Fahrtenbuch

Wer einen Dienstwagen fährt, ist sicherlich schon auf den Begriff des Fahrtenbuchs gestoßen. Denn wer den Firmenwagen nebenbei für private Zwecke nutzt, muss dies versteuern. Um die geschäftlichen von den privaten Fahrten zu unterscheiden, empfiehlt sich solch ein Buch. Durch die strikte Unterscheidung und Dokumentation sieht das Finanzamt, wie es die private Nutzung steuerlich zu bewerten hat. Was Sie für eine korrekte Buchführung beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Ratgeber.

Besteht eine Pflicht für das Fahrtenbuch?

Grundsätzlich gibt es bei einer privaten Nutzung des Firmenwagens zwei Optionen: Die erste ist die pauschale Ein-Prozent-Regelung, auch Listenpreismethode genannt. Hierbei rechnet man ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenwagens zum monatlichen Gehalt hinzu. Zusätzlich kommen zudem 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden zurückgelegten Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnort dazu. Letztlich führt dies zu einer höheren Lohnsteuer und somit einem geringeren Nettogehalt. Somit tragen folgende Faktoren zu einer höheren Steuerlast bei:

  • Firmenwagen besitzt hohen Wert
  • Großer Abstand zwischen Arbeit und Wohnung
  • Geringe Nutzung für private Zwecke

Um solch hohen Kostenfaktoren zu entgehen, rentiert sich ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Hierbei werden nur die tatsächlichen Fahrten versteuert. Zudem berücksichtigt die Buchführung zusätzlich Kostenfaktoren, die durch den Wagen aufkommen. Dazu gehören beispielsweise:

  • Tankkosten
  • Reparaturen
  • Parkgebühren
  • Autopflege

Was in das Fahrtenbuch gehört

Das Fahrtenbuch erfordert Konsequenz und eine regelmäßige Führung. Am besten tragen Sie direkt nach jeder Fahrt die relevanten Daten ein. Zunächst gibt es einmalige Angaben wie das Kfz-Kennzeichen und den Kilometerstand zu Jahresbeginn und -ende. Daneben dokumentieren Sie jede Fahrt individuell und lückenlos.

Was im Fahrtenbuch eingetragen werden muss, ist genau vorgegeben und wird von Finanzämtern häufig streng geprüft.

Bei einer Nutzung durch mehrere Personen muss sich zudem der Fahrer eintragen. Zusätzlich erwähnen Sie den Zweck der Fahrt, wobei man zwischen fünf Anlässen unterscheidet:

  1. Dienstliche Fahrten: Geschäftliche Angelegenheiten benötigen die genauste Dokumentation. Hier sind Angaben zum Zeitpunkt, der jeweilige Kilometerstand vor und nach der Fahrt, der Start- und Zielort sowie der Grund der Fahrt benötigt. Bei Umwegen ist die exakt gefahrene Route mit anzugeben.

Bei den folgenden Arten von Fahrten sind lediglich der Zeitpunkt und der Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft gefragt:

  1. Arbeitsweg
  2. Private Fahrten
  3. Fahrten in Zusammenhang mit anderen Einkommensquellen (wie Nebenjobs etc.)
  4. Fahrten bei doppelter Haushaltsführung

Mischfahrten richtig eintragen

Unter gewissen Umständen kann es jedoch auch dazu kommen, dass verschiedene Anlässe in eine Fahrt fließen. Eine sogenannte Mischfahrt lässt sich dann nicht klar einer Kategorie einordnen. Dies lässt sich am besten an einem Beispiel erläutern: Sie befinden sich bereits auf dem Weg nach Hause, jedoch ruft ein Kunde an und fragt nach einem kurzen Termin. Sie willigen ein und fahren einen entsprechenden Umweg.

Die Fahrt lässt sich jetzt weder vollkommen als privat noch als geschäftlich kategorisieren. Kann das Finanzamt den Umweg nicht klar nachvollziehen, so geht es direkt von einer privaten Fahrt aus. Bei einer Mischfahrt tragen Sie die entsprechenden Strecken für die unterschiedlichen Kategorien nachvollziehbar ein.

Digitale Alternativen

Um das Buch regelmäßig zu führen, müssen Sie die nötigen Utensilien immer bei sich tragen. Bei häufigen Fahrten kann die Dokumentation auf Dauer anstrengend sein. Mittlerweile gibt es digitale Lösungen, die einen großen Teil der Arbeit abnehmen. Das GPS zeichnet die Fahrten direkt auf, in einer dazugehörigen App können Sie weitere Daten wie den Zweck der Fahrt oder den Namen des Geschäftspartners nachtragen. Es existieren verschiedene Technologien, darunter folgende:

Elektronische Fahrtenbücher

Das elektronische Fahrtenbuch steht dem Nutzer entweder als OBD-Adapter inklusive passender App zur Verfügung oder wird fest ins Auto verbaut, beispielsweise im integrierten Navigationssystem. Mittlerweile gibt es hier einige sehr gute Anbieter in Deutschland. Zwar bestehen neben den Anschaffungskosten noch die Einbaukosten, dafür bieten solche Systeme einige Vorteile.

