Datum: | Software

Ganz gleich ob Angestellter, Freiberufler oder Unternehmer: Eine genaue Erfassung der geleisteten Stunden ist für das Arbeitsleben essenziell, denn sie dient als kalkulatorische Grundlage für die Vergütung. Während die Arbeitszeit früher noch mit Stechuhr oder Papier und Stift dokumentiert werden musste, übernehmen diese Aufgabe mittlerweile kostenlose Zeiterfassungs-Programme, die häufig noch eine Reihe weiterer praktischer Funktionen mitbringen. Damit vereinfachen Sie sich nicht nur die Bürokratie, sondern verbessern auch die Transparenz. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die besten Tools zur Dokumentation der Arbeitszeit vor.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Für eine rechtssichere Dokumentation muss der Arbeitgeber den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Beschäftigten aufzeichnen. Die Pausenzeiten sind dabei nicht Bestandteil der Arbeitszeit und müssen entsprechend abgezogen werden. Eine bestimmte Form ist für die Zeiterfassung laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nicht vorgeschrieben. Aus den Aufzeichnungen muss lediglich der zeitliche Umfang hervorgehen, der die Höchstgrenze von acht Stunden täglich nicht überschreitet.

Welche Tools zum Erfassen der Arbeitszeit gibt es?

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen verschiedenen Zeiterfassungs-Programme vor, die sich sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Mobilgerät nutzen lassen. Und auch das gute alte Excel-Sheet hat noch lange nicht ausgedient. Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen und Muster für die Erstellung einer einfachen Zeiterfassung, die sich im Gegensatz zu einem kommerziellen Tool auch beliebig erweitern und anpassen lässt.

Was muss ein gutes Zeiterfassungstool können?

Ein gutes Zeiterfassungstool sollte neben der eigentlichen Zeiterfassung, die online oder offline erfolgen kann, auch erweiterte Funktionen wie beispielsweise eine automatische Bericht- und Rechnungserstellung, eine Kalenderintegration oder einen Datenexport bieten.

1. Zeiterfassung kostenlos: Die 3 besten Programme im Überblick

1.1. Toggl Track

Toggl Track ist ein cloudbasiertes Zeiterfassungsprogramm für große und kleine Teams. Das Tool ermöglicht eine einfache und flexible Nachverfolgung der Arbeitsstunden und generiert automatisch Informationen darüber, wie viel Zeit für einen Auftrag oder ein Projekt aufgewendet wurde. Basierend darauf können Berichte und Zeitnutzungsdiagramme erzeugt und Zeit-Protokolle bei Bedarf auch als Excel-Tabellen exportiert oder per E-Mail versendet werden. Durch die Integration in Kalenderanwendungen können Sie anstehende Ereignisse direkt in Zeiteinträge konvertieren.

Der Windows-Dektop-Timer in der Toggle-Zeiterfassung.

Dank der einheitlichen Benutzeroberfläche bietet Toogle einen guten Überblick über die Geschäftslabläufe, Fristen und den Aufgabenfortschritt. Die Zeit-Protokolle lassen sich bei Bedarf auch als Excel-Tabellen exportieren oder per E-Mail versenden.

Für mehr Transparenz ermöglicht Toggl Track überdies das Teilen öffentlicher Berichte-Links mit dem Kunden. Die Software ist bereits auf die neuesten rechtlichen Explikationen ausgelegt und eignet sich damit auch gut für Freelancer. Manager können das Toggl-Plan-Modul nutzen, das auf einer einheitlichen Oberfläche einen visuellen Überblick über sämtliche Geschäftsabläufe, Fristen und Aufgabenfortschritte bietet. Die Synchronisierungsfunktion ermöglicht außerdem eine geräteübergreifende Aktualisierung der Daten in Echtzeit.

Toogle Track ist als Desktop-Programm für Windows, Linux und Mac, als Online-Version und als App für iOS und Android erhältlich und lässt sich per API auch in die Fakturierung und PM-Tools von Drittanbietern (z. B. Jira, Basecamp oder Trello) integrieren.

1.2. Clockify Time Tracker

Mit dem Clockify Time Tracker behalten Sie den Überblick über die Arbeitszeitpläne, Berichte, den Projektabschluss und die abrechenbaren Stunden und Überstunden Ihrer Mitarbeiter. Dabei können Sie selbst entscheiden, ob die Stunden automatisch oder manuell protokolliert werden sollen. Die Protokolle lassen sich relevanten Kunden und Projekten zuordnen. Zudem können Wochen-, Monats- oder Jahresberichte generiert werden. Da Clockify eine unbegrenzte Teamgröße unterstützt, können Sie beliebig viele Nutzer hinzufügen.

