Digitale Ausstattung und Tools für Gründer: Software-Empfehlungen für Start Ups

Ein Unternehmen zu gründen ist kein leichter Schritt. Oft beansprucht die Umsetzung einer Idee bis zur geschäftsfähigen Gründung nicht nur sehr viel Zeit, sondern auch eine Menge Geld. Und die ersten Jahre sind oft auch kein Zuckerschlecken. Daher ist es wichtig, von Beginn an gut organisiert und strukturiert zu arbeiten und nichts dem Zufall zu überlassen. Gerade wenn das Start Up am Anfang noch kein regelmäßiges Einkommen generiert, ist es erforderlich Geld zu sparen. Am besten gelingt das mit der Nutzung von Freeware. Neben kostenlosen Programmen gibt es aber auch einige günstige Gründer-Tools, die sich lohnen. Wir haben für Sie unsere Top Gründer-Tool-Empfehlungen zusammengestellt - einige lassen sich kostenlos nutzen, andere kosten nur wenige Euro pro Monat.

1. Für die ersten Schritte: Existenzgründungsportal des Bundes

Befinden Sie sich mit Ihrem Unternehmen noch ganz am Anfang, sollten Sie sich unbedingt das Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie genauer anschauen. Dort finden Sie neben hilfreichen Tipps und Anträgen zu aktuellen Förderprogrammen von Existenzgründern auch Vorlagen, etwa für Businesspläne oder Verträge. Das Portal enthält eine große Anzahl an informativen Leitfäden, die Gründern helfen, ein konkretes Geschäftsmodell zu entwickeln und eine reibungslose Unternehmensgründung zu planen. Die Themen sind übersichtlich aufgeteilt in die wichtigen Unternehmer-Bereiche:

• Gründung vorbereiten: wissenswertes über Rechtsformen, Finanzierungen und Businesspläne
• Unternehmen führen: rechtssichere Verträge, Tipps zu Personal und Kosten
• Planer und Hilfen: hilfreiche Checklisten und Übersichten
• Individuelle Fragen an Experten schicken: nutzen Sie diese Möglichkeit bei Unklarheiten und Rechtsunsicherheit

2. Aufgaben organisieren mit Trello, Asana oder Notion

Als Gründer werden Sie eine ewig-lange To-do-Liste haben. Manche Tasks auf Ihrer Liste sind dringend und müssen sofort umgesetzt werden, andere sind eher eine Idee, die die Zukunft Ihres Unternehmens betrifft. Um die Übersicht nicht zu verlieren und täglich gezielt am Unternehmen zu arbeiten, sollten Sie ein gutes Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool benutzen.

Gerade wenn Sie kein Ein-Mann-Unternehmen sind und sich mit Kollegen regelmäßig abstimmen müssen, sollten Sie sich diese starken Tools einmal genauer anschauen. Wir empfehlen allen Gründern die Tools Trello oder Asana. Für Individualisten ist Notion eine sehr gute Alternative.

2.1 Trello: mit Boards und Karten Projekte und Aufgaben besser organisieren

Trello ist ein unter Gründern beliebtes Tool, weil es in den Basis-Funktionen kostenlos benutzt werden kann. Trello hilft Ihnen dabei, Aufgaben auf Ihre Teammitglieder aufzuteilen und so Arbeitsprozesse zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Das Programm nutzt die Kanban-Methode, bei der man die To-Dos auf Karteikarten schreibt und sie dann auf Listen sortiert. Die Karten lassen sich einfach hin- und herschieben und mit Status-Zuordnungen sehen die Mitarbeiter nicht nur, welche Aufgaben sie selbst erledigen müssen, sondern auch, woran die Kollegen gerade arbeiten. Das Tool erleichtert die Zusammenarbeit und erspart ständige Nachfragen zum Arbeitsfortschritt.

Trello ist kostenlos und bietet Ihnen eine unbegrenzte Anzahl an To-Do-Karten und Listen, die Sie auf ihre persönlichen Boards aufteilen können. Wollen Sie Dateien an eine Aufgabe anhängen, ist ein Upload bis 10 MB in der kostenlosen Version möglich. Als App fürs Smartphone haben Sie außerdem alle wichtigen Aufgaben immer bei sich.

