Datum: | Artikel 2018

Insbesondere bei Start-Ups und kleinen Unternehmen lohnt es sich oft nicht, eine eigene Arbeitskraft für die Lohnabrechnung zu bezahlen. Da herkömmliche Steuerberater und Lohnbüros sehr teuer sind lagern immer mehr Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung online aus. Die verschiedenen Anbieter unterscheiden sich dabei im Funktionsumfang und bezüglich der Automatisierung/persönlichen Betreuung. Erfahren Sie in diesem Ratgeber welche Möglichkeiten es gibt, die Lohnbuchhaltung online auszulagern. Zudem informieren wir Sie über typische Leistungen der Anbieter und zeigen mögliche Alternativen auf.

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  • In der Online-Lohnbuchhaltung müssen Sie in der Regel nur noch alle relevanten Daten in der Cloud oder Software eintragen. Die Erstellung von Abrechnungen, Meldungen an das Finanzamt und vieles weiteres übernimmt dann Ihr Dienstleister.
  • Zudem überprüfen die Anbieter Ihre Eingaben auf Richtigkeit und Plausibilität, um gängige Fehler bei der Lohnabrechnung zu vermeiden.
  • Online-Systeme werden auch von Steuerberatern angeboten. Bei diesen zahlen Sie etwas mehr, erhalten dafür aber einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihre Daten neben der Richtigkeit auch auf deren Effizienz prüft.

1. Das leistet Lohnbuchhaltung Online

mann drückt auf tastatur zur datenübermittlung ans finanzamt

Mit entsprechender Software können Sie relevante Daten unkompliziert an das Finanzamt schicken.

Das Idealbild der Online-Lohnbuchhaltung ist eigentlich recht einfach erklärt: Sie geben alle relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter ein und müssen sich sonst um nichts kümmern. Gehaltsabrechnungen, An- und Abmeldungen von Mitarbeitern und alle relevanten Meldungen an das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger geschehen automatisiert. Dies hilft dabei den Prozess der Buchhaltung enorm zu beschleunigen.

Außerdem macht das Buchführungsprogramm Sie auf je nach Beschäftigungsart benötigte Nachweise aufmerksam. Die verwendeten Formulare sind dabei bestenfalls auch für Laien bedienbar und bieten dennoch Raum für komplexe Geschäftsabläufe.

Die tatsächlich auf dem Markt existierenden Modelle unterscheiden sich hauptsächlich in 2 Dingen:

  1. Die Dateneingabe geschieht entweder über eine Buchhaltungssoftware (z.B. von Lexware oder DATEV) oder direkt im Browser über eine Cloudlösung.
  2. Optional können die aufbereiteten Daten anschließend an einen Steuerberater gesendet werden. Somit spart der Steuerberater Zeit und Sie Geld.

Sowohl Cloud- als auch Software-Lösungen bieten in der Regel einen sehr komfortablen Abruf aller relevanten Daten an. Die einfachsten Modelle bieten die Führung von Lohnkonten, Erstellung von Lohnabrechnungen und eine Stammdatenpflege der Mitarbeiter an. Auf der anderen Seite gibt es Komplettpakete, die alle personalrelevanten Bereiche abdecken, doppelte Buchführung beherrschen und nebenbei noch Abschlüsse erstellen können.

Weitere mögliche Eigenschaften der Tools sind:

  • Das Prüfen der Eingaben auf Plausibilität, um Fehler direkt zu vermeiden.
  • DATEV-Schnittstelle zur Übermittlung von Daten an den Steuerberater.
  • Dakota-Schnittstelle zur Übermittlungen von Meldungen an die Sozialversicherungsträger.
  • ELSTER Schnittstelle zur Übermittlung von Daten an das Finanzamt.
  • Möglichkeit, Betriebsprüfern Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren.
  • Das automatische Vorbereiten oder Ausführen von Überweisungen.
  • Die Berücksichtigung branchenspezifischer Gesetze.
  • Das Erstellen einer betriebswirtschaftlichen Analyse (BWA).

Info: Einige Anbieter (insbesondere auf Steuerberatung spezialisierte Kanzleien) bieten ausschließlich Komplettpakete an, bei denen für etwas mehr Geld ein persönlicher Ansprechpartner inklusive ist. Dieser überprüft die Richtigkeit Ihrer Daten, veranlasst, was manuell veranlasst werden muss und steht Ihnen für einen begrenzten Zeitraum pro Monat bei Fragen zur Verfügung.

2. Gesetzliche Vorschriften zur Lohnbuchhaltung

GKV-Zertifikat

Das GKV-Zertifikat zeichnet Anbieter aus, welche die gesetzlichen Anforderungen zur Übermittlung von Daten an die Krankenkassen erfüllen.

