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Trello ist eines der bekanntesten und beliebtesten webbasierten Projektmanagement-Tools und basiert auf der bewährten Kanban-Methode. Laut Aussage des Unternehmens nutzen weltweit rund 25 Millionen Anwender die Software, die allerdings auch ihre Tücken hat. Im minimalistischen Layout sind zwar bereits zahlreiche nützliche Funktionen integriert, zusätzliche Features, wie beispielsweise Gantt-Diagramme, gibt es aber nur in Form kostenpflichtiger Power-Ups. Zum Glück gibt es mittlerweile einige gute Ausweichmöglichkeiten. In diesem Beitrag haben wir die 5 besten Trello-Alternativen zusammengestellt und zeigen, für wen diese geeignet sind.

Was ist Kanban?

Kanban (japanisch für „Schild“) ist eine agile Projektmanagement-Methode, mit deren Hilfe komplexe Prozesse in mehrere Arbeitsschritte aufgeteilt und durch ein übersichtliches Regelwerk gesteuert werden. In traditionellen Kanban-Systemen ordnet man Karten auf Tafeln an.

Was kostet ein gutes Kanban-Tool?

Die Kosten für kommerzielle Programme beginnen bei etwa 2,50 Euro pro Nutzer und Monat. In diesem Artikel stellen wir Ihnen aber auch verschiedene kostenlose Tools vor, die der kostenpflichtigen Konkurrenz hinsichtlich des Funktionsumfanges kaum nachstehen.

Welche Projektmanagement-Software eignet sich für IT-Teams?

IT-Teams nutzen in der Regel Programme, die auf agilen Methoden basieren und Funktionen wie Statusverfolgung, Bug- und Issue-Tracking, Tests und Problem Management enthalten.

1. Die besten Trello-Alternativen im Überblick

1.1. Wekan: Der selbst gehostete Trello-Klon

Bei Wekan handelt es sich um eine Open-Source-Software, mit der sich Projekte nach dem Kanban-Prinzip verwalten lassen. Das GitHub-Repository enthält neben dem eigentlichen Quellcode auch Pakete für verschiedenen Linux-Distributionen sowie Docker Images.

Screenshot der Trello Alternative Wekan

Sieht aus wie Trello und funktioniert auch so: Wekan ist eine Open-Source-Alternative, die nicht nur optisch an das Original heranreicht.

Optisch gibt es im Vergleich zu Trello kaum Unterschiede. Das Interface ist bewusst einfach gehalten und das Layout der Listen und Karten dürfte langjährigen Nutzern des Vorbildes mehr als bekannt vorkommen. Die einzelnen Karten verschieben Sie einfach per Drag & Drop von links nach rechts und versehen diese bei Bedarf auch mit Bildern. Anhänge, Unteraufgaben und Kommentare sind genauso möglich wie WIP-Limits („Work in Progress“).

Sie können private oder öffentliche Boards erstellen, diese einzelnen Mitarbeitern oder kompletten Teams zur Verfügung stellen oder sie im Anschluss per Knopfdruck archivieren. Überdies besitzt Wekan auch eine „Follow-Funktion“ zum Abonnieren einzelner Projekte sowie diverse Shortcuts, die Ihnen die Navigation vereinfachen.

Wekan ist inzwischen in verschiedenen Sprachen verfügbar, explizite Apps für Smartphones oder Tablet gibt es aber leider nicht. Zudem fehlen dem Tool externen Erweiterungen, wie sie beispielsweise Trello oder das folgende Programm Kanboard bieten.

Gut zu wissen: Wenn Sie Wekan nicht selbst hosten möchten, können Sie das Tool auch als SaaS („Software as a Service“) nutzen.

1.2. Kanboard: Der Minimalist

Kanboard ist ein sehr minimalistisch gehaltenes Open-Source-Tool, das auf PHP basiert. Die Installation und Einrichtung ist vergleichsweise simpel: Sie müssen dazu lediglich die Programm-Dateien in das Root-Verzeichnis Ihres Webservers kopieren. Anschließend lässt sich Kanboard direkt im Browser (über „localhost/kanboard“ beziehungsweise „192.168.178.100/kanboard“) aufrufen.