2.2 Professionelles Projektmanagement mit Asana

Asana ist eine umfangreiche und leistungsstarke Software für Projektmanagement, die alle wichtigen Funktionen eines Projektmanagers vereint. Entwickelt wurde das Programm von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern, mit dem Ziel, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Anfangs galt Asana als ein echtes Geheimtipp-Tool für Start Up-Gründer, heute kommt Asana jedoch in zahlreichen Unternehmen zum Einsatz.

Mit Asana können Sie individuelle Projektpläne erstellen oder sie nach einer Vorlage anlegen, Aufgaben managen und mit Teamkollegen kommunizieren. Zusätzlich zur Desktop-Version gibt es auch bei Asana eine App, sodass die Aufgaben von unterwegs verwaltet und eingesehen werden können.

Für Teams mit bis zu 15 Mitarbeitern ist die Software kostenlos, was sie gerade für Start Ups und junge Unternehmen so attraktiv macht. 

2.3 Notion: Trello-Alternative mit großer Gestaltungsfreiheit

Notion ist vermutlich das Tool schlechthin, auf das produktive Menschen mit vielen verschiedenen Projekten gewartet haben. Es ist eine optisch schlichte, aber technisch leistungsstarke Alternative zu allen etablierten Produktivitäts- und Gründer-Tools. Allerdings muss man sich den Workspace erstmal individuell einrichten und sich ein wenig mit den Funktionen beschäftigen, um alle Möglichkeiten zu verstehen.

Dem Nutzer von Notion stehen Text- und Datenbank-Werkzeuge zur Verfügung, die auf verschiedenen Seiten und Unterseiten eingesetzt werden können. Man kann To-Dos, Tabellen, Texte, Bilder-Galerien, Videos und mehr verwalten und miteinander verknüpfen. Außerdem lassen sich Inhalte mit verschiedenen Ansichten darstellen, z.B. als Boards (Kanban-System) oder Listen. Wer Notion ausprobieren will, sollte unbedingt mit Vorlagen und Video-Tutorials einsteigen, um schnell zu verstehen, wie das Tool funktioniert. Sonst kann die Vielzahl der Funktionen einen abschrecken.

3. Abstimmungen mit Doodle

Wie auch Trello und Asana ist Doodle für die Arbeit in Teams eine große Hilfe. Mit dem kostenlosen Tool erstellen Sie im Handumdrehen Online-Umfragen und können sich so ganz unkompliziert untereinander, wie auch mit externen Geschäftspartnern abstimmen. Sei es um einen Termin für ein Meeting zu finden oder im Anschluss an das Meeting über Ideen abzustimmen. Durch die einfache Handhabung kann es immer wieder zwischendurch eingesetzt werden und langwierige Planungsprozesse deutlich verkürzt werden. 

Wollen Sie eine Umfrage erstellen, rufen Sie Doodle einfach im Browser auf – eine Software-Installation ist nicht nötig. Formulieren Sie zuerst eine Frage, bzw. den Titel des Ereignisses. Befinden Sie sich in der Kalender-Übersicht, wählen Sie die Tage aus, die für die Abstimmung in Frage kommen. Möchten Sie eine Abstimmung zu einem freien Thema erstellen, gehen Sie in den Textbereich, formulieren die Frage und dazugehörige Antwortmöglichkeiten. Nun stellen Sie ein, wann die Umfrage endet. Anschließend senden Sie den Teilnahmelink an Ihre Kollegen. Nach der Abstimmung werden die Antworten automatisch von Doodle ausgewertet und die Antwortoption mit den meisten Stimmen angezeigt. Die Nutzung von Doodle erfolgt kostenlos und ohne Registrierung.

4.Der perfekte Pitch mit Peetch

Sie suchen nach schönen und kostenlosen Vorlagen für Ihren Pitch? Damit Ihre Präsentation sich aus der Masse abhebt, sollten Sie sich nicht auf standardmäßige PowerPoint Designs beschränken, die schon alle anderen Gründer vor Ihnen genutzt haben. Die PowerPoint-Agentur Slidor hat mit Peetch eine kostenlose Software herausgebracht, mit denen Gründer stilvolle Pitch-Deck-Vorlagen erstellen können, die Eindruck machen. Das kostenlose Paket beinhaltet 42 Folien und zusätzlich 172 Icons, die Sie individuell einbauen können. Das Design ist modern, wirkt aufgeräumt und lässt sich in PowerPoint bearbeiten und erweitern. 

