Erfahren Sie, wie Sie einen Outlook-Verteiler anlegen, um eine Sammelmail an mehrere Empfänger auf einmal zu versenden.

Wenn Sie häufig Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig versenden oder für bestimmte Berichte vorgeschriebene Empfänger haben, können Sie dafür in Outlook einen E-Mail-Verteiler anlegen. In dem folgenden Tipp beschreiben wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.

1. So können Sie einen Outlook-Verteiler anlegen

Wenn Sie in Outlook auf die Kontakte wechseln, können Sie nicht nur neue Kontakte, sondern auch eine Kontaktgruppe einrichten. Hierbei handelt es sich im Grunde nur um einen E-Mail-Verteiler aus mehreren Kontakten.

Achtung: Die folgenden Screenshots stammen aus Outlook 2010. In Outlook 2013 sind die Symbole etwas anders, sonst aber das Vorgehen identisch.

Über eine Kontaktgruppe können Outlook-Verteiler anlegen

Über eine Kontaktgruppe können Outlook-Verteiler anlegen

Beim Anlegen einer neuen Kontaktgruppe können Sie dieser einen Namen geben und Mitglieder hinzufügen.

Mitglieder der Kontaktgruppe für den Verteiler hinzufügen

Mitglieder der Kontaktgruppe für den Verteiler hinzufügen

Sie können Mitglieder dabei aus Ihren Outlook-Kontakten, einem globalen Adressbuch im Firmenumfeld oder aus einem neuen E-Mail-Kontakt anlegen.

Wenn Sie Mitglieder aus den Outlook-Kontakten hinzufügen wollen, listet Outlook alle lokalen Kontakte auf. Sie können hier einen oder mehrere Kontakte (gedrückte STRG-Taste) auswählen, welche dann unten im Feld „Mitglieder“ eingefügt werden.  Mit OK bestätigen Sie die Auswahl. Für Kontakte aus dem Adressbuch gehen Sie analog vor.

Auswahl von Mitgliedern für die Kontaktgruppe

Auswahl von Mitgliedern für die Kontaktgruppe

Als dritte Möglichkeit können Sie auch Mitglieder aus neuen E-Mail-Kontakten hinzufügen.  Für diese Möglichkeit müssen Sie nur den angezeigten Namen sowie die Mailanschrift angeben und können zudem über das Häkchen „Zu den Kontakten hinzufügen“ festlegen, ob aus den Eingaben auch ein lokaler Kontakt angelegt werden soll.

Mitglied einer Verteilergruppe aus einem E-Mail-Kontakt

Mitglied einer Verteilergruppe aus einem E-Mail-Kontakt

2. Mitglieder einer Kontaktgruppe hinzufügen oder entfernen

Erstellte Kontaktgruppen finden sich in den Kontakten und können auch einer Kategorie zugeordnet werden.

Eine Kontaktgruppe kann einer Kategorie zugeordnet werden

Eine Kontaktgruppe kann einer Kategorie zugeordnet werden

Kontaktgruppen können mit einem Doppelklick geöffnet werden. Sie sehen dann alle Mitglieder und können hier neue Mitglieder wie unter Punkt 1 beschrieben hinzufügen oder bestehende Kontakte editieren bzw. entfernen.

Verteiler in Outlook bearbeiten

Verteiler in Outlook bearbeiten

3. Vorhandene Empfänger in eine neue oder bestehende Kontaktgruppe importieren

Wenn Sie bereits eine Mail haben, welche an einen Verteiler versendet wurde, können Sie diese auch für eine neue oder bestehende Kontaktgruppe in Outlook verwenden. Öffnen Sie dazu die Mail und markieren Sie alle Kontakte in dem „An“-Feld. Drücken Sie dann die Tasten STRG+C und wechseln Sie in eine bestehende oder neue Kontaktgruppe. Klicken Sie dann auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie „Aus Outlook-Kontakten“. Setzen Sie den Cursor in das Feld „Mitglieder“ und drücken Sie STRG+V. Damit werden die Empfänger aus der Zwischenablage in das Feld Mitglieder eingefügt.

Kontaktgruppe aus einer bestehenden Verteilerliste importieren

Kontaktgruppe aus einer bestehenden Verteilerliste importieren

Wenn Sie nun OK drücken, finden sich die Empfänger auch in der Kontaktgruppe.

Verteilerliste importieren

Verteilerliste importieren

4. So verschicken Sie eine Sammelmail an mehrere Kontakte

Um nun an die neue Gruppe eine Mail zu versenden, gibt es mehrere Wege. Sie können die Kontaktgruppe öffnen und dann auf den Button E-Mail-Nachricht klicken oder die Kontaktgruppe in den Kontakten auswählen und über das Kontextmenü „Erstellen -> E-Mail-Nachricht“ auswählen.

Sammelmal an mehrere Kontakte aus Verteilergruppe

Sammelmal an mehrere Kontakte aus Verteilergruppe

Sobald Sie eine Mail an eine Kontaktgruppe erstellen, wird im „An"-Feld nur der Namen der Gruppe angezeigt. Wenn Sie auf das Plus-Symbol klicken, klappt die Adressliste auf und Sie sehen alle Empfänger, können hier von Hand noch welche herausnehmen und per Drag and Drop mit cc oder bcc anschreiben.

Sammelmail an den E-Mail-Verteiler

Sammelmail an den E-Mail-Verteiler

5. Kurze Namen für den E-Mail-Verteiler erleichtern die Arbeit in Outlook

Wenn Sie die Kontaktgruppe mit kurzen Namen wie „Quartalsbericht“ benennen, können Sie künftig in das AN-Feld einfach den Namen der Gruppe eingeben. Outlook erkennt nun selbstständig, dass es einen Kontakt mit diesem Namen gibt und schlägt die passende Kontaktgruppe für die Rundmail vor.

Name des E-Mail-Verteilers kurz halten

Der Name des E-Mail-Verteilers sollte nicht zu lang werden.

36 Bewertungen

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne Ø 4,40
Loading...