Die digitale Buchhaltung ermöglicht es Unternehmen, die Buchhaltung effizienter zu gestalten und Aktenberge zu vermeiden. Der zusätzliche Aufwand durch das Einscannen der Belege wird durch die bessere Verfügbarkeit und die Einsparung von Druckkosten wieder ausgeglichen.
Dennoch gibt es einige Risiken und Kosten, die es bei der Digitalisierung der Buchhaltung zu beachten gilt. In unserem Ratgeber geben wir Ihnen wichtige Entscheidungskriterien an die Hand, mit denen Sie abwägen können, wann sich die Umstellung für ein Unternehmen lohnt.
- Digitale Buchhaltung spart Materialkosten und kann die Verfügbarkeit der Daten verbessern.
- Auch bei der digitalen Buchhaltung gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD). Es muss sichergestellt werden, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und Buchungen im Nachhinein nicht verändert werden können.
- Bei der digitalen Speicherung der Buchhaltung müssen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, die den Zugang unbefugter Dritter ausschließen.
Inhalt
1. Die Vorteile der digitalen Buchhaltung
1.1. Digitale Buchhaltung spart Platz und schont Ressourcen
Die Buchhaltung zu digitalisieren hat viele Vorteile, der offensichtlichste davon ist sicherlich, dass Belege nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden müssen. Durch die gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die in der Regel 10 Jahre betragen, können sich gewaltige Aktenberge anstauen, die nicht nur jederzeit verfügbar sein müssen, sondern auch gut strukturiert sein sollten, damit noch Jahre nach der eigentlichen Buchung, die Geschäftsaktivitäten zurückverfolgt werden können.
Das Digitalisieren der Buchhaltung ist ressourcenschonend und kann die Übersicht über die Unterlagen erleichtern.
Durch die elektronische Buchhaltung fällt die Übersicht wesentlich einfacher, aber auch hier muss eine klare Struktur einbehalten werden, die meistens von Ihrem Buchhaltungsprogramm vorgeben wird. Selbstverständlich gilt auch bei der digitalen Buchhaltung eine Aufbewahrungspflicht. Diese erfüllen Sie, indem Sie die Belege scannen und in die Buchhaltung einpflegen. Durch die digitale Archivierung können Sie die Belege in Papierform im Anschluss vernichten.
Das papierlose Büro hat zudem den Vorteil, dass Sie Rechnungen etc., die Sie bereits elektronisch erreichen, zum Beispiel über E-Mail, nicht mehr ausdrucken müssen. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern ist auch umwelt- und ressourcenschonend. Sollten Sie dennoch das Bedürfnis haben, Jahresabschlüsse oder bestimmt Bilanzen in Papierform durchzusehen, können Sie diese problemlos ausdrucken.
1.2. Das papierlose Büro erleichtert die Analyse der Unternehmensentwicklung
Dadurch dass alle Geld- und Warenbewegung in ein digitales Buchhaltungssystem eingepflegt werden, wird die Analyse der Geschäftszahlen erleichtert. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie sich mit einem Klick die Salden der Konten anzeigen lassen können und diese automatisch aktualisiert werden. Diagramme und Tabellen müssen nicht mehr manuell bearbeitet werden, sondern können aus dem Datensatz der digitalen Buchhaltung erstellt werden.
1.3. Das automatische Ausfüllen beschleunigt die Buchhaltung
Sobald ein Einzelunternehmer eine bestimmte Umsatz- bzw- Überschussgrenze überschreitet oder die Gesellschaft einer der gängigen Rechtsformen (GmbH, AG, KG etc.) unterworfen ist, ist eine doppelte Buchführung vorgeschrieben. Eine passende Buchhaltungssoftware kann nicht nur die Zuordnung zu den Konten erleichtern, sondern Buchungen sofort in alle betreffenden Konten übernehmen. Konkret bedeutet das, dass Sie Geschäftsaktivitäten nur noch chronologisch einpflegen müssen. Wenn Sie das Grundbuch bzw. Journal erstellt haben, werden die Buchungen automatisch auf alle betreffenden Konten übertragen. Deshalb kann bei der digitalen Buchhaltung der manuelle Nachtrag in Haupt- und Nebenbücher überwiegend entfallen. Der zusätzliche Aufwand des Einscannens der Dokumente wird also spätestens hier wieder ausgeglichen.
