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Im Unternehmen, im Home-Office oder im Alltag: Bei der Fülle an Aufgaben, die täglich anfallen, kann es schon mal vorkommen, dass man etwas vergisst. Mit einer To-Do-Liste behalten Sie wichtige Tätigkeiten im Blick und sorgen zudem für eine effizientere Zeitplanung. Während dafür früher noch Papier und Stift vonnöten waren, managen Sie Ihre Aufgaben heutzutage einfach mithilfe einer To-Do-Listen-App auf dem Smartphone oder Tablet. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die vier besten Tools für iPhone und Android vor.

Wofür brauche ich eine To-Do-Listen-App?

To-Do-Listen-Apps dienen in erster Linie dazu, Aufgaben festzuhalten und zu managen. Damit sollen unter anderem die Organisation im Alltag und das Zeitmanagement verbessert und so die Arbeit (z.B. im Home-Office) produktiver gestaltet werden.

Über welche Funktionen sollte eine gute To-Do-Listen-App verfügen?

Neben der Möglichkeit, Tasks anzulegen und Aufgaben zeitlich zu terminieren, sollte eine To-Do-Listen-App auch eine Kalenderansicht bieten und den Nutzer automatisch an bald anstehende Tätigkeiten erinnern. Gute Tools ermöglichen zudem die Synchronisierung der Daten mit der Cloud oder anderen Programmen (z.B. Microsoft Outlook).

Bieten kostenlose und Open-Source-Tools den gleichen Funktionsumfang wie kommerzielle Programme?

Die kostenlosen To-Do-Listen-Apps sind in Hinblick auf den Funktionsumfang oftmals sehr eingeschränkt und bieten häufig nur einen Bruchteil der Features einer kommerziellen Lösung.

1. Microsoft To Do: Die Wunderlist-Nachfolgerin

Microsoft To Do ist der Nachfolger der beliebten Organisations-App Wunderlist, die im Mai 2020 beendet wurde, und richtet sich sowohl an Geschäftsleute als auch Privatpersonen. Die Software bringt eine Reihe praktischer Features für das Aufgabenmanagement mit. Darunter beispielsweise eine Erinnerungsfunktion für anstehende Tasks oder das Setzen von Fälligkeitsdaten. Jeder Aufgabe können überdies Notizen und Dateianlagen (bis zu 25 MB) hinzugefügt werden.

Die Listen lassen sich wahlweise alphabetisch, nach Erstellungsdatum, nach Wichtigkeit oder eigens definierten Kriterien sortieren. Über das Kontaktsymbol rechts oben lassen sich bei Bedarf weitere Bearbeiter hinzufügen. Microsoft To Do verfügt über außerdem über eine direkte Verbindung zum Outlook Konto und eine Synchronisierungsfunktion, mithilfe derer Sie Ihre Aufgaben auch auf mehreren Geräten verwalten können.

Microsoft To do ist für Windows 10, Xbox One, iOS und Android verfügbar und kann kostenlos aus dem jeweiligen Store heruntergeladen werden.

  • Listen können für mehrere Personen freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden
  • direkte Verbindung zum Microsoft Outlook-Konto
  • für Paare und Familien geeignet
  • Microsoft-Konto für die Nutzung obligatorisch

2. Zenkit To Do: Die Einfache 

MindMap in der Zenkit To-Do-Liste-App

Zenkit To Do bringt noch eine Reihe weiterer professioneller Werkzeuge mit, wie beispielsweise Projektplanungsdiagramme, eine Hierarchieansicht, Mindmaps oder Plantafeln

Wer mit Wunderlist gearbeitet hat, wird sich auch in Zenkit To Do sehr schnell zurechtfinden. Das Tool überzeugt neben einer übersichtlich gestalteten Oberfläche auch mit einer simplen Bedienung und bietet alle elementaren Features einer To-Do-Listen-App. Dazu zählen unter anderem ein Posteingang, intelligente Listen, Erinnerungen oder Kommentare. Auch Dateianhänge lasen sich hochladen oder direkt aus einem Cloudspeicher (z.B. Dropbox, Google Drive oder Box) einfügen. Für die Nutzung ist ein kostenloser Account erforderlich.

Neben den obligatorischen Aufgabenlisten bringt Zenkit To Do aber noch eine Reihe weiterer professioneller Werkzeuge mit, wie beispielsweise Projektplanungsdiagramme, eine Hierarchieansicht, Mindmaps oder Plantafeln. Aus diesem Grund ist die App als Komplettlösung für kollaboratives Projekt- und Aufgabenmanagement auch für Unternehmen interessant.

Die kostenlose Personal-Version mit bis zu acht Nutzern und 500 MB Speicherplatz erlaubt maximal 80 Listen, 20 Ordner und 2400 Aufgaben. Der Hersteller Zenkit ist in Karlsruhe ansässig, die Server stehen in Frankfurt am Main. Aus diesem Grund ist die App auch zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) konform.

