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Für Angestellte, Freiberufler und alle anderen Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis arbeiten, gilt eine Regelung des Arbeitsministeriums, nach der Sie kontinuierlich Ihre Arbeitszeiten erfassen müssen. Während früher dafür ein Blatt Papier oder eine Stechuhr nötig waren, übernehmen inzwischen Collaboration-Tools und Apps diese Aufgabe. Damit verringern Sie nicht nur den bürokratischen Aufwand, sondern verbessern zugleich auch die Transparenz und Ihr Zeitmanagement. In diesem Beitrage stellen wir Ihnen die vier besten Apps zur Zeiterfassung für iPhone und Android vor.

Was sollte eine gute App zur Zeiterfassung bieten?

Eine gute Zeiterfassungs-App sollte neben Basisfunktionen wie der automatischen, standortbasierten Zeiterfassung und einem Arbeitszeitrechner auch über eine Verwaltungs- und Tracking-Möglichkeit für die erfassten Stunden verfügen. Idealerweise sollten die Daten der Zeiterfassung außerdem in andere Anwendungen exportiert werden können.

Bieten kostenlose und Open Source Tools den gleichen Funktionsumfang wie kommerzielle Programme?

Die kostenlosen Zeiterfassungs-Apps sind in Hinblick auf den Funktionsumfang häufig sehr eingeschränkt und bieten oftmals nur einen Bruchteil der Features einer kommerziellen Lösung.

Kann ich mit einer Apps zur Zeiterfassung auch ein Fahrtenbuch führen?

Ja, die Software Timr, die wir Ihnen weiter unten vorstellen, bietet neben Funktionen zur Stundenerfassung und Mitarbeiterverwaltung auch ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS.

1. Factro: Die Lösung für Teams

Die factro App ist die mobile Version des gleichnamigen Projektmanagement- und Zeiterfassungstools, mit dem Sie Ihre Leistungen mit wenigen Mausklicks transparent und kontextbezogen erfassen können. Das Tool ermöglicht ein ortsunabhängiges Aufgabenmanagement im Team und unterstützt Sie so gut wie möglich beim Daily Business.

Dazu hält factro eine ganze Reihe praktischer Funktionen bereit:

  • Erfassen Sie neue Ideen und Aufgaben im Aufgabenzettel und ordnen Sie diese in App Ihrem Projekt zu.
  • Sehen Sie Neuigkeiten zu Ihren Aufgaben in Echtzeit und bleiben Sie immer auf dem aktuellsten Stand. Zudem werden Sie in Echtzeit informiert, wenn es neue Kommentare oder Dokumente zu einem Task gibt.
  • Behalten Sie über Meine ToDos Ihre wichtigsten Aufgaben im Blick.
  • Verfolgen Sie über Meine Verantwortung alle Aufgaben der Ausführenden.
  • Haken Sie von unterwegs Checklisten-Punkte ab oder setzen Sie einen Kommentar zu Ihrer Aufgabe.

Wenn Sie die Business Cloud oder die Professional Cloud nutzen, werden Ihre Aufgaben automatisch synchronisiert – ganz gleich, ob Sie Ihr Smartphone, Tablet oder den PC verwenden. Factro ist für iOS und Android auf der Webseite der Herstellers oder in den einschlägigen Stores verfügbar. Die Basis-Cloud ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Weitere Informationen zu den aktuellen Preismodellen finden Sie hier.

  • intuitive Benutzeroberfläche
  • schnell & leistungsstark
  • Updates zu Aufgaben in Echtzeit
  • auch für große Teams geeignet
  • Serverstandorte in Deutschland (DSGVO-konform)
  • kaum Individualisierungsmöglichkeiten
  • keine externen Integrationen möglich
  • Nutzung für Privatpersonen nicht möglich

2. Toogl Track: Das Reporting-Tool

Bei Toogl Track handelt es sich im Gegensatz zu factro um ein reines Zeiterfassungs-Tool für verschiedene Tätigkeiten und Projekte, in dem die Stunden wahlweise mittels Stoppuhr oder per manueller Eingabe festgehalten werden. Das intelligente Auswertungssystem bereitet die erfassten Leistungen für bestimmte Zeiträume grafisch auf und zeigt Ihnen die Ergebnisse anschließend in verschiedenen Diagrammen an. So behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern können die Zeiten für unterschiedliche Tage leichter vergleichen.

