Vorstellungen Vorstellungen 2008 PDF-XChange Professional 4 – Komplettlösung für PDF-Erstellung und –Management?
| PDF-XChange Professional 4 – Komplettlösung für PDF-Erstellung und –Management? |
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Kostenlose PDF-Drucker und Co.Dokumente als PDF-Dateien auszugeben ist heute abgesehen von Exportfunktionen in vielen Applikationen vor allem durch Freeware und OpenSource-Tools wie PDF-Creator oder PDF Quick Master 4.0 kein Problem mehr. Die kostenlosen Tools installieren sich als Drucker im System und können dort von jeder Applikation heraus PDF-Dokumente erstellen. Dem plattform- und applikationsunabhängigen Dokumentenaustausch steht damit nichts mehr im Wege. Dennoch können die kostenlosen PDF-Drucker vieles nicht. Sie übernehmen keine Gliederungsstruktur von Office-Dokumenten, erkennen keine maskierten Hyperlinks, können keine Vorschaugrafiken für die Seiten erstellen, bieten oft keine Sicherheitseinstellungen und können schon gar nicht mit Überfüllung und Überdrucken umgehen, was in der Druckvorstufe zwingend notwendig ist. Gerade im letzten Segment ist Adobe Acrobat nach wie vor der Maßstab. Weitere Probleme wie das Zusammenführen von mehreren PDF-Dokumenten zu einem PDF-Dokument, Austausch oder Umsortierung einzelner Seiten oder nachträgliche Anpassung der Sicherheitseinstellungen oder Schlüsselwörter erfordern weitere Programme zum eigentlichen „PDF-Drucker“, welche zum Teil auch als Freeware verfügbar sind. Es gibt auf dem Softwaremarkt mehrere Softwarelösungen, welche sich speziell auf die komplexe Erstellung von PDF-Dokumenten verstehen, darunter Adobe Acrobat selbst. Diese Programmsuite von Adobe ist für den Heimanwender und im geschäftlichen Umfeld aber nach unserer Auffassung preislich uninteressant und spielt seine Stärken erst bei bestimmten Einsatzwecken richtig aus (Erstellung von PDF-Formularen, Ausgabe von Dokumenten für die Druckvorstufe etc.). Eine preislich interessante Alternative stellt daher unter anderem PDF-XChange Professional 4 dar. FunktionsumfangPDF-XChange Professional 4 ist mehr als ein reiner PDF-Drucker. Die Software integriert sich auch in Microsoft Office ab Version 97, kann Office-Dokumente im Batch-Betrieb ins PDF-Format überführen und bietet mit den PDF-Tools zahlreiche Möglichkeiten, bestehende PDF-Dokumente nachträglich zu verändern. Zudem können vorhandene PDF-Dokumente auch wieder als RTF-Dokument „rückkonvertiert“ werden. Als Ausgabeformat bietet PDF-XChange Professional 4 PDF 1.3 bis PDF 1.7 (Adobe Acrobat 8). Zudem können die Dokumente auch als PDF/A zur Langzeitarchivierung ausgegeben werden. PDF-DruckerDie Software installiert sich zunächst als normaler Druckertreiber.
Der Anwender kann hier zahlreiche Optionen für die PDF-Ausgabe festlegen, darunter auch Sicherheitseinstellungen und digitale Signatur, Einbettung von Schriften, manuelle Lesezeichen, individuelle Kopf- und Fußzeile, Wasserzeichen, Dokumenten-Info, Verhalten des PDF-Viewers beim Öffnen der PDF-Datei und schließlich das PDF-Format. Bei den Papiereinstellungen unterstützt PDF-XChange 4 auch den als „n-UP“ bezeichneten Druckmodus, mit dem mehrere Seiten auf einer Seite ausgegeben werden können.
Eine weitere Ausgabevariante ist der Broschüren-Druckmodus (Buchdruck), bei dem auch die Seitengröße entsprechend berücksichtigt wird.
Um die Standardanpassugen nicht immer wieder neu vornehmen zu müssen, kann man die Einstellungen in der Systemsteuerung unter Drucker bei den Druckereinstellungen einmal festlegen und dann mit „Übernehmen“ als Standard festlegen. Eine explizite „Speicherfunktion“ für die Einstellungen gibt es sonst nicht.
