ERP-Systeme in der IT – worauf ist zu achten?

Viele Gründer starten ihre Selbstständigkeit längst nicht an renommierten Standorten oder in großen Büros. Nein, sie beginnen im eigenen Wohnzimmer, auf dem Dachboden oder in der Garage. Ein solcher Arbeitsplatz genügt häufig völlig aus in den mageren Anfangszeiten eines Start-Ups. Theoretisch kann ein Gründer auch ohne Softwareunterstützung die Arbeit planen und sogar verschiedene Unternehmensbereiche miteinander verknüpfen. Irgendwann kommt jedoch der Punkt, an dem Unterstützung notwendig ist. Nun wird ein ERP-System interessant, immerhin verknüpft es nicht nur Arbeitsbereiche, sondern hilft auch, Verbesserungspotenzial aufzuspüren. Nur, was ist das System überhaupt? Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig und in welchen Bereichen ist es ideal? Dieser Artikel gibt einen Überblick.

ERP-System - was ist das eigentlich?

Hinter der Abkürzung ERP steht »Enterprise Resource Planning«. Die Software integriert diverse geschäftliche Anwendungen und Betriebsdaten. Diese Bereiche werden in einer zentralen Datenbank zusammengeführt und dort verarbeitet. Die meisten ERP-Systeme integrieren die folgenden Bereiche:

• Personalwesen - alles, was mit den Angestellten, Aushilfskräften und auch der Geschäftsführung zusammenhängt, wird über diesen Bereich geleitet.
• Mobile Anwendungen - die meisten Unternehmer arbeiten mit mobilen Anwendungen. Um eine stetige Synchronisation sicherzustellen, können die Anwendungen mit diesem Systembereich kombiniert werden.
• Dokumentenmanagement - Lieferscheine, Rechnungen, Personalbögen, Warenbeschriftungen und Versandscheine - Dokumente gehören in diesen Bereich.
• Projektmanagement - der Terminkalender eines Gründers. Hier kann er Projekte anlegen und so planen, dass er die Arbeit fristgerecht fertigstellen kann.
• Workflow - dieser Bereich deckt mitunter die notwendigen Arbeitsschritte ab.
• Business Intelligence - dieser Systemabschnitt wertet die einzelnen Prozesse aus und hilft dabei, Verbesserungspotenzial aufzuspüren.

Welche Hauptaufgaben die ERP übernimmt, ist von Business zu Business unterschiedlich. Ihre besondere Stärke kann die Lösung in produzierenden Unternehmen zeigen, da über sie die Materialbedarfsplanung bis ins kleinste Detail sichergestellt werden kann.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System?

Jeder, der sich einmal mit Softwares oder IT-Lösungen auseinandergesetzt hat, kennt die Floskeln. Natürlich hat jedes System und jedes Programm Vorteile, doch für den Einzelnen wird häufig nicht klar, warum nun ausgerechnet dieses System für ihn selbst gut ist. Gewissermaßen trifft das auch auf die ERP-Lösung zu, denn auch hier muss jeder für sich entscheiden, ob das System für ihn in die Wahl kommt und ob die Systemvorteile dem eigenen Unternehmen helfen können:

