Cloud-ERP: Vor- und Nachteile vom Arbeiten mit ERP-Systemen in der Cloud

Jedes Projekt steht und fällt mit seiner Organisation. Gerade für Unternehmen ist deswegen eine einfache und übersichtliche Lösung für die Planung und Gestaltung von Betriebsabläufen elementar. Hierzu stehen sich verschiedene Formen der Unternehmensorganisation im IT-Bereich gegenüber.

Auf dem aufstrebenden Ast befinden sich Systeme der Cloud-ERP. Wobei es sich darum genau handelt, welche Vorteile das Arbeiten in der Cloud für Unternehmen mit sich bringt und für welche Zwecke die Online-ERP eingesetzt werden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. ERP-Definition: Ein ERP-System ist speziell auf die Optimierung von Unternehmen zugeschnitten

Die online ERP ist vielseitig anwendbar.

Bei einem ERP-System handelt es isch um eine Form von Enterprise Resource Planning. Sie soll also dazu dienen Betriebsabläufe innerhalb eines Unternehmens planbar zu machen und übersichtlich zu gestalten. Die Nutzung der modernen ERP-Software beruht auf der Nutzung von Cloud-Plattformen. Somit sollen die einzelnen Module innerhalb eines Betriebes optimal miteinander verknüpft werden können.

Das Enterprise Resource Planning bezieht sich auf die verschiedenen, planbaren Unternehmensbereiche, wie:

• Beschaffung und Lagerverwaltung
• Auftragsmanagement
• Finanzen und Buchhaltung
• Personalwesen und Personalplanung
• Sales und Vertrieb

In der Vergangenheit wurde die ERP vor allem für die Koordination in großen Unternehmen verwendet. Doch inzwischen soll die Softwarelösung auch Vorteile für mittelständische Unternehmen mit sich bringen. Auch kleine Unternehmen, wie Start-Ups sollen langfristig mit Hilfe von Cloud-ERP sparen können.

2. Das Arbeiten in der Cloud hat viele Vorteile

Inzwischen wird die Cloud-ERP als Allroundlösung für die verschiedensten Unternehmensmodelle angepriesen. Ressourcen sollen mit ihr optimal geplant werden, vor allem die Arbeit in der Logistik und Warenwirtschaft soll ohne Reibungen verlaufen. Tatsächlich bringt das Arbeiten mit Hilfe der Cloud-Software viele Vorteile mit sich und vereinfacht Unternehmensstrukturen.

2.1. Hardware muss gewartet werden, Software nicht

Die Wartung von Hardware von IT-Mitarbeitern entfällt bei der online ERP.

Ein offensichtlicher Vorteil ist die Tatsache, dass es sich bei der ERP um eine Softwarelösung handelt. Ständige Wartung und Pflege von Hardware-Installationen fallen also weg. Die Fehlerbehebung, sowie das Updaten der ERP erfolgt online. Somit kann langfristig eine Senkung der Betriebskosten erreicht werden.

2.2. Übersicht über Finanzplanung

Vor allem in der Finanzplanung werben Vertreiber von Cloud-ERP-Systemen mit Übersichtlichkeit. Durch das einfache Design und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit sollen in den Finanz- und Investitionssektoren von Unternehmen Fehlerquellen und Diskalkulationen präventiv behandelbar sein. Somit wird die Finanzplanung mit geringerem Risiko ermöglicht.

2.3. ERP-Software arbeitet modular

Der womöglich größte Vorteil für Unternehmen ist die Modularität von ERP-Services in der Cloud. Gerade für Start-Ups, die sich noch in der Entwicklung befinden, ist der flexible Ausbau der ERP-Software jederzeit möglich. Auch in größeren und komplexeren Unternehmensstrukturen ist die modulare Arbeitsweise von Vorteil. Hier können die einzelnen Arbeitsprozesse miteinander verknüpft und die allgemeinen Betriebsabläufe stets im Überblick gehalten werden.

2.4. Optimierung der Arbeitsabläufe

Nicht nur im Finanzbereich von Unternehmen, sondern auch in der Ressourcenplanung soll die ERP-Software unter die Arme greifen. Durch die hohe Übersichtlichkeit und das Verknüpfen der verschiedenen Arbeitsbereiche ist das Erkennen von Einsparpotentialen möglich. Somit verfolgt die Arbeit mit ERP-Software vor allem das Ziel, ressourcensparend zu agieren.

Hinweis: Zusätzlich können die Arbeitsabläufe auch unterwegs überprüft werden. Dadurch wird eine noch höhere Flexibilität für Unternehmensführer gewährleistet, die viel von unterwegs aus arbeiten.

2.5. Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren

Durch das Automatisieren manueller Arbeitsprozesse erhalten Mitarbeiter mehr Zeit um sich beispielsweise auf das Customer-Relationship-Management (CRM) zu fokussieren. Somit kann die online ERP nicht nur Betriebsabläufe optimieren, sondern auch die Mitarbeiter können effizienter ihre Aufgaben bearbeiten. Langfristig führt dies zu einer Umsatzsteigerung.

Die Vorteile eines Cloud-ERP Systems sind in diesem Video der Firma SAP noch einmal zusammengefasst:

3. Cloud-Services haben auch Nachteile

Auch Cloud-Services bringen nicht nur Vorteile mit sich. Zwar ist die Technik für jedes Unternehmen leicht zu installieren, doch auf der anderen Seite können Anwendungsschwierigkeiten auftreten. Zudem profitiert nicht jedes Business von der Software.

3.1. Module lassen sich nicht problemlos verknüpfen

Bei den Modulen gibt es Verknüpfungsprobleme.