Auch bei der digitalen Buchhaltung muss auf die ordnungsgemäße Buchführung geachtet werden (GoBD). Nachträgliche Veränderungen von Buchungssätzen sind aus Gründen der Nachprüfbarkeit ausgeschlossen. Deshalb können Fehler auch hier ausschließlich über Korrekturbuchungen ausgeglichen werden.
Die digitale Buchhaltung hat auch den Vorteil, dass Sie sehr leicht eine automatische Rechnungsstellung implementieren können, sodass eine manuelle Buchung entfällt. Sollte eine Forderung nicht fristgerecht beglichen werden, können viele Programme auch automatisiert Mahnungen erstellen.
Durch die Verknüpfung von Buchhaltungsprogramm und Bankkonto können auch regelmäßige Zahlungen wie Miete und Personalkosten problemlos verbucht werden. Selbiges gilt natürlich auch für Zahlungseingänge, die eindeutig zugeordnet werden können.
1.4. Eine Online-Buchhaltung ist überall abrufbar
Durch eine Cloud-Speicherung wird die digitale Buchhaltung von überall abrufbar.
Je nachdem für welche Software Sie sich entscheiden, stellt sich die Frage, ob Sie die Daten auf einem einzelnen Computer oder in einer zentralen Cloud speichern. Die Cloud hat den Vorteil, dass Daten überall abrufbar sind. Dadurch ist es problemlos möglich, dass verschiedene Standorte eines Unternehmens hinsichtlich der Buchhaltung zusammenarbeiten und dass zugriffsberechtigte Mitarbeiter auch im Homeoffice die Daten ansehen und erweitern können. Viele Online-Buchhaltung brauchen zudem keine Softwareinstallation, sondern sind über den Browser erreichbar.
Bei einer Online-Buchhaltung sollten Sie aber immer auch den Datenschutz berücksichtigen. Wenn Sie über keine eigenen Server verfügen und fremde Unternehmen mit der Speicherung beauftragen (meistens das Unternehmen des Buchhaltungsprogramms), sollten Sie deren Vertrauenswürdigkeit überprüfen und wenn möglich auf inländische Serverstandorte achten. Um sich vor fremden Zugriffen und Hackern zu schützen, müssen Sie außerdem sichere Passwörter wählen, die regelmäßig geändert werden.
Hacker können über Schwachstellen in Ihrer Verschlüsselung oder Phishing-Mails an vertrauliche Passwörter gelangen. Besitzen Sie über kein entsprechendes Know-how, sollten Sie sich von IT-Sicherheitsfirmen beraten lassen.
Egal für welche Softwarelösung (online/offline) Sie sich entscheiden, in jedem Fall sollten Sie für zusätzliche Sicherungen sorgen, sodass Sie auch Zugriff auf Ihre Daten haben, wenn die zentralen Server der Online-Buchhaltung abstürzen oder die Festplatte Ihres Computers versagt. Dazu bietet sich ein externe Festplatte an, die Sie an einem anderen Ort lagern, sodass auch bei einem Brand, Einbruch etc. eine Sicherung Ihrer Daten existiert. Fehlen wichtige Belege wird das Finanzamt dies steuerlich zum Nachteil des Unternehmens auslegen.
