Wenn Outlook ohne Exchange-Server o.Ä. verwendet wird, werden Daten in PST-Dateien (Persönlichen Ordnern) gespeichert. Diese Dateien enthalten alle Mails, Kontakte, den Kalender, Aufgaben, Notizen usw. Es muss also nur diese eine Datei zerstört werden, um alle wichtigen Daten zu zerstören.

Der folgende Artikel von Thomas Quester beschreibt, wie man die defekte Datei wieder reparieren kann. Thomas Quester ist Outlook Fachmann und Entwickler des Tools Olfolders.

Normalerweise liegt die PST-Datei in " C:\Dokumente und Einstellungen\ Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook" und ist für den Explorer unsichtbar, bis der PC so umkonfiguriert wurde, dass auch versteckte Dateien angezeigt werden. Im Explorer findet sich diese Einstellung in Extras/Optionen. Es empfiehlt sich, die PST-Datei regelmäßig zu sichern, falls trotzdem was passiert, kann es sein, dass plötzlich wichtige Daten nicht mehr erreichbar sind. Outlook bringt dann entweder eine Fehlermeldung oder stürzt einfach ab.

Reparatur mit SCANPST

Zusammen mit Outlook wird auch ein Reparaturprogramm installiert, welches defekte PST-Dateien meistens wieder reparieren kann. Dieses befindet sich normalerweise in C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MAPI\1031 und heißt SCANPST.EXE. Einfacher kann man diese Datei über Start/Suchen finden.

Als Eingabe benötigt SCANPST den kompletten Pfadnamen Ihrer PST-Datei. Der einfachste Weg, diesen zu bekommen, ist über Outlook, entweder in der Datendateiverwaltung (Outlook XP) oder über Extras/Dienste. Alternativ kann auch das Eigenschaftsfenster des Hauptordners geöffnet werden. Nach einem Druck auf "Erweitert" öffnet sich der Eigenschaftsdialog der PST-Datei, welcher im 2. Feld den Pfad der PST enthält.

Zum Pfad der eigenen PST-Datei

Wählen Sie die Eigenschaften des Hauptordners, danach "Erweitert". Der Pfad der PST-Datei steht im 2. Feld.

Zum Pfad der eigenen PST-Datei, jetzt auf Erweitert Klick aufs Bild zum Vergrößern

Hier steht der Pfad zur PST-Datei Klick aufs Bild zum Vergrößern

Dieser Pfad kann direkt nach SCANPST kopiert werden:

SCANPST

Vor dem Start muss Outlook geschlossen werden, da ansonsten SCANPST keinen Zugriff hat. Falls Outlook 97,98 oder 2000 verwendet wird, muss eventuell der MapiSpooler von Hand geschlossen werden. Diesen findet man im TaskManager unter Prozesse als MAPISP32.EXE.

Falls SCANPST Fehler entdeckt, fragt es automatisch, ob die Datei repariert werden soll. Es empfiehlt sich, die reparierte Datei nochmals zu prüfen.

Schwierigkeiten

In manchen Fällen treten folgende Schwierigkeiten auf:

1. SCANPST bricht die Prüfung mit folgender Meldung ab: "Bei der Prüfung ist ein Fehler aufgetreten, an der Datei wurden keine Änderungen vorgenommen". Es hat sich gezeigt, dass wiederholtes Anwenden von SCANPST jeweils einen Schritt weiter geht.
2. Nach der Prüfung sind immer noch Fehler enthalten.
   In diesem Fall empfiehlt es sich, alle Daten in eine neue PST-Datei zu kopieren.
3. SCANPST kann die Datei gar nicht lesen.
   Hier hilft eventuell nur ein Zusatzprogramm weiter. Eine Auswahl an Firmen befindet sich am Ende des Artikels.

Reparatur durch Kopieren

Falls SCANPST die Datei nicht reparieren kann, hilft eventuell das Kopieren der Daten in eine neue Datei. Im einfachsten Fall kann dies direkt mit Outlook geschehen. Der Nachteil von Outlook ist, dass die Kopie beim ersten Fehler abgebrochen wird, so dass die Kopie eventuell unvollständig ist. Die Kopie kann mit Outlook über Extras/Exportieren erstellt werden.

