Drucker fürs Home Office: Welche Kriterien sind neben geringen Druckkosten wichtig?

Zuhause arbeiten in Zeiten von Corona. Seit Beginn der Pandemie zieht es zunehmend mehr Menschen ins Home Office, doch der Dienst am heimischen Schreibtisch bringt auch neue Herausforderungen mit sich. Selbst im smartesten Büro ist noch längst nicht alles digital und kaum jemand kann gänzlich auf Drucker und Kopierer verzichten. Die Auswahl des richtigen Gerätes gestaltet sich allerdings meist nicht ganz einfach, denn die Anforderungen an einem Heimarbeitsplatz unterscheiden sich gravierend von denen im Unternehmen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Kriterien bei einem Drucker fürs Home Office wichtig sind und was Sie vor dem Kauf unbedingt beachten sollten.

1. Drucker fürs Home Office: Tipps für den Kauf

Neben Qualität und Quantität der Ausdrucke spielen auch noch die Druckkosten und der vorhanden Platz eine entscheidende Rolle für die Wahl des richtigen Druckers.

Gleich vorweg: DEN Drucker fürs Home Office gibt es nicht. Welches Modell sich am besten für Ihre Zwecke eignet, hängt in erster Linie von den individuellen Anforderungen ab. Denn neben Qualität und Quantität Ihrer Ausdrucke spielen auch noch die Druckkosten und der vorhanden Platz eine entscheidende Rolle für die Gerätewahl.

1.1. Multifunktionsdrucker oder Einzelgerät?

Anstatt drei oder vier Geräte auf bzw. neben dem Schreibtisch stehen zu haben, können Sie die Funktionen von Drucker, Scanner & Co. in einem Multifunktionsgerät platzsparend kombinieren. Daneben profitieren Sie aber auch finanziell, denn Sie verbrauchen nicht nur weniger Strom, sondern kommen auch bei den Anschaffungskosten günstiger weg als beim Kauf mehrerer Einzelgeräte.

Hierzu ein kleines Rechenbeispiel:

Wenn wir davon ausgehen, dass ein Gerät ca. 100 Watt Strom benötigt und 10 Stunden am Tag eingeschaltet ist, ergibt das einen Verbrauch von 1 kWh pro Tag. Bei geschätzten 225 Arbeitstagen sind das satte 225 kWh. Eine Kilowattstunden Strom kostet im Durschnitt 25 Cent, das macht dann also rund 56 Euro Stromkosten pro Jahr – für EIN Gerät!

Multifunktionssysteme kombinieren die Funktionen von Drucker, Kopierer und Fax in einem Gerät und sparen dadurch neben Platz gleichzeitig auch noch Strom.

Haben Sie nun neben dem Drucker auch noch einen Scanner, einen Kopierer oder ein Fax im Einsatz, kommt da ganz schnell ein stolzes Sümmchen zusammen. Schon allein deswegen lohnt sich der Griff zu einem Multifunktionssystem. Sollten Sie für Ihre Arbeit aber weder eine Kopier- noch eine Fax-Funktion benötigen, ist ein Multifunktionsgerät natürlich unnötig und Sie können auch einfach einen ganz „normalen“ Drucker kaufen.

1.1.1. Können Multifunktionsgeräte auch in den Einzeldisziplinen mithalten?

Im Sport hängt Kombinierern der Ruf nach, dass Sie in den einzelnen Disziplinen niemals so gut werden können wie die Routiniers. Und obwohl Multifunktionsdrucker mittlerweile alle Funktionen zuverlässig erfüllen, haben Sie gegenüber den Einzelgeräten auch einige Nachteile:

• In Sachen Druck- und Kopiergeschwindigkeit kommen Multifunktionsgeräte in der Regel nicht an die Leistung eines Einzelgerätes heran.
• Beim Kopieren liegt der Preis pro Seite aufgrund der Druckeinstellungen deutlich höher als bei einem handelsüblichen Kopierer.
• Die Faxfunktion des Multifunktionsgerätes bleibt auch in der Nacht eingeschaltet, wodurch im Vergleich zu einem herkömmlichen Fax ein höherer Stromverbrauch entsteht.
• Ist das Multifunktionsgerät defekt, sind mit einem Schlag gleich alle Funktionen blockiert.
• Die Wartungs- und Reparaturkosten (z.B. für Kartuschen) sind beim Multifunktionsgerät häufig höher.

