Excel-Dropdowns: So funktionieren sie optimal!

Datum: 10.05.2023 | Software

Excel-Dropdowns sind ein wertvolles Instrument, um große Datensätze übersichtlich zu gestalten und gezielt auszuwerten. In diesem Leitfaden möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Dropdowns in Excel optimal einsetzen und sich Ihre Arbeit damit erleichtern können.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Dropdowns erstellen und bearbeiten und wie Sie mit Hilfe von Dropdowns Daten gezielt filtern können.

Was sind Excel-Dropdowns und wofür sind sie gut?

Excel-Dropdowns sind Listenfelder in Excel, die es dem Nutzer ermöglichen, aus einer vorgegebenen Liste an Optionen auszuwählen. Mehr Informationen hier.

Wie erstelle ich ein Dropdown-Menü in Excel?

Um ein Dropdown-Menü zu erstellen, muss man zuerst eine Liste mit den Optionen anlegen, die später in dem Dropdown zur Auswahl stehen sollen. Mehr Informationen hier.

Wie filtere ich Daten aus einer Dropdown-Auswahl in Excel?

Um Daten aus einer Dropdown-Auswahl in Excel zu filtern, klickt man auf das Dropdown-Menü und wählt die gewünschte Option aus. Mehr Informationen hier.

Wofür Excel-Dropdowns nützlich sind

Excel-Dropdowns sind nützlich und einfach zu erstellen.

Excel-Dropdowns sind nützlich, um große Datensätze übersichtlicher darzustellen und gezielt auszuwerten. Sie ermöglichen es, aus einer vorgegebenen Liste von Optionen auszuwählen und Daten in der Tabelle zu filtern oder automatisierte Berechnungen durchzuführen.

Durch den Einsatz von Dropdowns können Fehler vermieden und Zeit gespart werden, da die manuelle Dateneingabe reduziert und die Datenqualität verbessert wird. Darüber hinaus können Dropdowns auch in Diagrammen verwendet werden, um die Daten übersichtlicher darzustellen.

Excel-Dropdowns erstellen: Schritt für Schritt

Dropdowns sind einfach zu erstellen, wenn man weiß wie. Wir zeigen Ihnen in diesem Kapitel, wie Sie Schritt für Schritt ein Dropdown-Menü in Excel erstellen können.

So erstellen sie Dropdowns in Excel:

Öffnen Sie Excel und erstellen Sie eine neue Tabelle.

Wählen Sie die Zelle aus, in der das Dropdown-Menü erstellt werden soll.

Klicken Sie auf "Daten" in der Menüleiste und wählen Sie "Datenüberprüfung" aus.

Wählen Sie in den Einstellungen die Option "Liste" und geben Sie die gewünschten Optionen für das Dropdown-Menü ein (entweder durch Eingabe in das Feld oder durch Auswahl eines Zellbereichs).

Optional: Aktivieren Sie die Option "Leere Zellen ignorieren", um leere Optionen im Dropdown-Menü zu vermeiden.

Klicken Sie auf "OK", um das Dropdown-Menü zu erstellen.

Testen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie auf die Zelle klicken und die verfügbaren Optionen angezeigt werden.

Optional: Passen Sie das Dropdown-Menü an, indem Sie weitere Optionen hinzufügen oder entfernen oder die Reihenfolge der Optionen ändern. Wie das geht, lesen Sie im nächsten Kapitel.

Excel-Dropdowns bearbeiten

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Dropdowns bearbeiten können, indem Sie Optionen hinzufügen, entfernen oder sortieren. So können Sie Ihre Dropdown-Listen flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Klicken Sie auf die Zelle mit dem Dropdown-Menü, das Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf "Datenüberprüfung" in der Registerkarte "Daten" in der Menüleiste.

Wählen Sie im Fenster "Datenüberprüfung" die Registerkarte "Einstellungen" aus.

Hier können Sie nun Änderungen am Dropdown-Menü vornehmen, wie zum Beispiel neue Optionen hinzufügen, bestehende Optionen bearbeiten oder löschen oder die Reihenfolge der Optionen ändern.

Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern und das Fenster zu schließen.

Testen Sie das Dropdown-Menü, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert und die Änderungen korrekt angezeigt werden.

Optional: Wenn Sie das Dropdown-Menü komplett löschen möchten, wählen Sie die Zelle aus und klicken Sie auf "Datenüberprüfung" in der Registerkarte "Daten". Klicken Sie dann auf "Alle Datenüberprüfungen entfernen" im Fenster "Datenüberprüfung".

Excel hat zahlreiche Funktionen, die Ihre Arbeit effizienter machen können.