• Datenbasis - das ERP-System realisiert eine Datenbasis, die für alle Abteilungen gleich und zugänglich ist. Der Informationsfluss zwischen Abteilungen wird somit verbessert. Dieser Punkt trifft auch auf IT-Gründer zu, die für Projekte mit anderen Personen zusammenarbeiten. Der Grafiker könnte beispielsweise auf die Daten zugreifen, die auch der Programmierer sieht.
• Transparenz - da die Software alle Unternehmensbereiche miteinander vernetzt und die Inhalte aufgerufen werden können, entsteht eine erhöhte Transparenz.
• Optimierung - sobald ein ERP-System installiert wird, werden die bisherigen Arbeitsprozesse automatisch geprüft. Die Software unterstützt die Einhaltung bestimmter Prozesse und sorgt aufgrund von Programmierungen dafür, dass rechtliche Dokumentationen korrekt und direkt erfolgen.
• Zusammenarbeit - durch vernetzte Dokumente und das Managementsystem können auch Teams an anderen Standorten nachhaltig mitarbeiten und auf aktuelle Daten zugreifen.
• Zeitersparnis - die Dokumentation eines ERP-Systems erfordert eine bestimmte Vorgehensweise. Diese wirkt sich auf die Abarbeitung von Aufgaben aus, da die Software mehr oder weniger durch den Prozess leitet. Da alle Informationen an einem Ort sind, verschmälert sich der Suchaufwand. Viele Unternehmen erhalten hierdurch einen Wettbewerbsvorteil.
• Kostensenkung - häufig reduziert sich der Verwaltungsaufwand durch ein ERP-System. Da Warenlieferungen oder Nachbestellungen genau getimt werden können, lässt sich sogar die Lagerhaltung verringern.
• Motivation - in jedem Betrieb gibt es Routineaufgaben, auf die niemand Lust hat und die langweilig sind. Das ERP-System verknüpft viele dieser Arbeiten automatisch mit anderen Prozessen, sodass die Daten nicht in großen Mengen auf einmal eingegeben werden müssen. Im Resultat entfallen Routineaufgaben und häufig auch Überstunden.

Voraussetzungen

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, welche Voraussetzungen überhaupt für ein ERP-System vorliegen müssen. Muss sich ein produzierender Gründer, der bislang problemlos mit einem Laptop und vielleicht einem PC auskam, direkt einen Serverraum in der Garage einrichten? Nein, natürlich nicht. Die ERP-Systeme gibt es in unterschiedlichen Varianten, sodass jeder sie nutzen kann:

• Windowsnutzer - für Windowsnutzer gibt es diverse Angebote. Selbst Microsoft hat eine eigene ERP-Lösung, diese richtet sich jedoch an Großanwender.
• Applenutzer - auch hier sind natürlich etliche Lösungen auf dem Markt.

Letztendlich ist es jedoch unerheblich, welches System der End-PC aufweist. Da die Datenzusammenführung auf einem Server stattfindet, sind nur die Zugriffspunkte entscheidend. Je nach Größe des Systems ist ein privater Server auch nicht ausreichend. Gründer oder kleinere Unternehmen sind oft mit einem cloudbasierten ERP-System besser beraten:

• Speicherung - die Daten werden in der Cloud gespeichert und können ständig aufgerufen werden.
• Service - der Service der Clouddienste sich häufig auch für Kleinunternehmer sehr gut. Die Notwendigkeit einer eigenen IT im Unternehmen entfällt.
• Kosten - auf einer Cloud basierende ERP-Systeme sind im Vergleich zu den Unterhaltskosten eines eigenen Servers, dessen Wartung und des IT-Personals günstiger.

Wichtig ist zu wissen, dass jedes ERP auf die eigenen Bedürfnisse abgestimmt werden kann. Dafür müssen Gründer jedoch genau schauen, was die einzelnen Lizenzverträge beinhalten und ob einige Punkte hinzugekauft werden müssen. Gerade die Produkte für Großkonzerne sind in dieser Hinsicht nicht immer klar geregelt. Auch sollte jeder Unternehmer eine Schulung am Anfang mitberücksichtigen, da die Systeme erlernt werden müssen, damit alles korrekt funktioniert. Wer beispielsweise einmal mit SAP gearbeitet hat, weiß warum.

Wenn der manuelle Planungsaufwand überhand nimmt, ist Softwareunterstützung gefragt. @ geralt (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Fazit - auf lange Sicht nützlich

Auf lange Sicht ist ein auf einen Betrieb zusammengeschnittenes ERP-System sicherlich sinnvoll. Dabei ist es gut, wenn es möglichst früh in die Arbeit integriert wird, da so die Datenübernahme wegfällt und das Fehlerpotenzial bei der Datenübernahme deutlich geringer ist. Zudem können die Arbeitsprozesse nun direkt von Beginn an professionalisiert werden, was natürlich Kosten spart und einen besseren Start als Unternehmer ermöglicht.

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