1.2. Bester Drucker für Zuhause: Laser- oder Tintenstrahl-Drucker?

Mehr Seiten, niedrige Kosten: Laserdrucker sind zwar teurer in der Anschaffung, punkten dafür aber in Sachen Druck-Qualität und Ausgabegeschwindigkeit.

Für das Ausdrucken Ihrer Urlaubs-Fotos oder der Geburtstagskarte für den Neffen reicht ein Tintenstrahl-Drucker vielleicht noch aus, für den geschäftlichen Einsatz sollte es aber in jedem Fall ein Laserdrucker sein. Diese sind zwar in der Anschaffung teurer, dafür sind aber Druck-Qualität und Ausgabegeschwindigkeit deutlich höher, da im Gegensatz zum Nadeldrucker nicht in einzelnen Zeilen, sondern in ganzen Seiten gedruckt wird. Und auch in Hinblick auf die Betriebskosten hat der Laserdrucker die Nase vorne, denn er schafft im Vergleich zu einem Tintenstrahldrucker ungefähr fünfmal so viele Seiten, bis der Toner nachgefüllt werden muss.

1.3. Farbe oder Schwarz-Weiß?

Die Antwort auf die Frage, ob es Farbdruck sein muss oder auch schwarz-weiß reicht, hängt von den geschäftlichen Anforderungen ab. Wenn Sie überwiegend Rechnungen, Angebote oder vergleichbare Dokumente drucken, ist schwarz-weiß normalerweise vollkommen ausreichend. Arbeiten Sie hingegen mit Plänen, grafischen Darstellungen, Skizzen und Designs sind Sie mit einem Farbdrucker deutlich besser bedient.

Wenn Sie viel mit mit Plänen, grafischen Darstellungen, Skizzen und Designs arbeiten, ist ein Farbdrucker eindeutig die bessere Wahl.

1.4. Dokumentenecht drucken

Notare, Anwälte, Behörden, Ausbildungsbetriebe und Schulen sind gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente dokumentenecht (also fälschungssicher) zu drucken. Dazu zählen beispielsweise Verträge, Urkunden oder Zeugnisse. Papier lässt sich zwar über einen sehr langen Zeitraum archivieren, ohne dabei an Beständigkeit zu verlieren. Das bedeutet aber nicht, dass jeder Ausdruck automatisch auch dokumentenecht ist. Ein dokumentenechter Druck darf unter keinen Umständen geändert werden können und muss wischbeständig, nicht radierbar, nicht entfernbar, lichtecht und wasserfest sein.

Gut zu wissen: Die Dokumentenechtheit bezieht sich unter anderem auf die Eigenschaften des Schreibmediums (z.B. Kugelschreiber-, Drucker- oder Füllertinte), welches für die Ausfertigung von Urkunden, Zeugnissen oder Verträgen verwendet wird, sowie die Utensilien, in denen dieses aufbewahrt wird. Die exakten Bedingungen sind in der Norm ISO 12757-2 festgehalten.

Verträge drucken: Neben dokumentenechter Tinte und dem verwendeten Druckerpapier ist ein fälschungssicherer Ausdruck auch modellabhängig. Ein "echter" dokumentenechter Druck ist aber ohnehin nur mit einem entsprechend zertifizierten Gerät möglich.

Entgegen der weit verbreiteten Annahme drucken auch Laserdrucker nicht immer dokumentenecht. Die Ausdrucke von Schwarz-Weiß-Laserdruckern sind aber im Vergleich zum Tintenstrahler (und sogar zum Farblaser) wesentlich resistenter und haltbarer. Überdies ist schwarzer Toner sehr licht- und nässebeständig, sofort wischfest und lässt sich weder radieren noch spurlos entfernen.