Excel-Dropdwons in Formeln nutzen

Excel-Dropdowns können auch in Formeln verwendet werden, um bestimmte Daten auf der Grundlage der ausgewählten Dropdown-Optionen zu berechnen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von Excel-Dropdowns in Formeln:

Erstellen Sie das Dropdown-Menü in einer Zelle mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion, wie in der vorherigen Anleitung beschrieben.

Klicken Sie in der Zelle, in der die Formel stehen soll, und beginnen Sie mit dem Schreiben der Formel.

Verwenden Sie die Funktion "SVERWEIS" (oder "VLOOKUP" für englische Versionen von Excel), um die ausgewählte Dropdown-Option in der Formel zu verwenden. Zum Beispiel könnte Ihre Formel so aussehen: =SVERWEIS(A1, Tabelle1, 2, FALSCH), wobei A1 die Zelle mit dem Dropdown-Menü ist, Tabelle1 der Bereich ist, in dem die zu suchenden Daten enthalten sind, 2 die Spalte ist, in der die Ergebnisse zurückgegeben werden sollen, und FALSCH angibt, dass die Suche nach einer exakten Übereinstimmung erfolgen soll.

Testen Sie die Formel, indem Sie eine Dropdown-Option auswählen und sehen, ob das Ergebnis korrekt zurückgegeben wird.

Gut zu wissen: Sie können auch andere Funktionen verwenden, um die Dropdown-Option in der Formel zu verwenden, je nach der Art der Berechnung, die Sie durchführen möchten. Beachten Sie jedoch, dass es wichtig ist, die Dropdown-Option in der Formel genau zu definieren, um sicherzustellen, dass die Formel korrekt funktioniert.

Dropdowns mit bedingter Formatierung

Excel-Dropdowns mit bedingter Formatierung sind eine erweiterte Funktion von Excel-Dropdowns, die es ermöglicht, die Farbe oder das Aussehen von Zellen mit einem Dropdown-Menü in Abhängigkeit von der ausgewählten Dropdown-Option zu ändern.

Hier ist ein Beispiel, wie das funktioniert:

Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Daten zu verschiedenen Produkten, einschließlich der Farben der Produkte. Sie möchten nun ein Dropdown-Menü erstellen, damit die Benutzerinnen und Benutzer auswählen können, welche Farbe sie anzeigen möchten, und gleichzeitig möchten Sie, dass die Zellen mit den Produkten entsprechend der ausgewählten Farboption eingefärbt werden.

So erstellen Sie ein Dropdown-Menü mit bedingter Formatierung:

Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, das die verfügbaren Farboptionen enthält, wie in der vorherigen Anleitung beschrieben.

Klicken Sie auf "Bedingte Formatierung" in der Registerkarte "Start" in der Menüleiste.

Wählen Sie "Neue Regel" aus dem Dropdown-Menü.

Wählen Sie "Format nur Zellen, die enthalten" und wählen Sie im nächsten Dropdown-Menü "Gleich" aus.

Geben Sie die Dropdown-Option ein, die der Bedingung entspricht. Zum Beispiel, wenn Sie eine Option für "Rot" in Ihrem Dropdown-Menü haben, geben Sie "Rot" in das Textfeld ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formatieren" und wählen Sie die Farbe oder das Erscheinungsbild aus, das Sie für die ausgewählte Dropdown-Option haben möchten.

Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 für jede Dropdown-Option, die eine bedingte Formatierung erfordert.

Klicken Sie auf "OK", um die Formatierung zu speichern.

Testen Sie das Dropdown-Menü, indem Sie verschiedene Optionen auswählen und sehen, ob die Zellen entsprechend der bedingten Formatierung korrekt angezeigt werden.

Tipp: Beachten Sie, dass die bedingte Formatierung auf bestimmte Zellbereiche angewendet werden kann, um sicherzustellen, dass nur die betreffenden Zellen entsprechend der Dropdown-Auswahl formatiert werden.

Dropdowns erleichtern den Umgang mit großen Datensätzen.

Effektive Nutzung von Excel-Dropdowns

Excel-Dropdowns sind ein äußerst nützliches Instrument, um große Datensätze übersichtlich darzustellen und gezielt auszuwerten. In diesem Leitfaden haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Dropdowns in Excel erstellen und bearbeiten und wie Sie Dropdowns in Formeln verwenden können.

Dropdowns mit bedingter Formatierung sind ein weiteres nützliches Feature, von dem Sie profitieren können. Mit diesen Tipps und Tricks können Sie Ihre Arbeit mit Excel effizienter gestalten und wertvolle Zeit sparen.

Quellen:

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