In unserer modernen Arbeitswelt nimmt die Zeiterfassung eine zentrale Rolle ein. Mithilfe einer effizienten Zeiterfassung lassen sich Arbeitsstunden genau abrechnen. Zusätzlich dazu ermöglicht sie eine Ressourcenoptimierung sowie eine effektive Arbeitszeitplanung. Daher werden wir Dir in diesem Artikel alle wichtigen Informationen über die Zeiterfassung bereitstellen.
Gibt es eine Pflicht zur Zeiterfassung?
Ob es eine Pflicht zur Zeiterfassung gibt, hängt unter anderem davon ab, wie groß der Betrieb ist, in dem Du arbeitest, und welchem Beruf Du nachgehst. In manchen Branchen ist die Zeiterfassung für gewisse Berufsgruppen gesetzlich verankert, sodass die Zeiterfassung zwingend erforderlich ist. Die entsprechenden Gesetze hierzu sollen sicherstellen, dass die Arbeitszeitregelungen auch tatsächlich eingehalten werden und den Arbeitnehmer schützen.
Vorteile von Zeiterfassungsapps
Kommen in einem Unternehmen Zeiterfassungsapps zum Einsatz, hat dies sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer Vorteile. Ein großer Vorteil besteht darin, dass solche Apps eine minutengenaue Aufzeichnung der Arbeitszeit ermöglichen. Hierdurch entsteht eine exakte Abrechnung, sodass eine hohe Transparenz über die geleistete Arbeit gegeben ist. Die Arbeitszeitplanung lässt sich im Rahmen einer Zeiterfassungsapp deutlich effizienter gestalten. Das liegt daran, dass sich die über die App erfassten Daten analysieren lassen, sodass der Arbeitgeber die Nutzung der vorhandenen Ressourcen optimieren kann. Auf diese Weise lassen sich Überlastungen vermeiden und die Produktivität steigern. Durch die Nutzung einer Zeiterfassungsapp können zeitaufwendige Prozesse automatisiert werden. Hierzu zählt unter anderem die Erstellung von Berichten und Abrechnungen. Dies reduziert den zeitlichen Aufwand und führt zu einer Minimierung von Fehlerquellen. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Arbeitgeber eine bessere Kontrolle über die Personalkosten haben und diese somit entsprechend optimieren können.
Die besten Zeiterfassungsapps – Ein Funktionsvergleich
Es gibt viele verschiedene Zeiterfassungsapps für Windows, die jeweils über unterschiedliche Eigenschaften und Funktionen verfügen. Welche App empfehlenswert ist, hängt vor allem von der individuellen Situation und den an die App gestellten Anforderungen ab. Bei Zeiterfassungsapps für Windows sollte unbedingt zu einem seriösen Anbieter gegriffen werden, da hier sensible Daten übertragen werden. Dies ist insbesondere deshalb von großer Bedeutung, weil Cyber-Kriminelle hauptsächlich Windows attackieren.
Clockify
Bei Clockify handelt es sich um eine übersichtliche Zeiterfassungsapp, die neben Windows auch macOS, Linux sowie Android und iOS unterstützt. In dieser App kannst Du so viele Benutzer, Berichte sowie Projekte anlegen, wie Du benötigst, und das kostenlos. Du erhältst visuelle Aufschlüsselungen des Zeitaufwands und kannst Berichte nach verschiedenen Filtern sortieren, wie Datum, Projekt oder Benutzer. In der Grundversion ist die App zwar kostenlos, wenn Du erweiterte Funktionen nutzen möchtest, musst Du jedoch zu einem Abo-Modell greifen. Zu den kostenpflichtigen Funktionen zählen unter anderem:
Für diese Erweiterungen fällt lediglich eine Pauschale an, die unabhängig von der Teamgröße ist.
Toggl
Mit der Zeiterfassungsapp Toggl hat sich der Anbieter vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freelancer spezialisiert. In der kostenlosen Version können bis zu 5 Teammitglieder mit der App ihre Zeit erfassen. Zusätzlich zu Windows werden auch Linux, macOS sowie iOS und Android unterstützt. Diese App verfügt über einige Funktionen, welche die Remotearbeit in Teams erleichtern sollen. Es lassen sich sogenannte Tags verwenden, die eine gute Übersicht über die für Meetings, Reisen und Kundenanrufe aufgewendete Zeit ermöglichen. Die App kann mit über 100 anderen Tools verbunden werden, wozu unter anderem auch Google Drive gehört. Unabhängig davon, für welches Preismodell Du Dich entschieden hast, besteht immer ein Überblick darüber, welcher Mitarbeiter gerade an welchem Projekt arbeitet. Wer das Premium-Modell nutzt, kann den für Projekte und Kunden erforderlichen Zeitaufwand effizient im Voraus blocken. Auch ohne eine Internetverbindung trackt Toggl die Arbeitszeiten. Dementsprechend werden Deine Eingaben synchronisiert, sobald Du wieder Zugang zum Netz hast. Alles in allem bietet Toggl eine große Anzahl an verschiedenen Tool-Integrationen an, ist allerdings auch relativ teuer, wenn die gesamte Bandbreite an Premium-Funktionen mit vielen Teammitgliedern genutzt werden soll.
TrackingTime
Über TrackingTime lässt sich die Arbeitszeit an Projekten erfassen, wobei die App auch Android und iOS unterstützt. Die Zielgruppe dieses Anbieters besteht in Beratern, Freelancern sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen. Über diese App kannst Du nicht nur die geleisteten Arbeitsstunden erfassen, sondern auch abrechenbare Aufgaben verwalten sowie die Arbeitszeit planen. Ein großer Vorteil gegenüber Toggl und Clockify besteht darin, dass diese App auch auf Deutsch genutzt werden kann. Das ist vor allem dann ein Vorteil, wenn die Teammitglieder nicht ganz so fit in Englisch sind. Im kostenfreien Modell kann TrackingTime von bis zu 3 Benutzern zur Aufgaben- und Zeitverwaltung eingesetzt werden. Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob diese App zu Deinen Anforderungen passt, kannst Du sie 14 Tage lang kostenlos testen.
Datenschutz und Sicherheitsaspekte
Da es sich bei Arbeitszeitdaten um sensible Informationen handelt, müssen diese entsprechend geschützt werden. Das bedeutet, dass die aktuell geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden müssen. Überdies sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Vertraulichkeit der Daten jederzeit sichergestellt ist. Dementsprechend sollten Arbeitgeber auf Zeiterfassungsapps setzen, die den rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem eine Verschlüsselung der Daten während der Übertragung und der Speicherung.
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