Lohnabrechnung im Homeoffice: Mit diesen Programmen geht es einfach

Tipps zum Arbeiten im Homeoffice – Bedingt durch die Kontaktbeschränkungen in der Corona-Krise arbeiten mittlerweile viele Menschen im Homeoffice. Dies bringt viele Vorteile mit sich – man spart Zeit, reduziert Fahrtkosten, kann morgens länger schlafen etc. – allerdings auch einige Nachteile, die sich zwangsläufig ergeben, wenn die Kommunikation zwischen Mitarbeitern erschwert wird. So müssen Firmen eine gute interne Vernetzung gewährleisten, um den lückenlosen Fortgang der Arbeit garantieren zu können.

Die Lohnbuchhaltung  ist ein Geschäftsbereich, der unmittelbar von der Arbeit im Homeoffice betroffen ist. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass bestimmte Daten oder Dokumente nur vor Ort – am Arbeitsplatz – einsehbar sind.

Der Einsatz von Cloud-ERP-Systemen kann in diesem Zusammenhang von Vorteil sein, da diese es Mitarbeitern ermöglichen, von verschiedensten Standorten aus auf Datenspeicher zuzugreifen. Doch selbst wenn Sie die nötigen Informationen zur Hand haben, bildet die Lohnbuchhaltung, sofern Sie diese selbstständig erledigen wollen, ein kompliziertes Feld.

Der Fokus dieses Artikels liegt daher auf nützlichen Lohnprogrammen, mit deren Hilfe Sie Gehaltsabrechnungen selber erstellen können.

1. Allgemeines zur Lohnbuchhaltung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihren Angestellten monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. In dieser schlüsseln Sie sämtliche Komponenten auf, die Sie direkt vom Lohn abziehen – also Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer etc.

Gleichzeitig ergibt sich aus der Abrechnung, wie viel Geld ans Finanzamt oder die Krankenversicherungen zu überweisen ist.

Wenn Sie im Bereich der Lohnbuchhaltung noch keine Erfahrung sammeln konnten, sollten Sie sich zuerst einen Überblick über die einzelnen Bestandteile einer Lohnabrechnung verschaffen. Erst dann können Sie einschätzen, welche Programme und Tools sich am besten für Sie eignen, um Gehaltsabrechnungen selber zu erstellen.

Eine Lohnabrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese setzen sich zusammen aus:

Allgemeine Daten: 

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers und Arbeitnehmers 
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steuer-ID, Steuerklasse und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses
  • Zeitraum der Abrechnung
  • Firmenstempel, Unterschrift o. Ä.

Bestandteile des Entgelts: 

  • Bruttolohn
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • Steuerliche Abgaben (Lohn- und Kirchensteuer, Soli)
  • Persönliche Abzüge
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Steuerfreibeträge
  • Geldwerte Vorteile/Sachbezüge
  • Zuschläge (Sonn- Feiertags- oder Nachtarbeit)
  • Zulagen (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
  • Nettolohn und Auszahlungsbetrag

2. Der Nutzen von Buchhaltungs-Software für Sie 

In größeren Unternehmen finden sich in der Regel Buchhaltungsstellen, die sich unter anderem um die Lohnabrechnung kümmern. Kleine und mittelgroße Betriebe verzichten aus Kostengründen allerdings häufig darauf, eine eigene Abteilung zu diesem Zweck einzurichten. Auch externe Lohnbüros oder Buchhalter bilden keine Alternative, da diese ebenfalls Zusatzkosten verursachen. Diese können sich Unternehmer sparen, wenn sie die Lohnabrechnung selber machen.

Immer häufiger finden daher spezielle Software Verwendung, die User dabei unterstützen.

Vorteile der Software auf einen Blick: 

  • Sie sparen Zeit, da Wartezeiten entfallen, die ein Dienstleister verursacht.
  • Sie sparen Kosten ein, da Sie keinen Buchhalter engagieren.
  • Wenn Mitarbeiter Fragen zu ihrer letzten Abrechnung haben, können Sie diese selbstständig beantworten und müssen nicht Ihren Steuerberater einbeziehen.

Funktionen von Lohnabrechnungsprogrammen: 

Mittlerweile offerieren Anbieter tatsächlich eine Vielzahl von Software-Lösungen, die sich in der Bandbreite ihrer Funktionen teilweise stark unterscheiden. Sie sollten sich daher bemühen, einen Überblick über verschiedene Lösungen und deren Qualitäten zu gewinnen.

Im Allgemeinen führen Abrechnungsprogramme Schritt für Schritt durch die notwendigen Eingaben und erstellen Berechnungen, die im Rahmen der Lohnabrechnung anfallen.

Die besten Abrechnungsprogramme führen den Anwender Schritt für Schritt durch die nötigen Prozesse und erklären auch Fachbegriffe für den Laien. Damit wird das Einpflegen der nötigen Daten kinderleicht.

Zuerst legt die Software eine Datenbank für Ihre einzelnen Mitarbeiter an. Im Folgenden brauchen Sie nur noch jeden Monat die aktuellen Werte zur Berechnung der Löhne einzugeben. Den Rest erledigt das Programm dann selbstständig. Die jeweilige Software stellt Rechner zur Verfügung, die Lohn- Gehalt-, Krankenkassenbeiträge, Steuern usw. ermitteln.