Grundsätzlich ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, jedem Arbeitnehmer eine Abrechnung zur Verfügung zu stellen, aus der die genaue Zusammensetzung von Lohn bzw. Gehalt hervorgeht. Es ist gesetzlich festgelegt, welche Angaben auf der Lohnabrechnung zu machen sind.

Des Weiteren müssen Versicherungspflichten der Arbeitnehmer beachtet und eingehalten werden. Alle mit der Lohnabrechnung zusammenhängenden Belege sind vollständig in unveränderbarer Form aufzubewahren. Auch die vorgeschriebenen Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger müssen eingehalten werden.

symbolbild elektronisches verfahren versus lohnsteuerkarte

Auch die relevanten Daten für die Lohnsteuer werden heutzutage elektronisch übermittelt.

Zudem ist es nach den GoBD mittlerweile Vorschrift, dem Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung alle relevanten Daten in digitaler Form (als Datenträger oder Schnittstelle) zur Verfügung zu stellen. Auch jede künftige Gesetzesänderung muss von einem Programm in Zukunft berücksichtigt werden.

All dies muss ein Programm zur Online-Lohnbuchhaltung leisten, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Denn im Falle von Fehlern müssen diese und die mit der Aufdeckung verbundenen Kosten innerhalb eines Monats bezahlt werden.

3. Was Lohnbuchhaltung Online kostet

Am preisgünstigsten sind in der Regel Software oder Cloudlösungen, die automatisiert funktionieren beziehungsweise manuelle Prozesse unterstützend begleiten. In der Regel gilt: Je kleiner der Betrieb, desto günstiger ist ein ausreichendes Buchführungsprogramm.

Die meisten Anbieter haben heutzutage von einer jährlich neu erscheinenden Software auf ein Programm umgestellt, welches ständig aktualisiert und im Abo bezahlt wird. Der folgenden Übersicht können Sie Angebote führender Anbieter für Kleinunternehmer entnehmen. Es gibt auch umfangreichere Angebote, die 200 oder mehr Mitarbeiter abdecken.

Anbieter Preis Mitarbeiter inklusive
WISO Lohn & Gehalt ab 112,81€ pro Jahr 15
lexware ab 17,90€ pro Monat 50
sage one 67€ pro Monat 20

Tipp: Möchten Sie diese Programme eigenständig anwenden, sollten Sie zumindest über Grundkenntnisse des Arbeits- Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrechts verfügen. Es empfiehlt sich für Laien zusätzlich etwas mehr Geld auszugeben um sich bei Fragen auf einen ständig verfügbaren Support verlassen zu können und die Grundlagen zu lernen.

Komplettpakete, die neben der Lohnbuchhaltung Online auch mögliche Korrekturen durch einen Steuerberater enthalten, können ab ca. 10 Euro pro Monat und Mitarbeiter abgeschlossen werden.

gründer sitzt an schreibtisch und macht seine lohnbuchhaltung online

Die Lohnbuchhaltung online abzuwickeln kann kleine und mittelständische Unternehmen entlasten.

Informieren Sie sich im Voraus, welche Funktionen Ihr Unternehmen benötigt und wie viel Zeit oder Personal Sie investieren können. Über Anbieter und Funktionsumfang können Sie sich zum Beispiel einem umfangreichen Buchhaltungssoftware-Test informieren.

Die meisten Anbieter können Sie anschließend kostenfrei testen und schlussendlich entscheiden, welcher Ihre Vorstellungen am ehesten erfüllt. Lesen Sie sich den Leistungskatalog der Angebote zudem unbedingt genau durch und achten Sie dabei auf eine transparente Preispolitik. Oft werden z.B. für bestimmte Bescheinigungen oder Serviceleistungen zusätzliche Gebühren erhoben.

3.1. Kostenlose Buchhaltungssoftware

Kostenlose Programme sind nur sehr eingeschränkt fähig einen Beitrag zur Lohnbuchhaltung zu leisten. Reine Freeware Programme erfüllen in der Regel nicht die gesetzlichen Anforderungen, verfügen nicht über nötige Schnittstellen oder werden zumindest nicht ständig aktualisiert.

Umsonst-Versionen von sonst kostenpflichtigen Programmen sind durchgängig so weit eingeschränkt, dass man spätestens nach dem Ablauf einer Testperiode oder aber für gewisse essentielle Leistungen der Programme bezahlen muss.

Daher raten wir von kostenlosen Tools zur Lohnabrechnung ab. Sie bieten Ihnen keine ausreichende Sicherheit, dass alle gesetzlichen Standards eingehalten werden.


Bildnachweise: Stockwerk-Fotodesign/Adobe Stock, momius/Adobe Stock, Coloures-Pic/Adobe Stock,

Natee Meerpian/Adobe Stock


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