Wir befinden uns in turbulenten Zeiten - sowohl in wirtschaftlicher als auch in technischer Sicht. Aus diesem Grund sind Wirtschaftlichkeit sowie die effektive Nutzung von Technologie von großer Bedeutung. US-amerikanische Studien zeigen, dass der durchschnittliche Mitarbeiter im Büroumfeld jeden Monat etwa 40 Stunden in Trainings und Meetings verbringt. In dieser Zeit, die einer kompletten Arbeitswoche entspricht, ist es den Betroffenen häufig nicht möglich, produktiv zu arbeiten. Komplizierte und unnötige Arbeitsprozesse erschweren den Arbeitstag - nicht nur beim selbstständigen Arbeiten, sondern auch beim Teamwork. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Bestands- und Bedarfsanalyse: Wo sind Defizite, wie sind Verbesserungen möglich?
Millionen Menschen weltweit verbringen viele Stunden ihres Lebens in einem Büro. Es liegt in ihrem und dem Interesse des Arbeitgebers, dass Arbeitnehmer Aufgaben so schnell und qualitativ wie möglich erledigen. Die Produktivität wird von vielen Faktoren beeinflusst, dazu gehören unter anderem Raumklima, Lärm sowie die Beleuchtung. Angestellte sollten zunächst eine Bestandsanalyse ausführen und prüfen, ob und wo es Probleme gibt. Anschließend müssen sie überlegen, wie sie diese lösen können.
Beleuchtung
Das Licht ist der wichtigste Punkt für mehr Produktivität. Studien zeigen, dass die menschliche Leistung morgens am stärksten ist, mittags langsam abflacht und nachts ihren Tiefpunkt erreicht. Der Grund dafür ist die durch Tageslicht angeregte Produktion des Stresshormons Cortisol, welches den Menschen wachrüttelt und konzentriert macht. Tageslicht steht in vielen Büros jedoch nicht ausreichend zur Verfügung, dann muss künstliches Licht nachhelfen. Die tageslichtweiße Beleuchtung benötigt etwa 5.600 Kelvin, warmweißes Licht (3.000 Kelvin) wirkt entspannend und eignet sich für Räume, in denen Angestellte Pausen machen.
Raumklima
Ein gesundes Raumklima am Arbeitsplatz [PDF; 476 KB] trägt dazu bei, dass sich die Beschäftigten wohlfühlen und produktiv arbeiten können. Hohe Temperaturen im Sommer und kalte im Winter mindern die Leistungsfähigkeit, führen zu Unzufriedenheit und gefährden die Gesundheit. Gerade in Zeiten, in denen die Sommerhitze beginnt, wird das Thema Klimaanlage heiß diskutiert: Sind sie gesundheitsschädlich oder tragen sie zum Komfort am Arbeitsplatz bei?
Die Raumtemperatur in deutschen Büros soll zwischen 17 und 20 Grad Celsius liegen. Doch die Innenraumtemperatur muss sich an der Außentemperatur orientieren: Der Unterschied sollte nicht größer als sechs bis acht Grad sein. Sind es draußen 35 Grad, darf die Innenraumtemperatur nicht weniger als 27 Grad sein. Ein zu großer Temperaturunterschied belastet nicht nur den Kreislauf, kalte Luft trocknet auch die Schleimhäute aus und macht damit Menschen anfälliger für Bakterien und Viren.
Lärm
Klappernde Tastaturen, singende Radios, laute Gespräche und das nervige Geräusch des Druckers - sie alle beeinflussen die Leistungsfähigkeit eines Menschen. Grundsätzlich versucht jeder Mensch, störende Geräusche aus seinem Bewusstsein zu verdrängen. Damit bürdet er seinem Körper jedoch eine zusätzliche Arbeit auf, die zu vorzeitiger Ermüdung und Konzentrationsschwäche führt. Der Schallpegel in einem Büro sollte deshalb den Wert von 70 dB(A) nicht überschreiten.
Um die Lärmbelästigung zu minimieren, ist es sinnvoll, Kopierer sowie Laser- und Tintenstrahldrucker in separaten Räumen unterzubringen. Zudem sollten alle Arbeitsräume über schallabsorbierende Böden, Decken, Möbel und Fenster verfügen.
Der Arbeitsplatz: Nur das Nötigste
Der Schreibtisch ist der zentrale Arbeitsplatz eines Büro-Angestellten. Leider geht es hier alles andere als produktiv zu: Unzählige Merkzettel werden auf den Monitor geklebt und dort vergessen, Akten liegen aufeinandergestapelt auf dem Tisch und irgendwo unter dem Papierchaos ist mit Sicherheit noch das Frühstück von vor zwei Wochen zu finden. Dass man in so einer Umgebung nicht produktiv arbeiten kann, sollte klar sein. Deshalb gilt:
- Auf dem Schreibtisch sollte nur das Nötigste zu finden sein:
- Stift
- Notizblock
- Marker
- etc.
- Wer täglich mit Akten arbeitet, sollte diese in einem speziellen Schrank einsortieren.
- Schenken Sie auch dem Thema Ergonomie Beachtung:
- Die richtige Positionierung des Monitors vermeidet Spiegelungen und zu starke Kontraste zum Hintergrund.
- Ein ergonomischer Stuhl macht das Sitzen angenehm und schont den Rücken.
- Mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch kann man diesen genau an die eigene Körpergröße anpassen und sorgt so für bequemes Arbeiten.