Da Outlook beim ersten Fehler abbricht, habe ich ein spezielles Programm geschrieben, welches eine komplette Ordnerstruktur in eine andere Datei kopiert und die Standardordner herstellt. Falls einzelne Objekte nicht kopiert werden können, wird einfach das nächste genommen und eine entsprechende Bemerkung auf dem Bildschirm sowie in einer Datei ausgegeben.

CopyPST ist kostenlos unter folgender Adresse erhältlich:http://www.WinTotal.de/softw/?id=1577

CopyPST im Einsatz Klick aufs Bild zum Vergrößern

Im Programm CopyPST werden die beiden Hauptordner ausgewählt. Der Rest geht automatisch.

1. Erstellen einer neuen PST-Datei in Outlook. Entweder über Datei/Neu/Persönlicher Ordner oder über Extras/Dienste
2. Start von CopyPST und Auswahl der Quell- und Zielordner'
3. Druck auf Start.
4. Nach Beendigung des Kopiervorgangs kann die Übermittlung auf die neue PST-Datei umgestellt werden, damit neue E-Mails in die neue Datei geliefert werden.

Der Kopiervorgang kann direkt in Outlook verfolgt werden.

Bei der Reparatur durch Kopieren von Objekten gehen alle Verknüpfungen zwischen Elementen verloren, genauer gesagt, die Verknüpfungen bleiben in der ursprünglichen Datei. Ebenso verschiebt der Regelassistent weiterhin Nachrichten an die alte Datei, auch wenn diese nicht mehr in Outlook geladen ist!

Verknüpfungen gehen verloren Klick aufs Bild zum Vergrößern

Beispiel für eine Verknüpfung: Diesem Termin wurde ein Kontakt zugeordnet. Wird eine Datei durch Kopieren repariert, wird diese Verknüpfung nicht mehr funktionieren.

Das Ändern der Übermittlung ist unterschiedlich in verschiedenen Outlook-Versionen:

• In Outlook 97/98/2000 befindet sich die Einstellung in Extras/Dienste auf dem 2. Reiter
• In Outlook XP befindet sich die Einstellung in Extras/Konten/Vorhandene E-Mail-Konten verwalten
• In Outlook 2000 bzw. Outlook 98 im Internetmodus kann die Übermittlung nicht umgestellt werden. Hier hilft nur, Outlook zu beenden und die Datei umzubenennen.

2 GB-Problem

Datendateien in Outlook dürfen maximal 2 GB groß werden. Ist eine Datei größer als 2 GB, schreibt Outlook zwar noch fleißig weitere Daten in die Datei, kann die Datei aber hinterher nicht mehr lesen.

Falls eine PST-Datei größer als 2 GB geworden ist, hilft nur das Abschneiden der Datei knapp vor 2 GB und die anschließende Reparatur der Daten. Microsoft stellt dazu ein Programm zur Verfügung (Q296088).

Der technische Grund ist, dass PST-Dateien mit 32 Bit arbeiten. 2^32 entspricht genau 4 GB, allerdings wurden im PST-Datenbanktreiber wahrscheinlich vorzeichenbehaftete Variablen benutzt, so dass jede Adresse größer als 2 GB als negative Zahl interpretiert wird.

Da in der PST-Datei auch die Anlagen mit enthalten sind, kann man mit einem weiteren Tool wie dem Outlook Attachment Sniffer http://www.rsbr.de/Software/OASniffer/index_deu.htm alle Anhänge aus der PST-Datei extrahieren. Das Programm verknüpft dann die Mails mit dem Anhang auf der lokalen Festplatte.

Kommerzielle Lösungen

Für ganz harte Fälle gibt es folgende kommerzielle Reparaturprogramme

Easy Recovery File Repair
Kommerzielles Programm zur Reparatur von Office-Dateien, ab 199 US$.

Outlook Recovery Service
Reparaturservice für gelöschte Objekte. Preis auf Anfrage.

Complete Data Recovery
Reparaturservice, 699 US$ pro reparierter Datendatei.

Thomas Quester
http://www.olfolders.de/

Thomas Quester, 01.03.2003