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Office-Vorlagen

Eigene Office-Vorlagen mit einem Briefkopf, Rechnungen, Gutscheine, Fragebogen und anders lassen sich in Microsoft Office als Vorlagen erstellen, wenn man den Speicherort und das Dateiformat beachtet. In dem folgenden Tipp erklären wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.

Welche Vorteile bieten eigene Vorlagen?

Mit einer eigenen Office-Vorlage können Sie wiederkehrende Texte und Layouts verwenden, ohne dabei ein bestehendes Dokument öffnen und überschreiben zu müssen.

Wie kann ich eigene Vorlagen in Office einbinden?

Damit Word, Excel oder PowerPoint eigene Vorlagen im Abschnitt "Neu" anzeigt, müssen diese im richtigen Speicherordner abgelegt werden.

Bietet LibreOffice auch Unterstützung für eigene Vorlagen?

Wie Microsoft Office kann auch LibreOffice eigene Vorlagen mit in das Office-Paket einbinden, wenn die Dateien am richtigen Pfad gespeichert werden.

1. Diese Vorteile bieten Vorlagen

Vieel Anwender nutzen bestehende Dokumente als Vorlagen, indem das Dokument geöffnet und dann geändert wieder mit einem anderen Namen abgespeichert wird. Diese Art von Vorlagennutzung ist im Einzelfall für das gelegentliche „recyceln“ wiederkehrender Dokumente, beispielsweise einem Lebenslauf für eine Bewerbung oder einer Kündigung, denkbar, trotzdem ist diese Art der Vorlagennutzung nicht unproblematisch:

  • Bestehende Dokumente können durch Verändern und Speichern unter gleichem Namen ungewollt überschrieben werden
  • In dem bestehenden Dokument werden Inhalte, welche für den neuen Zweck nicht passend sind, beispielsweise die Anrede oder das Datum bei einer Bewerbung, übersehen und nicht an den neuen Einsatzzweck angepasst.

Wenn Sie Dokumente in Word, Excel oder PowerPoint häufiger mit gleichem Inhalt benötigen, raten wir daher zur Erstellung von richtigen Office-Vorlagen. 

2. So können Sie persönliche Office-Vorlagen erstellen

Damit ein Dokument sich als Vorlage eignet, müssen Sie den Inhalt erst als solches anpassen. Für Word beispielsweise sollten Sie Felder wie die Anrede, Betreff und andere Felder in einem Briefkopf oder eigene Rechnung in Excel mit Formularfeldern versehen. Word, Excel und PowerPoint bieten dazu entsprechende Funktionen, wenn Sie zuvor in den Optionen unter Menüband anpassen“ die „Entwicklertools“ aktivieren.

Entwicklertools zur Erstellung eigener Office-Vorlagen

Mit Hilfe der Entwicklertools können Sie Felder für eigene Vorlagen erstellen.

In den Office-Apps finden Sie dann einen neuen Eintrag "Entwicklertools" im Menüband und können Textfelder, Checkboxen und sogar Auswahlmenüs in bestehende oder leere Dokumente einbauen. 

Entwicklertools für eigene Office-Vorlagen

Entwicklertools sind ein wichtiges Hilfsmittel für eigene Office-Vorlagen.

Mit diesen Werkzeugen können Sie individuellen Vorlagen wie Gutscheine, Rechnungen, Deckblätter oder einen Briefkopf erstellen, welche Sie dann später nur mit Inhalten befüllen müssen. Sie können auch bestehende Vorlagen oder kostenlose Office-Vorlagen zum Download aus dem Internet bearbeiten und den eigenen Wünschen anpassen.

Beispiel für eine von vielen Office-Vorlagen

Das Deckblatt zu einem Jahresbericht ist eines von vielen Beispielen für Office-Vorlagen.

2.1. Immer das richtige Erstellungsdatum

Wenn Sie nur das aktuelle Datum in eine Vorlage einbauen, wird sich das Datum immer wieder aktualisieren. Verwenden Sie daher besser unter Einfügen - > Schnellbausteine -> Feld einfügen die Feldfunktion "CreateDate"

Office Vorlagen Feldfunktion für das Datum nutzen

Die Feldfunktion „CreateDate“ sorgt dafür, dass in dem Dokument das Datum der Erstellung des neuen Dokuments verwendet wird und auch bleibt, auch wenn Sie das Dokument später wieder öffnen und nicht das aktuelle Datum stattdessen verwendet wird.

createdate für das datum verwenden

Die Feldfunktion "createdate" verwendet für neue Dokumente auf Grundlage einer Vorlage immer das jeweilige Erstellungsdatum, auch wenn Sie das Dokument später wieder öffnen.

Weitere Tipps zum Erstellen von Office-Vorlagen für Word finden Sie in unserem Tipp „Word Vorlage erstellen, bearbeiten und speichern“.

Briefvorlagen nach der DIN-Norm: Eine Anleitung, wie der optimale Briefkopf als Briefpapier der DIN-Norm entsprechend gestaltet werden muss, finden Sie in dem Artikel Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen.

Für PowerPoint können Sie einen Folienmaster erstellen, welcher als Vorlage für neue Präsentationen dient. Für Excel-Vorlagen finden Sie ein Tutorial in dem folgenden Video:

2.2. Speichern von Dokumenten als Vorlage

Der entscheidende Schritt in allen Office-Programmen ist dann die Speicherung des Dokuments als Office-Vorlage. Als Dateityp müssen Sie hier Word-Vorlage (*.dotx), Excel-Vorlage (*.xltx) oder PowerPoint-Vorlage (*.pptx) auswählen. Das „t“ steht hier jeweils für Template = Vorlage.

