Ein Audio-Setup im Büro besteht aus einem Mikrofon dicht an der Stimme, einer stabilen Verbindung zum Rechner, einer Software, die den Ton korrekt verarbeitet und einem Raum, der nicht dagegenarbeitet. Sind diese vier Punkte geklärt, entstehen die meisten Tonprobleme in Videokonferenzen gar nicht erst.
Laut einer Bitkom-Befragung von 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten ermöglichen 58 Prozent der Unternehmen in Deutschland mobiles Arbeiten zumindest für einen Teil der Belegschaft, bei Firmen ab 500 Beschäftigten sind es 74 Prozent (Stand Mai 2025). Wo mobiles Arbeiten möglich ist, Wo mobiles Arbeiten möglich ist, finden Besprechungen häufig hybrid statt. In dieser Konstellation fällt schlechter Ton sofort auf. Das Notebook-Mikrofon lässt die Stimme hohl klingen, das Tastaturklappern kommt lauter durch als der Redebeitrag und im Besprechungsraum versteht die Gegenseite nur die Person, die direkt vor dem Laptop sitzt. Ein durchdachtes Audio-Setup gehört unter diesen Bedingungen zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes.
Das passende Audio-Setup für jeden Einsatzbereich
Arbeitsplatz, Besprechungsraum und Aufnahme verlangen unterschiedliche Audio-Setups. Ein Gerät deckt selten zwei Einsatzfälle gleich gut ab. Ein Vertriebsteam mit überwiegend virtuellen Terminen priorisiert deshalb anders als eine Abteilung, die hybride Runden im großen Konferenzraum moderiert.
- Am Einzelarbeitsplatz im Büro oder Homeoffice reicht ein gutes Headset. Wichtig ist dort nur, dass die Stimme verständlich ankommt und Tastatur, Lüfter sowie Nachbargespräche draußen bleiben.
- Im Besprechungsraum werden mehrere Stimmen aus unterschiedlichen Abständen erfasst. Dafür gibt es Speakerphones und Konferenzsysteme mit Mikrofonarray.
- Bei Aufnahmen für Podcasts, Webinare oder Schulungsvideos zählt die Klangfarbe und nicht bloß die Verständlichkeit. Hier kommen ein separates Mikrofon, ein Audio-Interface sowie ein ruhiger Raum hinzu.
Das Mikrofon entscheidet mehr als der Kopfhörer
Der Abstand zwischen Mund und Mikrofon ist der wirksamste Hebel im ganzen Audio-Setup. Er kostet nichts. Je weiter das Mikrofon entfernt ist, desto mehr Raumanteil und Nebengeräusch nimmt es mit auf. Ein Bügelmikrofon am Headset sitzt wenige Zentimeter vor dem Mund und braucht deshalb kaum Verstärkung, da das Signal ohnehin kräftig ankommt. Das Mikrofon im Notebook-Deckel steht dagegen einen halben Meter entfernt, auf einer harten Fläche, direkt über den Lüftern. Die Software muss das schwache Sprachsignal verstärken und hebt dabei zwangsläufig auch die Nebengeräusche an.
Microsoft hat dieses Problem für offene Büroflächen zu einer eigenen Prüfkategorie gemacht. Headsets mit der Bezeichnung „Premium-Mikrofon für Open Office“ nehmen die Stimme der tragenden Person auf, übertragen die Gespräche der Nachbarplätze aber nicht mit. Für die Ausstattung offener Flächen ist das ein prüfbares Auswahlkriterium, das ohne Herstellerwerbung auskommt.
Tragekomfort und Bauform von Headsets
Neben der Mikrofonqualität entscheidet der Tragekomfort darüber, ob sich ein Headset für den täglichen Einsatz eignet. Im Vertrieb oder Service wird ein solches Gerät häufig mehrere Stunden am Tag getragen. Ein zu enger Sitz, schwere Ohrmuscheln oder ungeeignete Polster können dabei schnell unangenehm werden. Vor einer größeren Beschaffung sollten Beschäftigte die vorgesehenen Modelle deshalb unter realistischen Bedingungen testen.
