So können Sie große Dateien versenden

In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie große Dateien teilen können.

Große Dateien mit mehr als 10 GByte oder mehr per Email über das Internet zu versenden, ist keine gute Idee. Der Grund liegt darin, dass viele Mailanbieter aber auch Administratoren in Unternehmen die maximale Größe von Dateianhängen limitieren. Es gibt aber bessere Varianten, wie Sie als Privatperson aber auch als Unternehmen große Dateien versenden können, welche wir in diesem Tipp vorstellen.

1. Dateianhang per E-Mail oft problematisch

Im Grunde könnte es so einfach sein, große Dateien zu versenden: Sie schreiben dem Empfänger eine Mail und hängen die Datei an. Jeder Mailclient bietet diese Funktion und das ist auch praktikabel, solange es sich um Dateigrößen im normalen Umfang handelt. Doch was ist ein normaler Umfang? Gmail, der Maildienst von Google, hat beispielsweise eine Dateibegrenzung von 25 MByte für den Anhang, GMX und Web.de 20 MByte als maximale E-Mail-Anhang-Größe. Größere Mails werden abgelehnt. Microsoft Outlook beschränkt die Dateigröße ebenfalls auf 20 MByte und bei Nutzung eines Exchange-Servers auf sogar nur 10 MByte. Der Versand von großen Dateien wird damit schnell zu einem Problem.

Wenn Sie trotzdem große Dateien versenden möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten.

2. Dateien komprimieren: So verkleinern Sie Dokumente und Fotos

Die einfachste Möglichkeit, um große Dateien zu versenden, ist diese Dateien vor dem Versand zu komprimieren. Windows bietet im Kontextmenü einer Datei unter „Senden an“ die Möglichkeit, einen ZIP-komprimierten Ordner zu erstellen.

Ein ZIP-komprimierter Ordner verkleinert Dateien.

Eine gezippte Datei benötigt deutlich weniger Platz als die Originaldatei. Das ZIP-Archiv kann von jedem System, auch MacOS oder Android, wieder entpackt werden.

Der ZIP-Algorithmus ist aber schon sehr alt und bei bestimmten Dateitypen nicht sehr effizient. Bessere, kleinere Ergebnisse erzielen Sie daher mit einer Komprimierung über das kostenlose 7-Zip oder WinRAR. Beide Programme erzeugen deutlich kleinere Dateien.

Aber auch mit der Komprimierung können Sie keine Wunder vollbringen. Dateien mit einer Größe von mehreren Gigabyte werden auch durch die besten Tipps zum Verkleinern von Dokumenten und Fotos über Software nicht so klein, dass ein Versand per Mail noch praktikabel ist.

3. Cloud-Speicher als Dateiablage

Viele Anwender wie auch Firmen nutzen Cloud-Speicher wie beispielsweise Dropbox, OneDrive oder PCloud. Alle diese Cloud-Speicher bieten auch die Möglichkeit, Dateien wie große Videos oder andere Inhalte in die Cloud zu übertragen und einen Zugriff auf diese Datei per Link zu erlauben. Der Empfänger kann dann bei vielen Anbietern wie beispielsweise Dropbox auch ohne Anmeldung die Datei herunterladen. Der Link lässt sich per Mail oder Messenger-Apps wie WhatsApp zu mobilen Clients auf dem iPhone oder Android teilen.

Dropbox kann auch große Dateien mit einem Link teilen.

Downloadlink statt Öffnen im Browser: Wenn Sie den Dropbox-Link wie https://www.dropbox.com/s/ask3kn0m4l7e79y/Normal.zip?dl=0 am Ende zu „dl=1“ ändern, wird die Datei beim Anruf von dem Link heruntergeladen, statt im Browser direkt geöffnet.

Die Variante über den Cloud-Speicher setzt allerdings voraus, dass Sie dort ein Konto besitzen. Da viele Anbieter von Cloud-Speicher die kostenlosen Angebote limitieren, können Sie ohne ein Abo keine Dateien von mehr als 5 GByte auf diesem Wege teilen.

4. Cloud-Filesharing als dritte Variante

Der Begriff Filesharing hat nichts mit illegalen Tauschbörsen zu tun. Es handelt sich hierbei um „Cloud-Postfächer“, in welche Sie Dateien laden können, um diese online per Link mit anderen Nutzern zu teilen. Der Clou daran ist, dass viele der Angebote gratis und ohne Anmeldung nutzbar sind. Die maximale Dateigröße, wie auch die Dauer der Verfügbarkeit der Datei, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Zudem bietet einige Anbieter auch einen Kennwortschutz, sodass ein unberechtigter Downloadversuch bei Kenntnis der Adresse trotzdem keinen Zugriff auf die Datei gewährt.

SchicksDigital bietet sich als kostenlose Lösung an wenn sie große Dateien versenden.

Manche Anbieter bieten auch die Möglichkeit, ganze Ordner hochzuladen, was den Upload einzelner Dateien erleichtert. Für Unternehmen ist auch wichtig, ob der Anbieter die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhält. Der Serverstandort Deutschland oder innerhalb der EU ist dafür ein gutes Indiz.

Verschlüsseln: Wenn es sich um sensible Dateien handelt, sollten Sie diese zur eigenen Sicherheit trotzdem vor dem Upload verschlüsseln. In dem Tipp ZIP-Dateien verschlüsseln: So richten Sie ein Passwort ein haben wir einen einfachen Weg beschrieben.

Der Markt der Cloud-Sharing-Anbietern wächst ständig, sodass unsere folgende Tabelle nur einen kleinen Überblick bietet. Für Unternehmen ist dabei von Interesse, dass sich der Funktionsumfang wie beispielsweise maximale Dateigröße oder Dauer der Bereitstellung für eine monatliche oder jährliche Gebühr erweitern lässt.

5. Welche Möglichkeit zum Versenden großer Dateien passt zu wem?

Wenn Sie nur einzelne Dateien mit einer Größe von bis zu 20 MByte teilen möchten und sich die Dateien bei Ihnen lokal auf dem System befinden, ist die vorherige Komprimierung und anschließender Versand per Mail die beste Wahl.

Nutzen Sie bereits einen Cloud-Dienst wie Dropbox und Co., können Sie die Datei auch dort hochladen und per Link mit einem Empfänger teilen.

Für große Dateien oder Unternehmen, welche keine eigenen Server für Cloud oder FTP betreiben, ist die Lösung von Filesharing aus unserer Sicht die beste Option, so lange keine sensiblen Informationen unverschlüsselt geteilt werden und sich der Anbieter an die DSGVO hält.

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