Man benutzt Tablet mit Software Schriftzug

Beim Kauf der Büroanwendung​ ​Microsoft Office​ stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung: Gebraucht oder neu kaufen? Gebrauchte Software erscheint für viele attraktiv, da ​der Preis deutlich unter dem einer neuen Version liegt.​ Dennoch schrecken Unternehmen vor dem Kauf von Second-Hand-Software zurück, da ihnen die rechtliche Lage nicht eindeutig erscheint.

Wir erklären Ihnen, welche Vor- und Nachteile gebrauchte Software und insbesondere Office-Lizenzen haben und worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten. Zudem erläutern wir Ihnen die rechtlichen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit Softwarelizenzen vom Zweitmarkt.

  • Mit gebrauchter Software lässt sich häufig viel Geld sparen.
  • Sie können auch ältere Versionen der Software erwerben, die neu nicht mehr erhältlich sind.
  • Mit einigen Tipps erkennen Sie ganz leicht einen seriösen Verkäufer für gebrauchte Software.

1. Der Erwerb gebrauchter Software ist legal

Für viele Unternehmen erscheint die rechtliche Lage beim Erwerb gebrauchter Software noch undurchsichtig und nicht eindeutig zu sein. Zu Unrecht, denn ​sowohl der Europäische Gerichtshof, als auch der BGH haben zu diesem Thema eindeutige Entscheidungen gefällt.​ So entschied der Europäische Gerichtshof, dass ​Software mit einer unbegrenzten Nutzungslizenz weiterverkauft werden darf​. Ein Urteil des BGH entschied zudem, dass Software auch dann veräußert werden darf, wenn sie ursprünglich als Volumenlizenz erworben wurde.​ Unternehmen brauchen demnach keine rechtlichen Bedenken zu haben. Sie sollten sich jedoch an einen seriösen Gebrauchtsoftware-Händler wenden.

1.1. Nicht jede Software darf verkauft werden

Ein Händler muss sich an einige Rahmenbedingungen halten, wenn er gebrauchte Software anbietet. So untersagt der Gesetzgeber den Handel, wenn sich durch den Verkauf die Zahl der Nutzungsrechte erhöht. ​Es dürfen also nur so viele Lizenzen gebraucht verkauft werden, wie ursprünglich auch erworben wurden. Der Händler muss also auch dafür sorgen, dass die Software vom Rechner des ursprünglichen Nutzers gelöscht und mögliche Sicherheitskopien entfernt werden.

Hinweis: Der Verkauf einer Sicherungskopie ist zwar möglich, bedarf aber der Zustimmung des Urheberrechtsinhabers (also des Herstellers).

Unabhängig davon, ob die Software ursprünglich auf einer CD oder über einen Download erworben wurde: sie muss eine gekaufte Version sein, die zeitlich nicht begrenzt wurde. Der Verkäufer darf Ihnen also keine geleaste oder gemietete Software verkaufen. In Europa dürfen zudem nur Lizenzen veräußert werden, die auch für den europäischen Markt bestimmt sind und ursprünglich vom Hersteller in der EU in Umlauf gebracht wurden.​

Mit diesen Tipps lässt sich ein seriöser Verkäufer für Kunden erkennen und somit Ärger mit der gebrauchten Lizenz verhindern:

2. Gebrauchte Software sollte nur bei einem seriösen Händler gekauft werden

Unternehmen sollten gebrauchte Software grundsätzlich nur bei seriösen Händlern beziehen und nicht auf Ebay oder Schnäppchen-Märkte vertrauen. Denn bei allen Einsparungen steht an oberster Stelle die Hersteller- und rechtskonforme Lizenzierung. Ist sie gegeben, braucht kein Unternehmen das Audit durch Microsoft, Adobe oder andere Hersteller zu fürchten.

Einen seriösen Gebrauchtsoftware-Händler erkennt man unter anderem daran, dass er:

  • kompetent und umfassend über die optimale Lizenzierung berät
  • Installationsdatenträger & Volumenlizenzkey, Lieferschein & Rechnung liefert
  • die Korrektheit der Lieferkette garantiert (Bestätigung vom Wirtschaftsprüfer o.ä.)
  • dem Käufer alle Dokumente zur Rechteübertragung bereitstellt

2.1. Partnerschaftsprogramme der Hersteller

Einige Anbieter haben zudem eine ​Partnerschaft mit den Software-Herstellern. Achten Sie deshalb auf Hinweise, ob ein Wiederverkäufer z.B. Microsoft Partner ist oder die Auszeichnung als Adobe Certified Reseller trägt. Sie können dann sicher sein, herstellerkonform (und damit Audit-sicher) beraten zu werden.

Microsoft bietet eine spezielle Zertifizierung an, die die Mitarbeiter seriöser Gebrauchtsoftware-Händler durchlaufen. Sie dürfen sich dann Microsoft Licensing Professional nennen und kennen die aktuellen Lizenzvorgaben des Herstellers. ​Andere Anbieter garantieren die rechtsgültige Abwicklung ihrer Geschäfte,​ indem sie jeden Lizenztransfer und die Deinstallation der Programme beim Erstkäufer z.B. durch Wirtschaftsprüfer beurkunden lassen.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie gebrauchte Software nur von Händlern kaufen, die ihren Sitz in Deutschland haben

Weiterführende Informationen rund um die Lizenzierung von gebrauchter Software finden Sie auch unter www.vendosoft.de/lizenzberatung/

3. Dann stellt sich noch die Frage: Volumenlizenz oder PKC-Variante?

Beim Kauf von Software stehen sich meist zwei Lager gegenüber: Die Verfechter der PKC-Variante, die gerne eine Software-Box im Schrank stehen haben, und die Käufer von Volumenlizenzen, denen andere Vorzüge wichtig sind. Doch was unterscheidet die beiden Varianten eigentlich voneinander?