Monaurale Modelle lassen ein Ohr für die Umgebung frei. Das ist beispielsweise am
Empfang sinnvoll, wenn Beschäftigte trotz eines Telefonats ansprechbar bleiben müssen. Binaurale Varianten schirmen stärker ab und eignen sich besser für Arbeitsplätze, an denen Gespräche oder andere Geräusche im Hintergrund stören. Geschlossene Ohrmuscheln verstärken diese Abschirmung zusätzlich. Offene oder leichtere Bauformen lassen dagegen mehr von der Umgebung durch und können bei langen Tragezeiten angenehmer sein.
USB, Bluetooth oder DECT für das Audio-Setup
Die Verbindung ist der unauffälligste Teil eines Audio-Setups und derjenige, der im Alltag am häufigsten Ärger macht. Im Business-Umfeld haben sich das Kabel über USB, Funk per Bluetooth, Funk über einen eigenen USB-Empfänger sowie DECT durchgesetzt.
Kabelgebundene Headsets über USB brauchen keine Kopplung, keine Akkupflege und kein Firmware-Management. Am festen Arbeitsplatz ist das die ruhigere Wahl. DECT spielt seine Stärke aus, wo Menschen während des Telefonats den Platz verlassen, etwa im Lager oder an der Werkbank. Bluetooth ist am flexibelsten und gleichzeitig am störanfälligsten. Microsoft weist darauf hin, dass die Leistung im nativen Bluetooth-Betrieb vom Funkmodul des Rechners abhängt und empfiehlt aktuelle Firmware für das Gerät sowie das Funkmodul. In Umgebungen mit vielen Funkgeräten bleibt der USB-Dongle die stabilere Variante.
Zertifizierte Audiogeräte für Teams und Zoom
Ein professionelles Audio-Setup sollte für die eingesetzte Konferenzplattform freigegeben sein. Microsoft prüft Headsets, Freisprechgeräte, Webcams und Monitore in einem eigenen Zertifizierungsprogramm. Zertifizierte Geräte funktionieren ohne zusätzliche Konfiguration und ermöglichen es, Anrufe direkt am Gerät anzunehmen, zu beenden oder stummzuschalten. Ob eine solche Freigabe vorliegt, lässt sich dem Datenblatt entnehmen und nicht allein am Namen des Herstellers erkennen.
Vor allem bei der Ausstattung vieler Arbeitsplätze wirkt sich die Plattformfreigabe auf den Support-Aufwand aus. Nicht zertifizierte Modelle werden zwar häufig als Audiogerät erkannt, doch einzelne Tasten können ohne Funktion bleiben oder sich nach Updates anders verhalten. Die Freigabe sollte deshalb bereits in den Beschaffungsvorgaben stehen. Gemeinsam genutzte Geräte prüft Microsoft außerdem für bestimmte Raumgrößen und Geräuschumgebungen. So lässt sich vermeiden, dass eine Tischlösung in einem dafür zu großen Besprechungsraum eingesetzt wird.
Der Raum ist Teil des Audio-Setups
Glaswände, Betondecken und große Tischplatten reflektieren den Schall. Dadurch erreicht die Stimme das Mikrofon nicht nur direkt, sondern auch zeitlich verzögert über
verschiedene Flächen im Raum. Die Konferenzsoftware kann diesen Nachhall nur teilweise ausgleichen. Ein neues Headset allein löst das Problem daher nicht. Die Raumakustik gehört ebenso zum Audio-Setup wie das Mikrofon, auch wenn sie auf keiner Geräteliste steht.
Orientierung bei der akustischen Gestaltung bietet die Richtlinie VDI 2569 „Schallschutz und akustische Gestaltung in Büros“. Sie behandelt die Anforderungen an Einzel- und Mehrpersonenbüros und verweist bei der Raumakustik auf DIN 18041. Dort finden sich auch Vorgaben zur Nachhallzeit in Besprechungsräumen. In der Praxis lässt sich der Hall bereits durch Teppiche, Vorhänge, Wandabsorber sowie eine schallabsorbierende Unterlage auf dem Besprechungstisch verringern.