Integration in Microsoft OfficeAls weiteres Feature integriert sich die Software in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ab Version 97 mit erweiterten Funktionen. Über 3 Funktionsbuttons im Ribbon bei Office 2007 kann man das aktuelle Dokument als PDF speichern, als PDF per Mail versenden und die Einstellungen der PDF-Erstellung bearbeiten.
Hinter den Einstellungen verbergen sich zunächst die gleichen Parameter, welche auch der Druckertreiber bietet. Allerdings hat man hier auch erweiterte Optionen, um Links innerhalb von Office-Dokumenten (zu Fußnoten, Ankersprüngen im Dokument oder einer Gliederung etc.) auch im PDF-Dokument umzusetzen. Gegenüber dem PDF-Drucker kann die erweiterte Office-Integration so auch maskierte Hyperlinks als solche in einer PDF anlegen.
Sofern das Dokument eine sinnvolle Gliederungsstruktur über die Formatvorlagen besitzt, kann die PDF-Datei auch automatische Lesezeichen erhalten.
Leider hat der Hersteller hier vergessen, dem Anwender eine Möglichkeit zu bieten, seine Präferenzen innerhalb von Office zu speichern. So muss man nach jedem Neustart einer Office-Applikation erst wieder mühsam Wasserzeichen und Sicherheitseinstellungen etc. festlegen. Für alles weitere: PDF-ToolsEin weiterer Bestandteil des Komplettpakets sind die PDF-Tools. Mit diesem Programmteil hat man die Möglichkeit, vorhandene PDF-Dateien weiter zu bearbeiten. So bieten die PDF-Tools folgende Möglichkeiten:
Eine PDF aus mehreren Dokumenten mit dem pdfSaverEin weiterer Helfer ist der pdfSaver, mit dem man PDF-Drucke vor der eigentlichen Ausgabe bei Bedarf kombinieren kann, z.B. mehrere Seiten einer Excel-Tabelle, 2 Seiten Präsentation aus PowerPoint und mehrere Seiten eines Word-Dokuments automatisch zu einem PDF-Dokument verbinden.
Damit der pdfSaver aktiv werden kann, muss für den PDF-Druck das Job Management aktiviert werden.
Da diese Option in der PDF-Ausgabe über das Office-Addin aber nicht zur Verfügung steht, muss man Dokumente für den pdfSaver daher über den PDF-Drucker ausgeben. Hintergrundüberwachung mit Office2PDFMit der Hilfsapplikation Office2PDF können beliebige Verzeichnisse überwacht werden, um Microsoft Word -, Microsoft Excel- und HTML-Dokumente automatisch in das PDF-Format zu konvertieren, wenn diese im entsprechenden Ordner gespeichert werden.
Die Vorgaben für die Konvertierung ins PDF-Format legt man dabei unter Optionen fest. Für den Anwender etwas verwirrend: Die Einstellungen von Office2PDF für die Konvertierung sind nicht mit den Vorgaben für den PDF-Drucker identisch. Insgesamt ist das vom Hersteller nach unserer Meinung etwas ungeschickt, da man zum Ändern von Vorgaben (z.B. neues Wasserzeichen) im schlimmsten Fall nun an 3 Stellen hantieren muss (Vorgabe der Druckereinstellungen, innerhalb von Office sowie im Office2PDF) - je nachdem, wie man eine PDF-Datei ausgibt. FazitZum fairen Preis von 50 Euro erhält der Käufer eine rundum gelungene Komplettlösung zur Erstellung von PDF-Dateien. Der Schwerpunkt von PDF-XChange Professional 4 liegt ganz klar im Home- und Office-Bereich. Die zahlreichen Möglichkeiten bei der PDF-Erstellung, insbesondere die Office-Integration, pdfSaver und Rückkonvertierung von PDF-Dateien, gehen weit über das hinaus, was sich mit kostenlosen Lösungen bzw. Office 2007 selbst bewerkstelligen lässt. Gerade die flexiblen Ausgabemöglichkeiten, Sicherheitseinstellungen und die Möglichkeit, eine digitale Signatur mit in die PDF aufzunehmen, dürften auch im geschäftlichen Umfeld die meisten Ansprüche erfüllen. Wer mehr will, muss zum Original greifen, dafür aber auch erheblich mehr bezahlen.
PCDMicha, 29.05.2008
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