Selbstständige und Unternehmer wissen nur zu gut, wie zeitaufwendig eine korrekte Buchhaltung sein kann und ist. Diese Bürotätigkeiten kosten nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Wenn das Finanzamt anklopft, soll und muss alles seine Richtigkeit haben. Moderne Bürosoftware greift Selbstständigen und Unternehmen hierbei unter die Arme.
Buchhaltung Rechnungen, Angebote und vieles mehr
Ein Kernaspekt der Buchhaltung ist das Erstellen von Rechnungen. Neben der Adresse gehört die Bezeichnung der gelieferten Artikel bzw. der ausgeführten Dienstleistung sowie Mengenangaben, Einzelpreise für jedes Produkt/jede Dienstleistung und der Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer auf jede Rechnung.
Zum Abschluss eines Arbeitstages oder Projektes müssen Selbstständige und Unternehmen eine Leistungsübersicht und nach Fertigstellung des Auftrags eine Zusammenstellung der Kosten für die Erstellung einer Rechnung vorliegen haben. Dies ist unter anderem für die Steuererklärung unerlässlich. Des Weiteren müssen diverse Belege und Kopien zur Steuererklärung beigelegt werden.
Moderne Rechnungsprogramme erleichtern die Buchhaltung
Mussten früher alle Unterlagen akribisch aufbewahrt und sortiert werden, ist die Buchhaltung heutzutage dank moderner Computer-Programme um einiges einfacher. Es gibt spezielle Software für die klassische Buchhaltung, für das Auftrags- und Beschaffungswesen sowie Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Was bislang fehlte: Ein Programm, das alle wichtigen Funktionen zum Unternehmens- und Kundenmanagement umfasst: Schreiben von Rechnungen, Dokumenten- und Kundenverwaltung sowie Organisation von Lagerbeständen.
Moderne Bürosoftware als Alternative
Online-Bürosoftware-Programme wie beispielsweise sevDesk, welches sogar in einer kostenlosen Variante benutzbar ist, haben sich zum Ziel gesetzt, diese Lücke zu schließen. Das cloudbasierte Online-Rechnungsprogramm der genannten Beispielsoftware ist vor allem für Selbstständige, Unternehmensgründer sowie für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entwickelt worden. Bei der Erstellung einer Rechnung werden die Adresse des Kunden und die Artikelbezeichnungen automatisch aus den Stammdaten herausgefiltert. Zudem füllt das Rechnungsprogramm rechtliche Pflichtangaben automatisch aus.
Benutzer von sevDesk haben verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung bzw. ein Angebot zu versenden. Erstens: Der Versand einer Rechnung erfolgt online über das Programm selbst. Die E-Mails werden dann im PDF-Format erstellt und im Anhang mitgeschickt. Zweitens: Durch die im Programm integrierte Post-Schnittstelle wird der Versand per Post online abgewickelt. Zeitlicher Aufwand und Kosten für Ausdruck, Kuvertieren und Frankieren sowie der Gang zur Poststelle bzw. das Suchen eines Briefkastens fallen weg. Wer sich um den Postvorgang selbst kümmern möchte, kann - Möglichkeit Nummer Drei – die Rechnung als PDF-Dokument speichern, ausdrucken und alle weiteren Schritte bis zum persönlichen Verschicken selbst erledigen.
Weitere Funktionen:
- Das Anlegen und die Verwaltung von mehreren Kostenstellen mithilfe der Funktion „Kassenbuch“.
- Mithilfe der Funktion „Lagerverwaltung“ liefert sevDesk einen Überblick über die Lagerbestände.
- Erstellen einer Umsatzprognose durch die Auswertung aller Angebote und Geschäftsaufträge.
- Mobiles Arbeiten ist dank einer App für Smartphones möglich.
- Archivierung von E-Mails und anderen wichtigen Geschäftsvorgängen.
Chancen und Risiken von Cloud Computing
In Zeiten zunehmender Cyber-Kriminalität haben Kunden häufig Bedenken, ihre teils sensiblen Daten online auf einer Cloud abzuspeichern. Das sogenannte Cloud Computing hat für Unternehmen zwei zentrale Vorteile: Zum einen sparen sie Kosten ein, da die Investitionen für Hard- und Software sinken, zum anderen können sie effizienter arbeiten, da Nutzer von überall Zugriff auf ihre abgelegten Daten und die IT-Ressourcen haben.
Trotz steigender Nutzerzahlen sind weitere potentielle Cloud-Nutzer laut einer KPMG-Studie durch die anhaltenden Diskussionen über Ausspähmaßnahmen staatlicher Geheimdienste sowie die Zunahme bei der Wirtschaftsspionage nach wie vor verunsichert und skeptisch. Der Cloud-Monitor 2014 wurde von der Bitkom Research GmbH im Auftrag der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG angefertigt, diese Studie wurde im Zeitraum 2011 bis 2014 jährlich erstellt. Es werden der aktuelle Stand und die Nutzung von Cloud-Computing im Zeitverlauf untersucht, um Entwicklungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen aufzuzeigen.
Einige Ergebnisse der aktuellen KMPG-Studie im Überblick:
- 40 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Cloud-Computing, weitere 29 Prozent planen den Einsatz und haben zumindest darüber in der Führungsetage diskutiert.
- Die überwiegende Mehrheit der privaten (83 Prozent) sowie öffentlichen Cloud-Nutzer (67 Prozent) beschreiben ihre bisher gemachten Erfahrungen als positiv.
- Gleichzeitig stufen 74% der Unternehmen Cyberkriminalität durch Privatpersonen, Unternehmen oder Geheimdienste als reale Gefahr ein.
- 49 Prozent der befragten Unternehmen erklärten, dass die NSA-Affäre ihre Einstellung zum öffentlichen Cloud-Computing negativ beeinflusst hat. Hinsichtlich der privaten Cloud ist dieser Wert ähnlich hoch.
- 51% haben Konsequenzen aus den geheimdienstlichen Überwachungen gezogen.
- 25 Prozent begrüßen nach dieser Studie eine nationale Cloud, selbst wenn diese mit zusätzlichen Kosten verbunden wäre.
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