Wolkenkratzer

ERP-Systeme finden in der Wirtschaft mittlerweile flächendeckend Verwendung. Das liegt daran, dass Unternehmen durch sie in verschiedensten Bereichen Zeit und Kosten sparen können. ERP-Systeme leisten einen wertvollen Beitrag, wenn es darum geht, Unternehmen digital zu vernetzen. Allerdings lohnt es sich nicht grundsätzlich für jeden Betrieb, eine ERP-Lösung zu nutzen.

Wie sinnvoll das Einführen einer solchen Software ist, hängt stark von der Art Ihres Unternehmens, der Branche in der Sie tätig sind und weiteren Faktoren ab. Aber was leisten nun ERP-Softwares konkret und ist eine solche überhaupt für Ihre Firma geeignet? Die Antworten auf diese Fragen gestalten sich recht komplex. Im Folgenden bemühen wir uns allerdings, Ihnen einen Leitfaden an die Hand zu geben, der die Entscheidungsfindung erleichtert.

Was leisten ERP-Systeme überhaupt? 

Software-Entwickler

ERP-Systeme oder Enterprice-Ressource-Planning-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung – also bei sämtlichen organisatorischen Prozessen. Das tun ERP-Programme, indem sie:

  • Eine gemeinsame Datenbasis schaffen:

ERP-Systeme ermöglichen es sämtlichen Abteilungen und Mitarbeitern im Unternehmen, auf einen gemeinsamen Datenspeicher zuzugreifen. Das verkürzt Arbeitswege und erleichtert es Nutzern, miteinander zu kommunizieren.

  • Prozesse vereinheitlichen: 

Für verschiedene Arbeitsbereiche und Aufgaben nutzen viele Unternehmen unterschiedliche Tools sowie Softwares. Der Einkauf verwendet beispielsweise ein bestimmtes Warenwirtschaftssystem oder die Buchhaltung eine spezielle Buchhaltungssoftware für die Rechnungsführung. Der große Vorteil von ERP-Softwares liegt darin, dass sie Funktionen für sämtliche wichtigen Geschäftsbereiche abdecken. Sie ersetzen also vereinzelte Programm-Lösungen, die unter Umständen nicht oder nur beschränkt kompatibel sind.

  • Zugriff erleichtern: 

Insbesondere Cloud-ERP-Systeme ermöglichen Benutzern erweiterten Zugriff auf interne Datenspeicher. Konkret bedeutet das, dass eine Cloud-Software einen zentralen Datenspeicher schafft, auf den jeder autorisierte Mitarbeiter zugreifen kann – von verschiedensten Standorten. Insbesondere in Zeiten von Covid-19 kann das enorme Vorteile mit sich bringen. Angestellte, die im Homeoffice arbeiten, können auf diese Weise beispielsweise auch von zu Hause aus auf sämtliche relevanten Daten zugreifen. Voraussetzung ist nur, dass sie am jeweiligen Aufenthaltsort über stabiles Internet verfügen.

Eine Alternative hierzu bieten sogenannte On-premise-Systeme, welche die Zugriffsmöglichkeiten beschränken. User können in diesem Fall häufig nur mit firmeninternen Daten arbeiten, wenn sie ans Firmennetzwerk angeschlossen sind – sich also innerhalb der Büroräumlichkeiten aufhalten.

Zusammengefasst erleichtern ERP-Softwares es Nutzern, sich auszutauschen und übernehmen dabei eine Vielzahl von Aufgaben automatisiert, die bei der Unternehmensverwaltung anfallen.Firmen arbeiten dadurch deutlich effizienter, weil sie Zeit sparen, Arbeitswege verkürzen und dadurch Kosten minimieren.

Die Einführung eines ERP-Systems sollte für Unternehmen Teil einer umfassenden IT-Strategie sein. Ein weiterer Vorteil ist, dass ERP-Systeme Firmen nicht nur den internen Austausch, sondern auch das Kommunizieren mit Ämtern und Verwaltungsstellen erleichtern.

Beispiel: In Deutschland sind Unternehmen ab einem Exportvolumen von 500.000 Euro verpflichtet, ihre Transaktionen in elektronischer Form an das statistische Bundesamt zu melden.