Gadgets mit Tweaks zu Produktivitätsmaschinen machen
Nicht nur das Büro lässt sich optimieren, sondern auch der PC, das Smartphone und Tablet - also alles, was man für die tägliche Arbeit nutzt. Viele dieser Geräte sind in ihrer Standardausführung alles andere als praktisch. Mit passenden Apps lassen sie sich jedoch produktiv nutzen.
Aufgabenmanagement
- Producteev: Eine kostenlose To-Do-Liste mit allen essenziellen Basisfunktionen. Die Aufgaben können über alle Plattformen (iOS, Android, Mac, Windows) synchronisiert werden.
- Wunderlist: Eine ebenfalls kostenlose To-Do-Liste, die optisch sehr ansprechend ist. Sie deckt auch die Plattform Kindle Fire ab und bietet eine Web-Version.
Zeitmanagement
- Wieldy: Ein To-Do-List-Manager, der auf dem "Getting Things Done"-Prinzip basiert. Die Software benötigt mindestens Windows XP und ist auch als portable Version erhältlich.
- ManicTime: Diese Software speichert die Start- und Endzeit von verwendeten Programme und registriert so ihre Nutzungsdauer.
Kommunikation
- Skype: Eine kostenlose Software zur IP-Telefonie, die sich mittlerweile im Besitz von Microsoft befindet. Sie ist erhältlich für alle gängigen Computer- und Smartphone-Betriebssysteme.
- Thunderbird: Eine kostenlose Software für den simplen Umgang mit E-Mails.
Informationssuche
- Das Örtliche: Das Telefonbuch ist als Applikation für Windows-Computer erhältlich.
- Wikipedia: Die weltweit größte Enzyklopädie hat eigene Applikationen für ihr Portal entwickelt und ist unter anderem als Windows-8-Applikation erhältlich.
Dateimanagement
- Dropbox: Der bekannteste Online-Speicherdienst der Welt eignet sich mit seiner nativen Applikation hervorragend für Arbeiten in der Gruppe.
- Evernote: Applikation zum Erstellen und Synchronisieren von Notizen. Praktisch jede Datei kann in einem kostenpflichtigen Evernote-Konto abgelegt werden.
Dokumentbearbeitung
- LibreOffice: Ein auf der Grundlage von Open Office basierendes Office-Paket.
- Notepad++: Eine kostenlose Alternative zum integrierten Editor von Windows. Sie bietet zahlreiche Extra-Funktionen wie Syntax-Highlighting, Autokomplettierung und vieles mehr.
Nützliches
- TeamViewer: Erlaubt die Fernwartung von Computern über das Netzwerk oder Internet.
- Total Commander: Eine beliebte Alternative zum Windows Explorer, die das produktive Arbeiten erleichtert.
Home-Office: Selbes Prinzip, andere Probleme
Im Zuge des digitalen Zeitalters ist es längst keine Seltenheit mehr, dass Menschen von zu Hause aus arbeiten. Sie richten sich ein Home-Office ein und erledigen ihre Arbeit, ohne das Haus verlassen zu müssen. Das Grundprinzip für Produktivität ist dasselbe wie zuvor beschrieben, zu Hause gibt es allerdings einige Hürden, die man im Büro nicht antrifft:
- Ablenkungen eliminieren: Mit dem Hund Gassi gehen, dem Nachbarn bei einer Gartenarbeit helfen oder mal kurz abschalten und Musik hören - im Home-Office gibt es viele Produktivitäts-Killer. Mit der richtigen Einrichtung des Büros kann man diese ausschalten, dennoch braucht man eine große Portion Selbstbeherrschung. Als Faustregel gilt: Das Home-Office muss wie ein solches aussehen, ohne gemütliche Couch, Spielekonsole etc. - dann klappt es auch mit der Produktivität im Home-Office.
- Privatleben und Arbeit: Viele Mitmenschen verstehen nicht, dass es keinen Unterschied macht, ob man zu Hause oder im Büro arbeitet - man muss genau dieselben Aufgaben im selben Zeitraum erledigen. Dies muss man allen Menschen in seinem Leben klar machen - dazu gehört auch die Familie.
- Sich selbst studieren: Regeln gibt es, um sie zu brechen. So ähnlich sieht es auch beim Home-Office aus. Egal wie viele Regeln man für sich aufstellt, irgendwann bricht man die eine oder andere. Es ist wichtig, sich selbst zu beobachten und zu lernen, wie man mit der Situation besser umgehen könnte.
- Passende Ausrüstung: Nicht nur die unmittelbare Umgebung kann die Produktivität einschränken, auch die falsche Ausrüstung stellt ein Hindernis dar. Wer zum Beispiel jeden Tag Unmengen an Textseiten druckt und sich für einen Tintenstrahldrucker entscheidet, der verliert Zeit und Geld. Ein Laserdrucker wäre in diesem Fall die bessere Wahl. Die Unterschiede zwischen einem Tintenstrahldrucker und Laserdrucker werden hier in diesem Artikel erklärt. Natürlich können auch andere Geräte die Produktivität einschränken: Ein Spieleentwickler, der mit einem schwachbrüstigen PC arbeitet, wird länger für seine Arbeit brauchen. Die Investition in ein leistungsstarkes Gerät kann er durch seine daraus resultierende Zeitersparnis wieder ausgleichen.
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