Einer der großen Vorteile der ERP-Software ist die Verknüpfung der einzelnen Sektoren, die jedoch durch Probleme in der Anwendung geschmälert werden kann. Beschwerden über Integrationsprobleme in bereits bestehenden Strukturen machen den Umstieg auf die Cloud-ERP gerade in komplexen Unternehmensstrukturen schwierig. Kritiker sind zudem der Meinung, dass lediglich die Übernahme von bestehenden Anwendungen in die Cloud stattfindet, ohne dass es zu einer Optimierung oder Verbesserung kommt.

Aus diesem Grund ist die Installation von ERP-Systemen eher in Sektoren sinnvoll, die sich gerade im Aufbau befinden oder in denen ohnehin eine Neuorganisation stattfindet. Auch Start-Ups, die sich von Anfang an für ein ERP-System entscheiden, umgehen meist Integrationsprobleme.

3.2. Es gibt noch nicht viele Cloud-ERP-Services

Zwar bieten sich schon einige, große Unternehmen wie SAP Cloud-Services an, jedoch ist die Auswahl nicht groß. Aus diesem Grund ist die Vielfalt der Services noch nicht so ausgereift, wie sie sein könnte. Für manche Unternehmen können deswegen die fehlende, individuelle Anpassbarkeit oder die mangelnde Flexibilität ein Manko sein.

3.3. Anwender und Kunden befürchten Sicherheitsrisiken

Kritiker befürchten Sicherheitslücken.

Kritiker der neuen Cloud-Technologie stürzen sich zumeist auf mögliche Sicherheitsrisiken. Auch Kunden könnten Bedenken in puncto Datenschutz und Datensicherheit äußern. Genauso gibt es Warnungen beim mobilen Fernzugriff auf die Inhalte in der Cloud, da die Netzwerksicherheit ist unterwegs oft nicht gewährleistet.

Aus diesem Grund ist es wichtig sich vorher beim Anbieter über die bestehenden Sicherheitsstandards zu informieren. So sollten beispielsweise darauf achten, dass sich die Server im eigenen Land befinden und der Vertreiber der Cloud-ERP über eine Datensicherung in einem zertifizierten Sicherheitszentrum verfügt. Auch die Speicherung der Daten an mehren Standorten erhöht ihre Sicherheit.

Hinweis: Das Zurückgreifen auf eigene Authentifizierungs- und Verschlüsselungstechnologien ist zu empfehlen, um eine zusätzliche Datensicherheit zu gewährleisten.

3.4. Eine stetige Online-Verbindung ist Voraussetzung

Ein wahrscheinlich eher kleineres Problem ist die Abhängigkeit von einer stetigen Online-Verbindung. Da diese meist ohnehin besteht, kommt es nur bei Verbindungsproblemen zu Stops im Betriebsablauf.

Ein weitaus größerer Nachteil kann die fehlende Kontrolle über Updates sein. Auch die Instandhaltung und Weiterentwicklung der ERP erfolgt über die online Verbindung. Doch Updates dienen im Wesentlichen der Verbesserung der Software. Damit es im Betriebsalltag nicht zu Verzögerungen kommt, kann man die automatischen Updates verschieben oder später, zu einem besseren Zeitpunkt, installieren.

4. Vor- und Nachteile vom Arbeiten mit der ERP-Software im Überblick

5. Für diese Branchen ist das Einrichten einer online ERP sinnvoll

Gerade im Baugewerbe kann die Nutzung einer Cloud-ERP sinnvoll sein.

Durch den stetigen Ausbau und die Weiterentwicklung von online ERP-Services tendieren immer mehr Unternehmen zu der Software-Installation. Gerade für Unternehmen mit kleinschrittigen oder ausgelagerten Produktionen bietet die online ERP den nötigen Überblick. Deswegen profitieren Unternehmen im:

Aber auch Dienstleistungsunternehmen, die Ihren Kunden eine einfach Handhabung gewährleisten möchten, ziehen ihre Vorteile aus der online ERP. Aus diesem Grund findet sie auch Anwendung im:

• Handel,
• Sozial- und Gesundheitswesen,
• bei Kredit- und Versicherungsunternehmen sowie
• im Gastgewerbe.

6. Kosten für die Anschaffung

Ob die Kosten-Nutzen-Rechnung aufgeht, hängt vom Anbieter und der Verwendung ab.

So vielfältig wie die Funktionen der online ERP sind auch die Finanzierungsmodelle für eine solche Cloud-ERP. Einen Vorteil haben aber die meisten Anbieter gemeinsam: Es wird über eine monatliche Pauschale abgebucht. Somit bleiben auch diese Ausgaben planbar.

Manche Vertreiber wie die Firma Weclapp arbeiten beispielsweise mit hybriden Arbeitsmethoden. Das Management erfolgt über die Cloud, während bestimmte Bereiche auch nur im in-House-Betrieb laufen. Weclapp bietet verschiedene Modelle mit unterschiedlich großem Umfang an, die sich zwischen 15€ pro Anwender im Monat bis zu 40 pro Anwender im Monat erstrecken.

Andere Anbieter wie Sage-Office-Line 24 bieten eine online ERP an, die vor allem für Erweiterungen aufgebaut ist. Die Steuerung kann genauso über verschiedene Apps erfolgen, die sich verknüpfen lasen. Dieser Service beginnt jedoch bei 89€ pro Anwender im Monat.

Wieder andere Unternehmen bieten Pauschalen für mehrere Mitarbeiter an. So kostet die MyFactory-Cloud 300€ im Monat. Dafür können fünf Anwender auf die online ERP zugreifen.

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