3.1. Das Erscheinungsbild

Beim Kauf von Office als PKC erhalten Sie einen Produktschlüssel in einer haptischen Box, allerdings ohne Datenträger. Die entsprechende Installationsdatei wird per Link im Internet heruntergeladen.

Bei Office-Volumenlizenzen wird die Software in einem Portal freigeschaltet. Hier sind die Produktschlüssel einsehbar und die ISO-Daten herunterzuladen.

3.2. Die Inhalte

Auch diese unterscheiden sich. So sind zum Beispiel in der Office Home & Business Version als Box -Produkt zwar Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook enthalten, nicht jedoch Publisher. Microsoft Office Professional wartet zusätzlich mit Access auf.

Beim Pendant aus dem Volumenlizenzbereich, Office Standard, wird die Programmpalette noch durch Publisher ergänzt, die Office Professional Plus enthält neben Access auch InfoPath und Communicator.

3.3. Das Zweitnutzungsrecht

Ein markanter Unterschied tritt beim sogenannten Zweitnutzungsrecht auf. Das bedeutet, dass die Lizenz neben der Installation auf einem PC zusätzlich und ohne Aufpreis (!) auf einem Gerät wie Laptop oder Smartphone genutzt werden darf. Dies ist nur bei Volumenlizenzen möglich, PKC-Käufer können diesen Vorteil nicht nutzen.

Für EDV-Administratoren und IT-Verantwortliche in Unternehmen besonders wichtig ist das Ausrollen und Nutzen von Microsoft Office über einen Terminal Server. Auch diese Funktion hat allein die Volumenlizenz inne. Ein Image der PKC-Version kann nicht über einen Terminal Server genutzt werden. Zudem muss jeder Arbeitsplatz manuell vor Ort installiert werden.

3.4. Das Downgrade-Recht

In Unternehmen ist es Gang und Gäbe, dass nicht alle Abteilungen und Mitarbeiter mit ihren Software-Versionen auf dem gleichen Stand sind. Hier bietet die Volumenlizenz den enormen Vorteil des sogenannten Downgrade-Rechts. Es erlaubt und ermöglicht dem Unternehmen, vorherige Versionen von Office zu nutzen. Beispielsweise kann eine Lizenz für Office 2016 Standard problemlos als Office 2013 Standard eingesetzt werden, was die firmeninterne Zusammenarbeit erleichtert und etwaige Kompatibilitätsprobleme verhindert.

3.5. Die Lizenzverwaltung

Auch die Software-Verwaltung wird durch Volumenlizenzen deutlich erleichtert. Je Produkt wird nur ein Key ausgegeben, während bei PKC-Lizenzen für jede Installation ein anderer Produktschlüssel zum Einsatz kommen muss. Neben dem erhöhten zeitlichen Aufwand kann die Vielzahl an Keys das Lizenzmanagement und das Tracking der einzelnen Installationen erschweren. Je größer ein Unternehmen und je mehr Lizenzen zum Einsatz kommen (neben Office sind dies i.d.R. auch Server, Betriebssysteme, Server-Zugriffsrechte etc.), umso wichtiger wird ein übersichtliches Lizenzmanagement. Hier machen Volumenlizenzen auf jeden Fall Sinn!

3.6. Die Kosten

Geht es um neue Lizenzen, liegt die Box-Variante von Microsoft Office preislich klar vorn. Der empfohlene Verkaufspreis von Office 2019 Home & Business liegt bei circa 244,-€, während die Volumenlizenz Office 2019 Standard mit knapp 464,-€ zu Buche schlägt. Hier gilt es für Unternehmen abzuwägen, ob der geringere Preis das Fehlen vieler Funktionalitäten – insbesondere Zweitnutzungsrecht, Downgrade-Recht und Lizenzverwaltung – wettmacht.

Kaufen Sie die Softwarelizenzen gebraucht ist es beispielsweise möglich, die Volumenlizenz Office 2019 Standard mit den erwähnten Vorteilen zu einem geringeren Preis als eine neue Office 2019 Home & Business zu erwerben. Der Kauf gebrauchter Software spart zwischen 30 und 70 Prozent und das nicht nur bei Office-Lizenzen, sondern auch bei Adobe-Software, Microsoft Servern und ihren CALs.

Fazit: Egal, ob Sie sich für den Kauf einer Volumenlizenz oder PKC-Variante entscheiden - mit dem Kauf gebrauchter Software können Sie als Unternehmen viel Geld sparen, denn neue Lizenzen sind teuer. Zudem können Sie auch Software erwerben, die neu nicht mehr verfügbar ist. Der Kauf gebrauchter Lizenzen ist in der Regel legal, achten Sie jedoch darauf, dass Sie die Lizenz von einem seriösen Verkäufer erwerben.

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