Reports in der Clockify-Zeiterfassung

Für eine bessere Übersicht können Sie sich Ihre Projekte und Aufgaben in der Clockify- grafisch aufzeigen lassen und sie bei Bedarf auch als Report exportieren und mit anderen teilen.

Dank der Funktionen für das Projekt- und Teammanagement können Sie auch Aufgaben und Zeitschätzungen erstellen und die Profile der Mitglieder verwalten. Für eine bessere Übersichtlichkeit lassen sich Ihre Projekte überdies mit Tags versehen und bei Bedarf sogar grafisch aufzeigen. Auch Export und das Teilen der Daten sind möglich. Das Tool eignet sich für kleine bis mittlere Unternehmen, Freiberufler und Berater, kann aber auch in Universitäten und Schulen, der Gastronomie oder im Handwerk eingesetzt werden.

Die Bereitstellung der kostenlosen Zeiterfassung kann entweder cloudbasiert, On-Premise oder als SaaS (Software as a Service) erfolgen. Clockify ist für Windows, Mac, Linux und Chromebook sowie als mobile Version für iOS und Android erhältlich. Für die Nutzung ist ein kostenloser Account beim Hersteller erforderlich, alternativ können Sie sich aber auch mit Ihrem Google-Konto einloggen.

1.3. Hubstaff

Hubstaff ist eine einfache Zeiterfassung für kleine bis mittlere Unternehmen, Freiberufler und Berater. Das Eintragen der Arbeitszeiten erfolgt über ein intuitives Stechuhr-System. Das Tool bietet Funktionen wie eine Aktivitätsüberwachung, erweiterte Berichte, eine Echtzeitverfolgung, die Möglichkeit zur automatischen Abrechnung und ein GPS-Tracking, das die Zeiten mittels mobiler Erfassung dokumentiert. Das Tracking der Zeiten kann sowohl online als auch offline erfolgen.

GPS-Tracking in der Hubstaff-Zeiterfassung

Mithilfe der integrierten GPS-Tracking-Funktion können die Zeiten in Hubstaff mobil erfasst und dokumentiert werden. So erhalten Auftraggeber und Vorgesetzte eine besonders umfassende und transparente Arbeitszeitdokumentation.

Damit stellt Hubstaff eine optimale Lösung für Auftraggeber oder Vorgesetzte dar, die eine möglichst umfassende und transparente Dokumentation der Arbeitszeit wünschen. Zudem ermöglicht es Hubstaff der Teamleitung, Kundenrechnungen zu versenden und die Mitarbeiter basierend auf der Arbeitszeit und mit individuell anpassbaren Vergütungssätzen zu bezahlen.

Gut zu wissen: Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Mai 2019 sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Damit sollen die Arbeitnehmer geschützt und rechtliche Standards eingehalten werden.

Hubstaff ist für Windows, Mac, Linux und als mobile App für iOS und Android erhältlich und lässt sich in mehr als 30 Drittanbieter-Tools integrieren (z. B. Trello, Asana, Basecamp, GitHub oder PayPal). Für die Nutzung benötigen Sie einen kostenlosen Hubstaff-Account, unter dem eine beliebige Anzahl Teams und Projekte geführt werden kann. Überdies haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern unterschiedliche Berechtigungen und Einstellungen zuzuweisen.

Die Software ist für einen Nutzer gratis, für Upgrades werden 7 USD im Monat fällig. Aktuell ist das Programm allerdings nur in englischer Sprache verfügbar.

2. Zeiterfassung kostenlos: Arbeitszeiten mit Excel dokumentieren

Eine der beliebtesten Methoden zum Erfassen der privaten oder beruflichen Arbeitszeiten ist nach wie vor das gute alte Excel-Sheet. Im Internet finden Sie zahlreiche kostenlose Anleitungen und Muster-Vorlagen für den Aufbau einer individuellen kostenlosen Zeiterfassung. Damit können Sie Ihre Arbeitszeiten automatisch ermitteln und auf Knopfdruck sogar Rechnungen und Berichte erstellen.

Die Muster lassen sich beliebig oft wiederverwenden und nahezu unbegrenzt erweitern und anpassen. Im Gegensatz zu den oben genannten Zeiterfassungstools lassen sich Excel-Vorlagen allerdings nur mit großem Aufwand oder gar nicht in Drittanbieter-Software integrieren, daher eignet sich diese Lösung hauptsächlich für Freiberufler und Berater sowie kleinere Teams.

48 Bewertungen

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne Ø 4,80
Zeiterfassung kostenlos: 3 Tools zur Dokumentation der Arbeitszeit
Loading...

Hinterlasse eine Antwort

(wird nicht veröffentlicht)

Nutzungsrichtlinien beachten