In diesem Tipp erfahren Sie, wie man Word-Formulare sehr einfach in eine Mail in Outlook so einfügen kann, dass der Empfänger das Formular bereits in der Mail ausfüllen kann.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro stehen viele Office-Anwender vor dem Problem, wie sie ein vorhandenes Word-Formular oder anders formatierte Inhalte in eine E-Mail einfügen können, ohne dafür einen Anhang zu verwenden. Outlook kennt dafür einen sehr einfachen Weg über Schnellbausteine, den wir in diesem Tipp vorstellen.
- Mails im HTML-Format können auch komplex formatierte Inhalte darstellen
- Schnellbausteine in Outlook sind in der Lage, auch Word-Formulare zu speichern und in Mails wieder einzufügen.
- Diese Formulare können von den Empfängern auch direkt in der Mail ausgefüllt werden.
Inhalt
1. Word-Formulare in einer Mail statt als Anhang
Achtung: Zuvor der Hinweis, dass die in der Folge vorgestellte Lösung nur für sehr einfache Word-Formulare tauglich ist und nicht die doch sehr komplexe Erstellung eines Outlook-Formulars ersetzt.
Formulare in Word haben den Vorteil, dass der Benutzer sie bequem am Bildschirm ausfüllen und dann ausdrucken oder speichern kann. Bei einfachen Geschäftsprozessen in Unternehmen kann dies sehr zeitaufwändig sein. Sofern keine persönliche Unterschrift erforderlich ist, können einfache Word-Formulare auch direkt als formatierter Inhalt in Outlook-Mails eingefügt werden. Dies hat für den Empfänger den Vorteil, dass er bei der Beantwortung das Formular direkt in der Mail ausfüllen kann. Das Versenden, Bearbeiten und Speichern einer Word-Datei mit Anhang entfällt.
2. Schnellbausteine nehmen komplette Formatierungen wie Word-Formulare auf
Der aus unserer Sicht einfachste Weg für das Projekt führt über die Schnellbausteine in Outlook. Diese stehen beim Verfassen einer Mail unter „Einfügen“ immer dann zur Verfügung, wenn die Mail als HTML oder Rich Text formatiert ist.
2.1. Standard-Format beim Verfassen von Nachrichten
In den Outlook-Optionen unter E-Mail“ können Sie im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ festlegen, in welchem Format neue Nachrichten verfasst werden.
Nachrichtenformat für Outlook von Nur-Text auf HTML ändern
Damit Sie Schnellbausteine verwenden können, muss hier HTML oder Rich-Text verwendet werden.
Achtung: Wenn Sie eine Mail weiterleiten, welche vom ursprünglichen Absender in Nur-Text verfasst wurde, müssen Sie die Formatierung der Antwort erst auf HTML oder Rich-Text ändern. Outlook erinnert Sie beim Weiterleiten einer Nachricht daran, wenn diese erforderlich ist.
Microsoft Outlook-Kompatibilitätsprüfung
Es gibt aber auch einen komfortablen Weg über ein Makro, welches beim Weiterleiten automatisch das Format der Mail in HTML ändert. In dem Download des Makros ist der Code für Antworten sowie für Weiterleiten enthalten, welches Sie mit ALT+F11 nur importieren müssen und dann in den Schnellzugriff beim Lesen einer Mail einfügen können.
Makros im Schnellzugriff
Alternativ lässt sich das Format einer Mail vor dem Senden aber auch von Hand von Text in HTML ändern.
Mail formatieren von Text in HTML
2.2. Neue Schnellbausteine erstellen
Um ein Word-Formular oder andere formatierte Inhalte aus Word als Schnellbaustein in Outlook einzubinden, genügt es, den Inhalt in Word zu markieren und durch Kopieren in die Zwischenablage zu übernehmen.
Wechseln Sie dann zu Outlook und verfassen Sie eine neue Mail im HTML- oder Rich-Text-Format.
Fügen Sie den zuvor kopierten Inhalt aus Word in die Mail ein und ergänzen bzw. verändern Sie die Inhalte, beispielsweise um eine generische Anrede oder Verfahrensweise. Markieren Sie dann die Mailinhalte. Klicken Sie dann im Menüband unter Einfügen -> Schnellbausteine auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.
Auswahl als Schnellbaustein speichern
In dem folgenden Dialog können Sie noch Namen, Kategorie, Beschreibung und weitere Optionen angeben.
Neuen Baustein erstellen
Der neue Schnellbaustein steht dann unter „Schnellbausteine“ mit einer Vorschau für die künftige Verwendung als Formular in Outlook zur Verfügung.
Neuer Schnellbaustein in Outlook
2.3. Schnellzugriff auf Schnellbausteine
Sie können die Schnellbausteine-Funktion auch dem Schnellzugriff hinzufügen, welcher am oberen, linken Rand einer neuen Nachricht angezeigt wird.
Funktionen im Schnellzugriff
Dazu wechseln Sie in die Outlook-Optionen in den Abschnitt „Symbolleiste für den Schnellzugriff“, „Alle Befehle“ und fügen „Schnellbausteine durchsuchen“ hinzu.
Auswahl der Funktionen für Schnellzugriff
3. Bestehende Schnellbausteine editieren oder löschen
Wenn Sie einen Schnellbaustein editieren oder löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste über einen Schnellbaustein und wählen „Organisieren und löschen“ aus.
Dies öffnet den Baustein-Organizer, in dem Sie die Eigenschaften eines Bausteins bearbeiten oder den Baustein löschen können. Es ist nicht möglich, einen Baustein direkt zu bearbeiten. Wenn Sie dies wünschen, müssen Sie einen neuen Baustein auf der Grundlage des alten Bausteins erstellen, den neuen Baustein speichern und anschließend den alten Baustein löschen.
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