 

Gut zu wissen: Wenn Sie bereits einen Account bei Wunderlist haben, können Sie Ihre Listen samt Anhängen, Fälligkeitsdaten oder Favoriten über die Direkt-Import-Funktion ganz unkompliziert in Zenkit To Do übernehmen. Dazu müssen Sie sich lediglich beim Anbieter registrieren sich nach Bestätigung der E-Mail in Zenkit To Do einloggen. Klicken Sie anschließend auf „Los -> Aus einer anderen Quelle importieren -> Wunderlist Import“ um die Daten aus Wunderlist zu übertragen.

  • DSGCO-konform durch Serverstandort in Deutschland
  • Direct-Import-Funktion für Wunderlist-Daten
  • mit Erinnerungsfunktion
  • Kostenlose Personal-Version
  • kostenloser Account für die Nutzung erforderlich

 3. Todoist: Die Übersichtliche

Auch bei Todoist handelt es sich um eine To-do-Listen-App, mit der Sie Aufgaben und Termine schnell und übersichtlich ordnen können. Die App  wird mit Ihrem Google- oder Facebook-Konto verknüpft und lässt sich auf diese Weise auch mit anderen Geräten synchronisieren. Wenn Sie einen Listeneintrag ein Todoist angelegt haben, können Sie diesen beispielsweise einem bestimmten Projekt zuordnen, mit Etiketten versehen oder eine Prioritäts-Stufe dafür festlegen. Darüber hinaus können Sie auch Links zu bestimmten Aufgaben erstellen und diese mit Ihren Kontakten teilen.

Handelt es sich um besonders komplexe Aufgaben, haben Sie in Todoist auch die Möglichkeit, Audioaufnahmen zu erstellen, um diese im Detail zu erklären. Zu den weiteren Features zählen eine grafische Übersicht Ihrer erledigten Aufgaben der letzten sieben Tage, Projektvorlagen oder das Anlegen von Unter-Projekten bzw. -Aufgaben.

Die App ist für iOS und Android kostenlos und (erfreulicherweise) komplett werbefrei. Allerdings sind einige Features, wie beispielsweise die oben genannte Etikettierungs-Funktion, nur in der Premiumversion verfügbar. Diese gibt es ausschließlich als Abo zu einem Preis von 3 Euro im Jahr.

  • Übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche
  • Viele Sortier- und Ordnungsmöglichkeiten
  • Listen können geteilt werden
  • ohne Registrierung beim Hersteller nutzbar
  • einige Funktionen nur in der Pro-Version verfügbar

4. Evernote: Die Umfangreiche

Die Evernote-App ist die mobile Version der gleichnamigen Desktopanwendung für Windows und Mac und viel mehr als nur eine To-Do-Listen-App. Das Tool speichert und verwaltet digitale Notizen aller Art, darunter beispielsweise Grafiken, Dokumente, Adressen, Webseiteninhalte oder Audioaufzeichnungen. Text-Notizen können wahlweise händisch oder per Spracherkennung erstellt und anschließend bearbeitet und für den Offline-Betrieb ausgewählt werden. Bilder, die Sie über die Digitalkamera Ihres Endgeräte aufnehmen, lassen sich direkt in Evernote importieren und mithilfe des Bildbearbeitungsprogrammes Skitch sogar kommentieren.

Gut zu wissen: Um die kostenlose Skitch-App in Evernote zu nutzen, müssen Sie diese herunterladen und installieren. Über das Herz in der Symbolleiste wählen Sie Ihre Notizen aus und gelange so ins Skitch-Menü, in dem Sie mit Ihren Fingern schreiben oder zeichnen können. Über die Sharing-Funktion können Sie Ihre Kunstwerke anschließend sogar mit Ihren Freunden teilen.

Ihre Notizen können Sie bei Bedarf auch filtern und mit einem Ortsbezug versehen. Besonders praktisch ist auch die Zeitleiste auf der rechten Seite, über die Sie einen schnellen Zugriff auf Notizen eines bestimmten Zeitraumes bekommen. Zudem wartet die App mit einer Task-Automatisierung mittels Zapier und IFTT („If This Then That“) auf und punktet außerdem mit Integrationen in Microsoft Teams, Slack und Google Drive.

Die Basis-Version von Evernote kann für iPhone und Android kostenlos aus dem jeweiligen Store heruntergeladen werden. Für einige Funktionen ist allerdings ein Upgrade auf die Premium-Version erforderlich, die aktuell mit 6,99 Euro im Monat zu Buche schlägt.

  • Viele Sortier- und Ordnungsmöglichkeiten
  • Inhalte können mit anderen Nutzern geteilt werden
  • Unterstützung von Drittanbieter-Integrationen
  • für Paare und Familien geeignet
  • einige Funktionen nur in der Premium-Version verfügbar

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To-Do-Listen-Apps: Mit diesen Tools behalten Sie den Überblick
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