ERP-Systeme erledigen diese oder ähnliche Aufgaben per Knopfdruck, indem sie selbstständig einen entsprechenden Bericht zusammenstellen und diesen im Anschluss an die Behörden übermitteln.

Datenschutz: 

Auch beim großen Thema Datenschutz beweisen ERP-Softwares ihre Wertigkeit. So erleichtern sie Firmen, Formulare zu erstellen, die die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verlangt. Wenn Unternehmen nämlich Daten von Mitarbeitern oder Kunden speichern, müssen sie vorher deren Einwilligung nachweisen. Die nötigen Formulare können ERP-Systeme erstellen und anschließend direkt ins CRM (Customer-Relationship-Management) übernehmen.

Außerdem müssen Firmen in der Lage sein, einem Kontakt seine kompletten gespeicherten Daten herauszugeben oder diese aus dem System zu löschen. ERP-Systeme ermöglichen es, Kontaktdaten mit einer einfachen Filtersuche abzufragen, zu extrahieren oder zu löschen.

Vorteile von ERP-Systemen im Überblick: 

  1. Gemeinsame Datenbasis
  2. Verkürzte Arbeitswege
  3. Einheitlichkeit und Transparenz
  4. Erleichterte Kommunikation und Zugriff auf Daten
  5. Prozessoptimierung
  6. Erleichtert das Erstellen von Formularen für Behörden

Nachteile von ERP-Systemen – für welche Firmen sind sie geeignet? 

ERP-Systeme können allerdings auch Nachteile und Risiken mit sich bringen. So bedeutet die Einführung einer solchen Software einen enormen Kosten- und Zeitaufwand für Unternehmen. Nicht nur müssen Firmen ihr gesamtes IT-System umstellen, sie müssen Mitarbeiter auch im Umgang mit der neuen Software schulen. Ist das Programm zu komplex, kann das bedeuten, dass Angestellte sich nie vollkommen auf die neuen Gegebenheiten einstellen und daher weniger effizient arbeiten als zuvor.

Abgesehen davon existieren allerdings Unternehmensmodelle, die ERP-Systeme (zumindest bis zu einer gewissen Unternehmensgröße) nicht benötigen. In erster Linie trifft dies auf Firmen zu, die nicht im produzierenden Gewerbe, sondern in der Dienstleistungsbranche tätig sind. Unternehmen aus dem Bereich Professional Services sind selten auf ERP-Systeme angewiesen, da die allgemeinen Prozesse weniger standardisiert sind.

Von Funktionen, die sich auf die Bereiche Finanzrechnung, Controlling oder Personalwirtschaft beziehen, profitieren Dienstleister zwar, aber die primär wertschöpfenden Prozesse decken ERP-Softwares nicht ab.

Sobald ein Dienstleistungsunternehmen aber die Daten von einer sehr großen Anzahl von Mitarbeitern verarbeiten und verschiedene Firmenstandorte miteinander verbinden muss, kann sich eine Einführung durchaus lohnen. Wie zielführend eine solche ist, ist also von vielen Faktoren abhängig – unter anderem von der Größe des Unternehmens und dem erwirtschafteten Umsatz.

Für kleine sowie mittelgroße Betriebe ist es in der Regel sinnvoller, wenn diese auf eine teure, umfassende ERP-Lösung verzichten und stattdessen günstige Einzellösungen verwenden. Die Notwendigkeit steht und fällt mit dem organisatorischen Aufwand, den eine Firma betreibt.

Als Faustregel gilt: Betriebe brauchen ein ERP-System, sobald ihre Prozessstrukturen der steigenden Komplexität des Geschäftsumfeldes nicht länger gewachsen sind.