Ein sehr praktisches Feature für Teamleiter ist die sogenannte Team-Funktion, mit der Sie Projekte aufgeteilt auf die Team-Mitglieder und den Team-Fortschritt leichter im Auge behalten können. Die Basis-App von Toggl Track ist kostenlose nutzbar, allerdings fehlen dieser die Buchhaltungsfunktionen (z.B. Verdienst oder Rundungen), die E-Mail-Benachrichtigungen und die Möglichkeit, Stunden dedizierten Aufgaben (anstelle von Projekten) zuzuordnen. Mit einem Upgrade auf einen der kostenpflichtige Business-Tarife (ab ca. 8 Euro pro Nutzer und Monat) können Sie darüber hinaus aber auch noch abrechnungsfähige Beträge berechnen und firmeninterne Reports erstellen. Für den Privatgebrauch ist die Free-Version aber vollkommen ausreichend.

Gut zu wissen: Neben den Apps für iOS und Android gibt es Toggl Track auch als Desktop-Version mit mehr Funktionen (z.B. für die Kunden- und Teamverwaltung).

  • einfaches, intuitives Handling
  • Offline-Tracking möglich
  • mit Fremdanwendungen kompatibel
  • transparente Preismodelle
  • keine Budgetfunktionen
  • derzeit nur auf Englisch verfügbar
  • kein deutscher Support

3. Timr: Die App mit integriertem Fahrtenbuch

Die Timr – App für iOS und Android ist eine Komplettlösung, mit der Sie nicht nur Arbeitszeiten dokumentieren, sondern zugleich auch ein Fahrtenbuch führen können. Zu diesem Zweck bietet das Tool neben Funktionen zur Stundenerfassung und Mitarbeiterverwaltung auch ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS sowie Features für die Verwaltung von Teams und Projekten.

Gut zu wissen: Das integrierte Fahrtenbuch von Timr wird auch vom Finanzamt akzeptiert und ist mit den Regeln des Arbeitsministeriums konform.

Fahrtenbuch in der Zeiterfassungs-App Timr

Das integrierte Fahrtenbuch von Timr wird auch vom Finanzamt akzeptiert.

Besonders praktisch: Die App misst Ihre Arbeitszeit auch dann, wenn Sie offline sind. Sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben, werden die Daten mit dem Server synchronisiert. Arbeitszeiten, die Projekten, Aufgaben oder Kunden zugeordnet werden, tracken Sie in Echtzeit oder tragen Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein. Auf dem Benutzer-Dashboard stehen Ihnen überdies zahlreiche Auswertungsmethoden zur Verfügung, während Sie über das Budget-Dashboard die Finanzen im Blick behalten oder Projektzeitberichte erstellen.

Timr eignet sich sowohl für Freiberufler und Selbstständige (z.B. Handwerker) als auch für kleine und mittelständische Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Danach können Sie zwischen einer (sehr eingeschränkten) Gratis-Version oder einer kostenpflichtigen Variante (ab 8 Euro pro Nutzer und Monat) wählen. Bei jährlicher Zahlweise erhalten Sie vom Hersteller 10 Prozent Rabatt.

  • Zeiten können auch offline erfasst werden
  • integriertes Fahrtenbuch (vom Finanzamt anerkannt)
  • keine Integration in Drittanbieter-Tools möglich
  • kostenlose Version im Funktionsumfang stark eingeschränkt

4. atWork: Die iOS-Alternative

Zeiterfassung mit der atWork App

atWork berechnet auf Wunsch auch Überstunden und Verdienst.

Mit der App atWork können Sie mit wenigen Handgriffen Arbeitszeiten an Ihrem iPhone oder der Apple Watch erfassen. Das Tool richtet sich dabei in erster Linie an Einzelbenutzer und nicht an Teams, verfügt aber dennoch über zahlreiche nützliche Funktionen. Darunter beispielsweise eine automatische Berechnung von Überstunden und Verdienst oder die Möglichkeit, Einträge bestimmten Projekten, Kunden oder Aufgaben zuzuordnen. Zudem können Sie Ihre Stunden bei der Buchung mit optionalen Zusatzparametern (z.B. Start- oder Endzeit, Stundensatz) versehen.

Die gespeicherten Stunden können Sie anschließend per E-Mail versenden (als PDF, CSV oder Excel-Datei). atWork ist in der Basis-Version kostenlos. Zusatzfeatures wie die Überstundenberechnung, automatische Pausen oder der Datenexport müssen allerdings einzeln oder als Gesamtpaket hinzuerworben werden.

  • Datenexport und standortbasierte Zeiterfassung
  • automatische Datensicherung in der Cloud
  • mit Siri steuerbar
  • mit der Apple-Watch kompatibel
  • DSGVO-konform
  • keine Nutzung und Synchronisation am Computer (ausgenommen Export-Funktion) möglich

Gut zu wissen: Mit Zeus X Mobile bietet auch die ISGUS GmbH, ein führender deutscher Hersteller von Systemlösungen für Datenerfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung eine eigene App zur Zeiterfassung an. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

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Apps zur Zeiterfassung: Zeiterfassung auf iPhone und Android leicht gemacht
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