Auch Formulare, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Anträge bei der Rentenversicherung, Krankenkasse u. Ä. benötigen, sind in vielen Lohnsoftwares integriert. Meldungen an Steuerbehörden und Sozialversicherungen kann Ihre Software – je nach Leistungsumfang – auf Knopfdruck übersenden.

3. Große Anbieter: Vergleich der Vor- und Nachteile

Hier finden Sie eine Auswahl der gängigsten Lohnbuchhaltungsprogramme mit Blick auf die jeweiligen Vor- und Nachteile.

3.1 Sage Business Cloud

Vorteile Nachteile
Beinhaltet einen Demo-Mandanten und Einführungsvideos für Anfänger Beinhaltet keinen Betriebsprüfer-Export
Ist sehr benutzerfreundlich und ohne tiefgehendes Vorwissen verwendbar  
30-tägige kostenlose Testphase  
In der Testphase können Sie Testabrechnungen erstellen und Bezüge verwalten – das Programm überprüft dann, ob diese korrekt sind  
Beinhaltet Urlaubs- und Abwesenheitsplaner sowie Fehlzeitenerfassungen für Angestellte  
Sämtliche Informationen sind online auch unterwegs einsehbar  
Der TÜV Saarland hat den webbasierten Service für die Einhaltung höchster Datenschutzbestimmungen ausgezeichnet  
Bearbeitet Daten von 10 bis 100 Mitarbeitern  

3.2 lexoffice Online Lohnabrechnung

Vorteile Nachteile
Erledigt Abrechnung aller Mitarbeitertypen und Entgeltarten Service eignet sich nicht für Lohnabrechnungen im Baugewerbe oder im öffentlichen Dienst
Erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern Nur für kleine Betriebe geeignet – Standardversion erfasst max. 20 Mitarbeiter
Erstellt und verschickt Meldungen an Krankenkassen und ans Finanzamt  
Ist benutzerfreundlich bei großem Funktionsumfang  
30-tägige kostenlose Testphase  
Erlaubt das Erstellen einer Test-Abrechnung zum Üben  
Kündigung zum Ende jedes Monats möglich  
Stellt Buchungsvorlagen und SEPA-Überweisungsträger bereit  

3.3 Datev Lohn und Gehalt classic

Vorteile Nachteile
Erfasst Stamm- und Bewegungsdaten von unbegrenzt vielen Mitarbeitern Ist zwar netzwerkfähig, besitzt aber keinen Mobil-Modus
Beinhaltet Abrechnungshilfe Ist über Datev-Cloud-Sourcing nur eingeschränkt online nutzbar
Arbeitsstunden und Fehlzeiten werden auf den Abrechnungen angegeben  
Eingaben prüft das Programm automatisch auf Fehler  
Unterstützte Abrechnungsformen umfassen      u. a. die Berechnung von Kurzarbeitsgeld, Pfändungen und betriebliche Altersvorsorge  
Übermittelt selbstständig Zahlungsaufträge an Banken  
Beinhaltet Betriebsprüfer-Export  
Liefert 30-Tage-Testversion  
Aufgrund der unbegrenzten Anzahl von Mitarbeiterdaten, die das Programm speichern kann, auch für größere Betriebe geeignet  

3.4 Lohnfix Premium + GoDav

Vorteile Nachteile
Beinhaltet zusätzliche Funktionen für Buchhaltung und Warenwirtschaft Download-Version lässt sich ausschließlich mit Microsoft-Windows nutzen
GoDav erlaubt das ortsunabhängige Bearbeiten von Daten Bei einem anderen Betriebssystem müssen Sie die Cloud-Erweiterung GoDav kostenpflichtig hinzubuchen
Ermöglicht Abrechnung von bis zu 50 Angestellten Das Hinzubuchen von 25 weiteren Mitarbeitern kostet jeweils 25 Euro
Dienst ist flexibel skalierbar  
Erledigt zusätzlich das Meldewesen an Sozialversicherungsträger und andere Behörden  
Enthält einen Urlaubskalender, Zeiterfassung und Schnittstellen für die Datenübermittlung  
Besitzt GKV- und ITSG-Zertifikat  

Fazit

Lohnbuchhaltungsprogramme können kleinen und mittelgroßen Unternehmen Zeit und Kosten ersparen, indem sie diesen helfen, ihre Lohnabrechnungen selber zu erstellen. Die Auswahl der richtigen Software ist dabei von fundamentaler Wichtigkeit. Ihr Funktionsumfang sollte auf die jeweilige Branche oder das Geschäftsfeld, in dem Sie arbeiten, zugeschnitten sein. Ein Vorteil liegt in der Tatsache, dass die meisten Programme kostenlose Testversionen anbieten. Wenn Sie etwas Zeit investieren, können Sie also sehr genau überprüfen, welche sich am besten für Ihre Zwecke eignen.

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Lohnabrechnung im Homeoffice selber erstellen
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