Fertige Office-Vorlagen müssen Sie im Dateiformat für Vorlagen abspeichern

Fertige Office-Vorlagen müssen Sie im Dateiformat für Vorlagen abspeichern.

2.3. Individuelle Etiketten als Office-Vorlagen erstellen lassen

Word bietet für Etiketten eine eigene Vorlagenverwaltung. Sie finden Etikettenvorlagen im Menüband unter Sendungen -> Etiketten.

Umschläge und Etiketten

Wenn Sie in das Feld "Etikett" klicken, haben Sie eine Auswahl von vielen Etikett-Vorlagen, gegliedert nach Hersteller und Etikettennummer.

Word bietet bereits viele Vorlagen für Etiketten

Word bietet bereits viele Vorlagen für Etiketten.

Wenn Sie auf "Neues Etikett" klicken, können Sie die Details zu dem Etikett wie den Namen, Ränder, Anzahl der Zeilen und Spalten pro Blatt usw. festlegen.

Etikettendetails

Etikettendetails für eigene Etiketten.

Mit einem Klick auf "OK" wird das neue Etikett als Vorlage unter "Andere/Benutzerdefiniert" geführt und kann dann als Layout-Vorlage künftig verwendet werden.

Office-Vorlagen für Etikett

Neue Dokumente auf Grundlage von Etiketten können verändert (beispielsweise Logo, Barcode, Text...) und wiederum als Office-Vorlagen, wie unter Punkt 2.2. beschrieben, abgespeichert und wiederverwendet werden.

3. Neue Dokumente auf Grundlage der Office-Vorlagen erstellen lassen

Wenn Sie künftig die neue Vorlage doppelt klicken, wird auf Grundlage der Vorlage ein neues Dokument erstellt und nicht die Vorlage selbst geöffnet. Dies hat für Sie den Vorteil, dass die Original-Vorlage nicht verändert oder Inhalte überschrieben werden.

Wenn Sie dagegen die Vorlage editieren möchten, müssen Sie über das Kontextmenü die Funktion „Bearbeiten“ aufrufen. Diese führt dazu, dass kein neues Dokument auf Grundlage der Vorlage, sondern die Vorlage selbst zum Editieren geöffnet wird.

Neue Dokumente auf Grundlage von Office-Vorlagen können Sie mit einem Doppelklick erstellen

Neue Dokumente auf Grundlage von Office-Vorlagen können Sie mit einem Doppelklick erstellen.

3.1. Auswahl der Vorlagen beim Erstellen neuer Dokumente

Alle Microsoft Office-Programme bieten eine Auswahl von Vorlagen für viele verschiedene Zwecke. Diese werden Ihnen bei Datei -> Neu immer zuerst angezeigt.

Word, Excel und PowerPoint bieten viele kostenlose Office-Vorlagen.

Word, Excel und PowerPoint bieten viele kostenlose Office-Vorlagen.

Damit Ihre eigenen Office-Vorlagen hier erscheinen, müssen Sie in den Office-Optionen im Abschnitt "Speichern" den Standardspeicherort für persönliche Vorlagen ändern oder dort Ihre Vorlagen abspeichern.

Standardspeicherort für persönliche Office-Vorlagen

In den Optionen legen Sie den Standardspeicherort für persönliche Office-Vorlagen fest.

Office zeigt Ihnen dann Ihre Vorlagen bei „Neu“ unter „Persönlich“ an.

Persönliche Vorlagen in Word

Persönliche Vorlagen im richtigen Ordner werden von Office-Apps angezeigt.

Sie können häufig genutzte Vorlagen auch direkt unter "Neu" anzeigen lassen, indem Sie am unteren rechten Rand auf den Pin klicken.

Persönliche Vorlage an Liste anheften

Persönliche Office-Vorlagen lassen sich für den Schnellzugriff auch anheften.

Damit wird die Vorlage auf der Eingangsseite direkt bei „Neu“ angezeigt.

Eigene Vorlage auf der Startseite "Neu"

Eigene Vorlagen lassen sich direkt auf der "Neu-Seite" anheften.

Wenn Sie auf die Vorlagen von Microsoft verzichten möchten und stattdessen nur persönliche Vorlagen verwenden, können Sie mit einer Änderung in der Registry persönliche Vorlagen in Office sofort anzeigen.

4. LibreOffice und persönliche Vorlagen

Das freie LibreOffice verwendet für Vorlagen ebenfalls ein eigenes Format, in Writer beispielsweise *.ott für ODF Textdokument Dokumentvorlage.

Office-Vorlagen für LibreOffice

LibreOffice verwendet auch ein besonderes Dateiformat für Vorlagen.

Damit eigene Vorlagen in LibreOffice auch verwendet werden können, müssen diese im Ordner für Dokumentvorlagen gespeichert werden und der Pfad zu den Dokumentvorlagen (Templates) geändert werden. Beides finden Sie unter Extras -> Optionen -> Pfade.

Pfad zu persönlichen Office-Vorlagen in LibreOffice

In den Einstellungen können Sie den Ordner zu persönlichen Office-Templates für LibreOffice festlegen.

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So können Sie eigene Office-Vorlagen für Word, Excel und PowerPoint erstellen und verwenden
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