5. Steuerberater und Buchhaltung sparen mit Elster und lexoffice

Unternehmer und Selbstständige brauchen unbedingt einen Steuerberater, um durch die Vielzahl an Steuer-Regelungen und -Sparmöglichkeiten durchblicken zu können. Kompetente und gute Beratung kostet Geld, doch man kann dem Steuerberater schon im Vorfeld viel Arbeit abnehmen, indem man einige Aufgaben selbst erledigt. Hierfür eignet sich die Kombination aus Elster und lexoffice sehr gut. 

Elster ist das Online-Finanzamt, das einige kostenlose Online-Tools und alle relevanten Steuer-Formulare beinhaltet, um Steuererklärungen online abgeben zu können. In Absprache mit Ihrem Steuerberater können Sie ihm z.B. Arbeit abnehmen, indem Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen selbst an das Finanzamt übermitteln.

Das Ganze funktioniert geschützt durch eine Zertifikatsdatei oder einen Sicherheits-Stick. Unter anderem ist das Erstellen von Umsatzsteuererklärung, Einkommensteuererklärung, Gewerbesteuererklärung und Lohnsteueranmeldung möglich.

Als pflichtbewusster Kaufmann oder Unternehmer sollten Sie Ihre Bücher aber vor jeder Steuererklärung sauber und aktuell vorbereitet haben. Hier hilft Ihnen das Buchhaltungsprogramm lexoffice mit umfangreichen Gründer-Tools, die sich sogar mit Elster und Ihrem Bank-Konto verknüpfen lassen und viele Aufgaben automatisch und schnell erledigen lassen. Viele Funktionen sind bereits im günstigsten Preismodell enthalten. Sie können lexoffice über das Gründerportal LEXROCKET sogar 1 Jahr lang kostenlos testen.

Mit lexoffice können Sie Rechnungen erstellen und an Ihre Kunden verschicken oder aber bezahlte Rechnungen per Smartphone App einscannen und buchen. Sie können Konto-Transaktionen bestimmten Rechnungen und Posten zuweisen und am Ende des Monats oder Quartals eine automatische Übersicht zu Ihrer steuerlichen Lage erhalten. Ihre Buchhaltung kann von Ihrem Steuerberater eingesehen werden und wenn er sein okay gibt, können Sie mit einem Klick die aktuellen Zahlen über eine Elster-Schnittstelle an das Finanzamt übermitteln.

6. Marketing und Newsletter-Kampagnen mit Mailchimp

Mit Hilfe von E-Mail-Marketing können Sie schon gleich zu Beginn damit anfangen, Kunden und Interessierte an sich zu binden und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen. Gerade für Gründer ist der Ausbau einer Community von hoher Bedeutung, schließlich kennt Ihr Produkt in der Regel bis dato noch niemand. Mit dem Online-Tool Mailchimp können Sie ganz einfach Newsletter-Kampagnen erstellen. Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Empfängergruppen anzulegen und ihre bisher gesendeten Newsletter über die Reporting-Funktionen auszuwerten. Die Gestaltung der Newsletter sind intuitiv und Sie haben eine Auswahl an Vorlagen.

Mailchimp bietet verschiedene teils kostenpflichtige Tarife an. Mit dem “Free Forever” - Plan haben Sie jedoch auch eine kostenlose Variante, mit der Sie pro Monat bis zu 12.000 E-Mails an bis zu 2.000 Leser senden können.

Fazit: Ein Set an Tools für eine erfolgreiche Gründung und Unternehmensführung

Mit den oben vorgestellten modernen Tools und Apps decken Gründer und Selbstständige die wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung ab und setzen dabei auf hochentwickelte Cloud-Lösungen: Von der Gründung eines Start Ups über die Organisation von Projekten und Aufgaben, mit Vorlagen für Präsentationen und Emails und bis hin zu leistungsstarken Tools für Buchhaltung und Steuererklärung, sind Sie mit diesem Set an Lösungen gut versorgt und können motiviert an Ihrem Geschäftsmodell arbeiten. Viel Erfolg!

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