diese verfallen. Damit können nun Dokumente unterzeichnet werden.

3. Wie unterschreibe ich einfach elektronisch?

Bei formlosen Verträgen lassen sich mit einfachen Wegen Unterschriften setzen. Seien Sie sich jedoch im Klaren, dass vor allem einfache elektronische Unterschriften vor Gericht wenig Bestand haben.

Wenn es sich um firmeninterne Vereinbarungen, Dokumentationen oder Unterschriften unter Hausarbeiten handelt, können Sie unter Absprache mit den Beteiligten auf hohe Sicherheitsstandards verzichten.

Benutzen Sie zum Unterschreiben bestimmte Apps, welche zertifizierte Lizenzen besitzen. Dort können die entsprechenden Dokumente hochgeladen und eine Unterschrift erstellt werden.

hand unterschreibt elektronisch auf tablet

Auf elektronischen Geräten mit Touchscreens können Sie oft mit einem Stift elektronische Unterschriften hinzufügen.

Weitere Möglichkeiten bietet das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift, welche später als Grafik in ein Dokument eingefügt wird.

Auch die Zeichnen-Funktion bietet einen Weg, um Dokumente online zu unterschreiben. Dazu verwenden Sie am besten ein Tablet mit Stift, wodurch Ihre Signatur der einer handschriftlichen auf Papier näher kommt.

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Dokumente online unterschreiben: 3 Wege, wie Sie Unterschriften setzen können
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2 Antworten auf “Dokumente online unterschreiben: 3 Wege, wie Sie Unterschriften setzen können”

  1. Tom

    „Endgeldabrechnungen“… Das Wort „Entgeld“ hat nun wirklich nichts mit „Ende“ zu tun und wird mit „t“ statt „d“ geschrieben.

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