Neben der Patrone und dem verwendeten Druckerpapier ist ein dokumentenechter Ausdruck aber natürlich auch modellabhängig. Für einen „echten“ dokumentenechten Druck benötigen Sie einen Drucker, der mit einem „Zertifikat für dokumentenechtes Drucken“ („DONot-Zertifikat“) ausgezeichnet ist. Ob Ihr Modell über ein solche verfügt, können Sie direkt beim Hersteller erfragen oder auf den Seiten von Druckerpunkt.de nachschlagen.

1.5. Drucker fürs Home-Office: Praktische Zusatzfunktionen

Viele neuere Drucker-Modelle verfügen auch noch über einige praktische Extra-Funktionen, mit denen Sie sich den Arbeitsalltag erleichtern können. Dazu zählen beispielsweise

Aktuelle Drucker-Modelle verfügen meist über eine WLAN- oder Bluetooth-Schnittstelle, über die Sie Dokumente direkt vom Smartphone oder Tablet drucken können.

• WLAN / Bluetooth um Fotos und Dokumente ohne kabelgebundenes Netzwerk direkt vom Smartphone oder Tablet an den Drucker zu übertragen.
• Steht der Drucker ohnehin in der Nähe des Routers ist ein LAN-Anschluss nicht zu verachten. Die Verbindung via Kabel ist nämlich nicht nur stabiler, auch das Übertragen großer Dokumente geht damit deutlich schneller vonstatten.
• Ein Touchscreen vereinfacht die Bedienung des Druckers und ersetzt andere Eingabegeräte wie Maus oder Tastatur.
• Mit einem Kartenleser lassen sich Dokumente ohne Umweg über den PC drucken (z.B. Bilder von der Digitalkamera). Praktisch ist in diesem Zusammenhang auch ein Display, über das Sie die Bilder vor dem Druck noch einmal betrachten können.

2. Wie setzen sich die Betriebskosten eines Druckers zusammen?

Drucker und Multifunktionsgeräte gibt es im Handel schon für weniger als 50 Euro, allerdings bedeutet billig in diesem Fall nicht gleichzeitig günstig. Denn wer beim Gerätepreis spart, zahlt in der Regel später bei den Druckkosten ordentlich drauf. Denn der Preis ist nur einer von vielen Faktoren, die Sie beim Kauf eines Druckers fürs Home Office berücksichtigen sollten.

Zu den Gesamtbetriebskosten („Total Cost of Ownership“, TCO) zählen darüber hinaus aber beispielsweise auch noch die Kosten für Toner oder Tinte, die Lebenserwartung oder potenzielle Ausfallzeiten. Bevor Sie in das nächste Elektrofachgeschäft stürmen, sollten Sie sich daher erst einmal Gedanken darüber machen, wie Sie den Drucker einsetzen möchten:

• Wie viele Seiten werden Sie schätzungsweise im Monat damit drucken?
• Wie viele davon in Farbe?
• Welche Zusatzfunktionen benötigen Sie? (z.B. DIN A3 Druck, Bedrucken von Umschlägen)
• Wie lange werden Sie das Gerät voraussichtlich nutzen?

Anhand der Antworten auf diese Frage können Sie nun eine Liste mit Druckern erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Im nächsten Schritt ermitteln Sie dann die Gesamtbetriebskosten, in die neben den oben genannten Informationen noch vier Variablen miteinfließen:

• Anschaffungspreis des Druckers
• Kapazität der Start-Kartusche (Toner oder Tinte)
• Preis und Kapazität der Ersatzkartuschen
• Kauf oder Leasing

2.1. Drucker fürs Home Office: So berechnen Sie die TCO

Druckkostenvergleich: Am einfachsten funktioniert die Berechnung der TCO mithilfe einer Excel-Tabelle respketive einem Balkendiagramm - Taschenrechner, Stift und Papier tuns aber im Zweifelsfall auch.

Am einfachsten funktioniert die Berechnung der TCO mithilfe einer Excel-Tabelle. Geben Sie alle Daten ein und erstellen Sie anschließend ein Balkendiagramm, in dem Sie die relativen Kosten jedes in Frage kommenden Gerätes eintragen. Aber auch mit Stift, Papier und Taschenrechner kommen Sie in wenigen Schritten ans Ziel:

1. Multiplizieren Sie die Anzahl der Seiten, die Sie im Monat drucken, mit der Anzahl der Monate, die Sie das Gerät schätzungsweise in Gebrauch haben werden. Diese Berechnung müssen Sie zweimal ausführen: Einmal für die Gesamtanzahl der Seiten und ein weiteres Mal für die farbig gedruckten Seiten.