Screenshot von Kanboard

Trotz der eher reduzierten Optik ist der Funktionsumfang von Kanboard höher als der von Trello.

Auf den farbigen Karten erfassen Sie Inhalten mit beliebig vielen Spalten, zudem bieten diese ausreichend Platz für Zeitkontingente, Kommentare, Tags oder Prioritäten. Auch Anhänge lassen sich problemlos per Mausklick hinzufügen. Die eigentlichen Karten-Inhalte werden mit Hilfe eines rudimentären WYSIWYG-Editors (also in Echtzeit) erstellt und bearbeitet. Das gestaltet sich vor allem bei Anlegen vieler Elemente etwas umständlicher als bei Trello. Dafür besteht aber die Möglichkeit, gleich mehrere Karten auf einmal (als Kopie) zu erstellen.

Trotz seiner schlichten Optik kann Kanboard sogar mehr als Trello und bietet eine Reihe weiterer praktischer Zusatz-Features. Darunter befindet sich beispielsweise auch eine Analysefunktion, die Daten zum Status des Projektes oder in Bezug auf die Durchlaufzeiten zur Verfügung stellt. Mit Hilfe von Plugins können Sie die Software aber noch weiter „aufbohren“. Dafür müssen diese nur in den gleichnamigen Ordner des Kanboard-Verzeichnisses kopiert werden. Es stehen unter anderem Erweiterungen für Jabber, Wunderlist oder die allseits beliebten Gantt-Diagramme bereit.

Einen Haken gibt es dennoch: Genau wie bei Wekan müssen Sie auch bei Kanboard auf mobile Apps verzichten. Kanboard eignet sich ausgezeichnet für private Zwecke, lässt sich aber auch gut zur Organisation in der Softwareentwicklung einsetzen.

1.3. Zenkit: Die deutsche Trello-Alternative

Wer auf der Suche nach einer DSGVO-konformen Alternative für Trello ist, der wird mit Zenkit fündig. Bei der Software handelt es sich um eine sogenannte „Progressive Web App“ (PWA), das bedeutet, Sie besitzt zahlreiche Merkmale, die ansonsten nativen Apps vorbehalten sind.

Screenshot der Trello-Alternative Zenkit

Deutscher Server und anspruchsvolles Design: Die Aufgabenverwaltung in Zenkit lässt sich entweder als Kanban-Board, Mindmap oder Tabelle nutzen.

Mobile App der Trello Alternative Zenkit

Mit den mobilen Zenkit-Apps für iOS und Android könne Sie auch von unterwegs weiter an Ihren Aufgaben arbeiten.

Neben den Server-Standorten in Deutschland zeichnet Zenkit sich vor allen durch seine benutzerfreundliche und doch attraktive Gestaltung aus. Im Fokus steht auch hier die obligatorische Aufgabenverwaltung mittels Dashboard. Dieses kann entweder als Kanban-Board, Mindmap oder Tabelle genutzt werden.

Erfreulich: Sämtliche Ansichten sind bereits in der kostenlosen Version mit enthalten. Zu den weiteren Features zählen unter anderem ein Aktivitäten-Tracker, der den Verlauf Ihrer Aktivitäten in Echtzeit wiedergibt, eine Delegations- und eine @-Erwähnfunktion, optionale Benachrichtigungen, eine globale Suchfunktion sowie Checklisten und ein Kalender. Anhänge werden (im Gegensatz zu Trello) nicht an einzelne Kommentare angehängt, sondern auf oberster Ebene der jeweiligen Karte angezeigt.

Zenkit ist neben Deutsch und Englisch auch noch in fünf weiteren Sprachen verfügbar und lässt sich mit Hilfe von Zapier in zahlreiche andere Apps integrieren (z.B. Dropbox, Google Drive, Evernote, HipChat oder Asana).

Kleine Teams mit bis zu 5 Mitglieder können das Tool kostenlos mit einer unbegrenzten Anzahl von Kollektionen, 5000 Items und einem Datenspeicher von 3 GB nutzen. Für größere Vorhaben gibt es auch eine Plus Version, die 7,50 Euro im Monat kostet. Neben mehr Nutzern bietet diese eine unbegrenzten Anzahl von Kollektionen, 50.000 Items und 6 GB Datenspeicher.