Das elektronische Fahrtenbuch mit Chip speichert die Daten auf einer Chipkarte, die Sie nach der Fahrt ganz einfach entnehmen. Die Karte des Anbieters TravelControl beispielsweise speichert rund 4000 Fahrten, Sie dürfen sie jedoch aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht überspielen. Dafür ist diese Option durch den TÜV zertifiziert, weshalb es zu keinen Streitigkeiten mit dem Finanzamt kommen sollte. Mit über 20 Jahren an Erfahrung bietet TravelControl zudem deutschlandweit den Ein- und Umbau ihrer Fahrtenbuch-Lösung mit zwei Jahren Wartungsgarantie

Dedizierte Fahrtenbuch-Apps – kfz-fahrtenbuch

Eine der mittlerweile beliebtesten Optionen. So bietet die App kfz-fahrtenbuch eine kostenlose Alternative für Smartphones. Sie öffnen lediglich die App, diese protokolliert darauf selbstständig die Fahrt. Durch die Standorterkennung per GPS schlägt kfz-fahrtenbuch automatisch die Start- und Zieladresse vor. Ansonsten lassen sich Orte, Adressen oder der Fahrtenzweck durch die Spracherkennung einfügen. Das Programm speichert die Daten in einer Cloud, sodass sie auf dem Smartphone und der Desktop-Version synchronisiert bleiben. Am PC fügen Sie dann gegebenenfalls fehlende Informationen hinzu. Dazu erhalten Sie eine Erinnerung durch das Fahrtenbuch, sollten die Daten unvollständig sein.

Zudem bietet die App eine Funktion, die stornierte Fahrten den Anforderungen des Finanzamtes entsprechend ausweist. Zudem lassen sich Fahrt-Statistiken nach Jahr, Monat, Woche und Kategorie in einem Bericht anzeigen.

Fahrtenbuch-Stecker – Vimcar

Als sicherste Methode gilt der Fahrtenbuch-Stecker. Mehrfach ausgezeichnet ist der OBD-Stecker von Vimcar. Dieser punktet durch eine schnelle Installation, so bringen Sie ihn in der Bordsteckdose im Fußraum des Wagens an. Die darin integrierte Hardware orientiert sich am Kilometerstand aus der On-Board-Diagnose sowie am aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs.

Durch die integrierte Sim-Karte sendet der Stecker die Daten der Fahrt direkt an den Server des Dienstleisters. Demnach ist kein Smartphone nötig, um die Strecken aufzuzeichnen. Über die App oder Desktop-Software lassen sich die Daten vervollständigen. Durch Rückgriff auf echte Fahrzeugdaten erzielt diese elektronische Lösung besonders genaue Ergebnisse, die bei rechtlichen Streitigkeiten Unklarheiten auflösen.

Vimcar ermöglicht es sogar, die notwendigen Dokumente in rechtssicherer Form für die Finanzbehörden zu exportieren. Dies ist BMF-konform, durch KPMG geprüft und von DATEV empfohlen.

Worauf das Finanzamt achtet

Das Finanzamt wirft oft ein sehr genaues Auge auf die Dokumentation von Fahrten. Damit es die Buchführung auch anerkennt, gibt es einige Voraussetzungen. Diese unterscheiden sich zwischen der handschriftlichen und der digitalen Version.

Handschriftliche Buchführung:

  • In einem gebundenen Buch oder Heft
  • Vollständige und leserliche Einträge
  • Nachträge oder Notizen jeglicher Art sind nicht erlaubt

Elektronisches Fahrtenbuch:

  • Daten dürfen sich nicht nachträglich manipulieren lassen
  • Export der Aufzeichnung in eine PDF oder Excel-Tabelle sind nicht anerkannt
  • Aufzeichnungen müssen sich für zehn Jahre speichern lassen

Lehnt das Finanzamt ein Fahrtenbuch ab, gilt automatisch die Ein-Prozent-Regelung. Demnach sollen alle Angaben wahrheitsgetreu sein und die Quittungen nicht den Aufzeichnungen widersprechen.

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Das Fahrtenbuch richtig führen – Grundlagen und digitale Lösungen
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