Drucken Sie 40 Prozent der Seiten in Farbe, sieht das in einem Rechenbeispiel so aus:

1250 Seiten im Monat x 36 Monate = 45.000 Seiten

500 Farbseiten im Monat x 36 Monate = 18.000 Seiten

2. Ziehen Sie nun von der Gesamtseitenanzahl die Anzahl der Seiten ab, die Sie mit der Start-Kartusche drucken können. Bei 3000 Seiten kommen Sie in unserem Beispiel auf das folgende Ergebnis:

45.000 Seiten gesamt – 3000 Seiten mit Start-Kartusche = 42.000 Seiten gesamt

18.000 Farbseiten – 3000 Seiten mit Start-Kartusche = 15.000 Farbseiten

3. Teilen Sie als nächstes die Gesamtanzahl der (verbleibenden) Seiten durch die Kapazität der Ersatz-Kartusche. In unserem Beispiel sind das 5.000 Seiten:

 42.000 Seiten gesamt : 5000 = 6,8

Da Sie keine „teilweisen“ Kartuschen kaufen können, wird der Wert auf sieben (Kartuschen) aufgerundet. Bei der Berechnung für die benötigten Farbkartuschen müssen wir die drei unterschiedlichen Toner (Gelb, Cyan und Magenta) berücksichtigen:

15.000 Farbseiten : 5000 = 3,0

3 x 3 = 9 Kartuschen

4. Nun können wir berechnen, wie viele Kartuschen der Drucker im Laufe seiner Lebensdauer benötigt. In unserem Beispiel beziehen wir uns auf Durchschnittspreise für einen handelsüblichen Drucker aus dem Elektromarkt:

Schwarze Kartuschen: 7 x 50 € = 350 €

Farbkartuschen: 9 x 75 Euro € = 840 €

Gesamtkosten für Kartuschen: 1190 €

Auf Nummer sicher gehen mit Garantieverlängerung

6. Ein handelsüblicher Drucker aus dem Elektronikfachmarkt hat zwei Jahre Herstellergarantie. In den meisten Fällen wird er aber noch mindestens ein Jahr länger genutzt. Mit einer Garantieverlängerung sorgen Sie dafür, dass auch das zusätzliche Jahr mit abgedeckt ist. In unserem Beispiel schlägt diese mit 30 Euro (pro Jahr) zu Buche.

7. Im letzten Schritt addieren wir nun noch alle Kosten:

Anschaffungspreis des Druckers    275 €
Kartuschen (schwarz & Farbe)     1190 €
Garantieverlängerung               30 €
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Gesamtbetriebskosten             1495 €

Gut zu wissen: Der Arbeitgeber ist vertraglich dazu verpflichtet, die nötigen Betriebsmittel für die Erbringung der Arbeitsleistung (z.B. PC, Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus, Schreibtisch und eben auch Drucker und Kartuschen) zur Verfügung zu stellen. Das gilt auch für das Home-Office.

3. Unsere Empfehlungen: Die besten Drucker und Multifunktionsgeräte fürs Home Office

Weitere Multifunktionsdrucker fürs Home Office finden Sie im Drucker-Vergleich unseres Partnerportals Vergleich.org und im großen Drucker-Test der Stiftung Warentest.

Tipp: Alternativ zum Druckerkauf besteht auch die Möglichkeit, einen Drucker „All-Inclusive“ zu mieten. In diesem Fall zahlen Sie eine fixe monatliche Rate, in der nicht nur da Gerät, sondern auch alle benötigten Tinten bzw. Toner und der Service (z.B. bei einer Störung) enthalten sind. Einige Anbieter verrechnen diese zudem in Form einer „Mietkaufbasis“ oder eines Leasings. Das bedeutet, dass Ihnen das Gerät abhängig von der Ratenhöhe am Ende der Laufzeit entweder gehört oder Sie es zu einem vergünstigten Preis erwerben können.

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