1.4. Asana: Das Multitalent

Asana wurde ursprünglich entwickelt, um die Produktivität bei Facebook zu steigern, hat sich aber inzwischen zu einer sehr beliebte Projektmanagement-Lösung entwickelt. Auf den ersten Blick unterscheidet sich das Tool nicht signifikant von anderen seiner Art, verzichtet aber auf erweiterte Features (z.B. eine integrierte Redaktionsplanung) und konzentriert sich ausschließlich auf die Aufgabenplanung.

Trello-Alternative: Aufgabenplanung in Asana

Asana verzichtet auf erweiterte Features und konzentriert sich ausschließlich auf die Aufgabenplanung.

Das dabei die Zusammenarbeit an erster Stelle steht, merkt man bereits bei der Anmeldung: Idealerweise sollte dafür eine Geschäfts-E-Mail verwendet werden. So können später hinzukommende Kollegen nämlich automatisch demselben Unternehmen zugeordnet werden.

Im Mittelpunkt stehen die Tasks, von denen jede einen Namen, einen Bearbeiter und ein Fälligkeitsdatum zugewiesen bekommt. Jeder Aufgabe können Sie außerdem noch eine ausführliche Beschreibung mitgeben oder einen Anhang hinzufügen. Zudem sind in Asana auch wiederkehrende Tasks möglich, eine Funktion, die in Trello noch gar nicht implementiert ist.

Projektvorlagen in Asana

Auch in der kostenlosen Version bietet Asana zahlreiche Projektvorlagen mit einer großen Auswahl vorkonfigurierter Boards.

Alternativ zur klassischen Listenansicht gibt es in Asana auch einen praktische Kalender, in dem sämtliche offenen und erledigten Aufgaben an Ihren Fälligkeits-Daten dargestellt werden. In dieser Übersicht können Sie Task mit nur einem Klick auf „erledigt“ setzen.

Asana Mobile App

Die mobilen Apps von Asana enthalten alle Funktionen der Desktop-Version, benötigen allerdings eine permanente Internetverbindung.

Asana bietet auch in der kostenlosen Version standardmäßig zahlreiche Projektvorlagen, in denen eine große Auswahl vorkonfigurierter Boards zur Verfügung steht. Haben Sie selbst ein Projekt erstellt, können Sie dieses nach Abschluss ebenfalls wiederverwenden. Die Email-Integration ermöglicht überdies Email-To-Task. Das bedeutet, dass Nachrichten, die Sie an das System senden direkt in ausführbare Aufgaben umgewandelt werden.

Mit den mobilen Apps auch unterwegs immer auf dem Laufenden bleiben

Mit Hilfe der Asana-Apps für Android und iOS können Sie auch von unterwegs weiter an Ihren Aufgaben arbeiten und mit den Team-Kollegen in Verbindung bleiben. Alle Funktionen der Desktop-Version sind auch in den mobilen Apps vorhanden. Allerdings benötigen diese eine dauerhafte Internetverbindung, wodurch offline arbeiten nicht möglich ist.

Die kostenlose Basis-Version richtet sich vor allem an kleine Teams mit maximal 15 Nutzern. Für größere Projekte bietet der Hersteller verschiedene Tarif-Modelle an. Aufgrund des schlanken Funktionsumfanges ist Asana allerdings nur bedingt für sehr komplexe Aufgabenstellungen mit besonderen Anforderungs-Profilen geeignet. Zudem können Sie im Gegensatz zu Trello damit auch die interne Kommunikation nicht komplett ersetzen.  

Tipp: Nutzern eines Office-365-Business-Abonnements steht mit dem integrierten Microsoft Planner ein kostenloses Projektmanagement-Tool zur Verfügung, das zwar nur über eine rudimentäre Funktionalität verfügt, für die Verwaltung kleinerer Projekte aber vollkommen ausreicht.

Im folgenden finden Sie noch einige weitere Projekt-Management-Tools:

36 Bewertungen

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