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Branchenspezifische Anforderungen: 

Um herauszufinden, welches System für Ihre besonderen Bedürfnisse geeignet ist, sollten Sie sich einen Überblick über die Anforderungen der einzelnen Branchen verschaffen. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl:

Produktionsbranche: 

Insbesondere in der Produktionsbranche kann jedes Unternehmen von den Vorteilen profitieren, die ERP-Systeme mit sich bringen.In diesem Zusammenhang spielt es auch keine Rolle, ob es um ein Startup oder einen Großkonzern geht. Essenzielle Prozesse wie Produktionsplanung, Rechnungserstellung oder Lagerverwaltung müssen auch bei kleinen Betrieben vorhanden sein. Bei diesen unterstützen die meisten ERP-Systeme zuverlässig. Startups können ihre Geschäftsprozesse auf diese Weise von Anfang an maximal effizient gestalten – sobald sie produzieren oder verkaufen – und so sicher gehen, dass die Gründung erfolgreich verläuft. Das macht vor allem Sinn bei Produktionsunternehmen, die sehr schnell wachsen.

Baugewerbe: 

Wichtig für Firmen, die in dieser Branche tätig sind, sind in erster Linie die Funktionen:

  • Leistungsstarkes Projektmanagement für die Planungsschritte und Budgetüberwachung
  • Technikersteuerung und Vertragsmanagement für Wartungen und Störungen
  • Finanzbuchhaltung und Einkauf
  • Vertrieb und Personalplanung

Durch leistungsstarke ERP-Systeme können Baufirmen enorm profitieren.

Die Ergebnisse der FiBu können Firmen (nachdem Steuern und Abgaben abgezogen wurden) als Grundlage für die Budgetierung heranziehen. Etwaige Produktionsanfragen kann das ERP-System direkt entgegennehmen. Zusätzlich kann es von der Produktion verwendete Materialien erfassen und niedrige Bestände korrigieren, indem es nachbestellt.

Auch bei der Fahrzeugverwaltung können Baufirmen ERP-Systeme gewinnbringend einsetzen, da diese beispielsweise Dienstfahrzeuge automatisch Mitarbeitern zuweisen können.

ERP-Softwares verwalten also sowohl Personal als auch Material und führen entstehende Kosten automatisch der Buchhaltung zu.

Einzelhandel: 

ERP-Systeme im Einzelhandel müssen mit starken Funktionen beim Verkaufsprozess und Bestellwesen aufwarten. Ideal sind Systeme, die modular aufgebaut sind. So kann ein kleinerer Händler beispielsweise mit der Basisversion für Warenwirtschaft beginnen und – sofern der Betrieb wächst – leistungsfähigere Module später hinzukaufen.

Dreh- und Angelpunkt sind im Einzelhandel die Kassen. Um zu gewährleisten, dass diese sich nahtlos mit dem ERP-System verbinden, sollten Einzelhändler sie erst nach der Einführung der Software anschaffen.

ERP-Programme erleichtern die Arbeit im Einzelhandel, indem sie zum Beispiel automatisch Eingangsrechnungen kontrollieren sowie diese mit den Mengen beim Wareneingang und den Preisen der Bestellungen abgleichen. Das reduziert den Aufwand bei der Verwaltung von Waren auf ein Minimum. Grundsätzlich erfassen sie sämtliche Zahlungsein- sowie Zahlungsausgänge und Lagerbewegungen. Außerdem unterstützen sie in vielen Bereichen der Finanzbuchhaltung.

Textilhandel: 

ERP-Systeme im Textilhandel helfen beispielsweise das Kassensystem mit Online-Shop-Systeme zu verknüpfen. So können ERP-Softwares im Online-Textilhandel die folgenden Funktionen erfüllen:

  • Verwaltung von voll integrierten eShops (Magneto oder Oxid) und Marktplätzen (Amazon oder eBay)
  • Automatisiertes Bestellwesen
  • Artikelverwaltung inklusive Variantenartikel mit Merkmalen wie Größe, Farbe etc. 
  • Ermöglicht Prozesse wie Lieferung, Bestellung und Bezahlung nachzuverfolgen
  • Integriertes Kassensystem für stationären Handel

In Verbindung mit einem Online-Shop bilden ERP-Systeme in der Textilindustrie praktisch eine geschlossene Einheit. Kundenbestellungen notiert die Software, Dublettenprüfung, Zahlungsabgleich sowie Bonitätsprüfungen erledigt sie automatisiert. Unternehmen, die im Textilhandel tätig sind, profitieren also in erster Linie dadurch, dass ERP-Systeme ein hocheffizientes Warenwirtschaftssystem ermöglichen.

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ERP-Systeme: Für welche Firmen sind sie geeignet?
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