Audio-Setup unter Windows und macOS richtig einstellen
Die Einstellungen eines Audio-Setups verteilen sich auf das Betriebssystem, die Konferenzsoftware und das Programm des Herstellers. Damit die Tonübertragung zuverlässig funktioniert, müssen alle Bereiche aufeinander abgestimmt sein. Unter Windows wählen Sie das Ein- und Ausgabegerät im Bereich „Sound“ aus, unter macOS im Bereich „Ton“. Anschließend legen Sie die verwendeten Geräte noch einmal in der Konferenzsoftware fest. Microsoft Teams bietet dafür einen Testanruf, während Zoom und Google Meet vergleichbare Prüffunktionen bereitstellen. Über die Herstellersoftware lassen sich je nach Modell der Sidetone, die Geräuschunterdrückung und die Firmware verwalten.
Besonders wichtig ist der richtige Mikrofonpegel. Viele Konferenzprogramme zeigen ihn über eine Anzeige neben dem Mikrofonsymbol an. Ist die Verstärkung zu hoch eingestellt, übersteuert die Stimme bei lauteren Passagen. Bei einer zu niedrigen Einstellung wird dagegen häufig das Grundrauschen verstärkt. Sprechen Sie für die Kontrolle mit normaler Lautstärke und prüfen Sie anschließend die Aufnahme. Lautere Stellen sollten klar verständlich bleiben, ohne zu übersteuern. Regelt das Headset die Mikrofonlautstärke bereits selbst, kann die zusätzliche automatische Verstärkung des Betriebssystems zu hörbaren Lautstärkeschwankungen führen.
Häufige Fragen zum Audio-Setup
Brauche ich für Videokonferenzen ein externes Mikrofon?
Für kurze interne Videokonferenzen kann das eingebaute Notebook-Mikrofon ausreichen. Bei Kundengesprächen, Webinaren oder regelmäßigen Online-Meetings verbessert ein externes Mikrofon die Sprachqualität deutlich. Besonders praktisch ist ein Headset mit Bügelmikrofon, da es die Stimme aus kurzer Entfernung aufnimmt und dadurch weniger Raumhall sowie Hintergrundgeräusche erfasst.
Kabelgebundenes oder kabelloses Headset fürs Büro?
Ein kabelgebundenes Headset eignet sich vor allem für feste Büroarbeitsplätze. Es benötigt keinen Akku, muss nicht gekoppelt werden und bietet eine stabile Verbindung über USB. Ein kabelloses Headset ist sinnvoll, wenn sich Beschäftigte während eines Gesprächs frei bewegen oder zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen wechseln. Modelle mit eigenem USB-Empfänger arbeiten im Büro häufig zuverlässiger als eine direkte Bluetooth-Verbindung.
Was bedeutet „Microsoft Teams zertifiziert“ bei Headsets?
Ein für Microsoft Teams zertifiziertes Headset wurde von Microsoft auf Audioqualität, Zuverlässigkeit und Kompatibilität geprüft. Es funktioniert in der Regel ohne zusätzliche Einrichtung und unterstützt wichtige Bedienelemente wie das Annehmen von Anrufen, das Auflegen und das Stummschalten. Die Zertifizierung ist nicht zwingend erforderlich, kann bei der Ausstattung vieler Arbeitsplätze jedoch den Einrichtungs- und Supportaufwand reduzieren.
Welches Speakerphone eignet sich für welche Raumgröße?
Die Wahl des Speakerphones richtet sich nach der Raumgröße, der Teilnehmerzahl und der Reichweite der eingebauten Mikrofone. Für kleine Besprechungsräume mit zwei bis vier Personen genügt häufig ein kompaktes Tischgerät mit Rundum-Mikrofon. In größeren Räumen sind erweiterbare Speakerphones oder Konferenzsysteme mit zusätzlichen Mikrofonen sinnvoll. Die Angaben des Herstellers zur empfohlenen Raumgröße sollten deshalb vor dem Kauf geprüft werden.
Wie lässt sich die Tonqualität bei Videokonferenzen verbessern?
Die Tonqualität bei Videokonferenzen verbessert sich bereits durch einen kurzen Abstand zwischen Mund und Mikrofon. Zusätzlich sollten das richtige Eingabegerät ausgewählt, der Mikrofonpegel geprüft und störende Geräuschquellen reduziert werden. Teppiche, Vorhänge oder Wandabsorber verringern den Nachhall in akustisch ungünstigen Räumen. Ein Testanruf vor dem Meeting zeigt, ob Stimme, Lautstärke und Geräuschunterdrückung richtig eingestellt sind.
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