1.5. Vereinfachte Kommunikation mit der Steuerberatung
Sofern Sie einen externen Steuerberater beauftragen, ist es wichtig, dass dieser den Zugriff auf die Belege hat. Bei einer analogen Buchhaltung werden jeden Monat die Belege gesammelt und der Steuerberatung in Papierform übergeben. Bei der digitalen Buchhaltung gestaltet sich dieser Prozess wesentlich einfacher, da der Steuerberater mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Daten in Echtzeit abrufen kann. Dabei ist es von Vorteil, wenn Steuerberater und Unternehmer die gleiche Software (z.B. die Datev Buchhaltung) nutzen.
Auch bei der Kommunikation mit der Steuerberatung sollten Sie darauf achten, dass keine unbefugten Dritten Zugriff auf Ihre Daten haben. Der E-Mail-Versand von Belegen und vertraulichen Finanzinformationen sollte ausschließlich verschlüsselt erfolgen. Dazu eignet sich zum Beispiel eine PGP-Verschlüsselung.
2. Risiken und Kosten der digitalen Buchhaltung
Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen lassen sich sensible Daten problemlos schützen.
Das größte Risiko, das mit der digitalen Buchhaltung einhergeht, ist der Datenklau. Sobald Daten online verfügbar sind, sind Sie auch potentiell dem Angriff durch Hacker ausgesetzt. Das gilt auch für einen normalen PC mit Netzwerkzugang. Mit den richtigen Sicherheitsvorkehrungen ist dieses Problem jedoch gut handhabbar.
Weitaus schwieriger gestaltet sich die Umgewöhnung auf die neuen Prozesse der Buchhaltung. Zuständiges Personal muss eventuell in die neue Software eingearbeitet werden. Finanziell kann die Umstellung auch mit der Neuanschaffung von Computern und Servern zu Buche schlagen.
Ein häufiges Problem ist auch die veränderte Kommunikation mit dem Steuerberater. Viele Steuerberater bevorzugen nämlich nach wie vor Belege in Papierform. Vor der Umrüstung sollten Sie also klären, ob Ihr Steuerberater digitale Belege akzeptiert bzw. welches digitale Übermittlungssystem sich in Zukunft am besten eignet. Gegebenenfalls kann es auch sinnvoll sein, zu einem Steuerberater zu wechseln, der sich auf digitale Buchhaltung spezialisiert hat.
Tipp: Achten Sie bereits bei der Softwareauswahl darauf, wie Sie die Daten an den Steuerberater übermitteln können.
3. Fazit
Eine Umstellung auf die digitale Buchführung ist zukunftsweisend, aber mit erheblichen Kosten verbunden. Die Zeit, die durch das Digitalisieren der Belege verloren geht, wird in der Regel an anderer Stelle wieder eingespart. Der große Vorteil der digitalen Buchhaltung ist die bessere Verfügbarkeit der Daten und die Materialersparnis. Inwiefern Arbeitsprozesse beschleunigt werden, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen. Im Folgenden haben wir eine kurze Pro-Conta-Liste erstellt, die Ihnen die Entscheidung erleichtern kann.
- Materialersparnis: Durch die Umstellung auf die digitale Buchhaltung können Druckkosten sowie Lagerräume gespart werden. Ökologisch ist die Umstellung sehr sinnvoll.
- Verfügbarkeit der Daten: Online-Buchhaltung ist von überall abrufbar. Das spart Zeit und ermöglicht Home-Office.
- Analyse der Unternehmensdaten: Dadurch dass die Datensätze schon digitalisiert sind, können sie leichter ausgewertet werden.
- Vereinfachte Kommunikation mit dem Steuerberater: Mit den richtigen Einstellungen haben Steuerberater automatisch Zugang zu den neusten Belegen.
- Umgewöhnung auf die neue Software: Mitarbeiter müssen eventuell auf die Anforderungen der neuen Software vorbereitet werden. Das kann mit erheblichen Kosten verbunden sein.
- Datensicherheit: Für die digitale Speicherung der Buchhaltung müssen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.
- Kosten für neue Hard- und Software (meist monatliche oder jährliche Bezahlung der Buchhaltungsprogramme)
- Zusätzliche Schutzmechanismen, die dem Datenverlust vorbeugen sollen
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