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Wer mit Word arbeitet, arbeitet mit Dokumentvorlagen. Dokumentvorlagen sind Muster für Dokumente aller Art, vom leeren Blatt mit den Standardeinstellungen von Word bis hin zu funktionellen Mustern für Briefe, Faxe oder Rechnungen. Dokumentvorlagen speichern Texte, Makros, Formatvorlagen und Einstellungen. Passende Dokumentvorlagen für jeden Arbeitszweck erleichtern das Erstellen ähnlicher Dokumente oder sichern spezielle Arbeitsumgebungen. Wir haben einige wichtige Informationen zum Umgang mit der Dokumentvorlage Normal.dot und anderen Dokumentvorlagen zusammengestellt. Der Artikel dreht sich dabei um die Normal.dot und im späteren Verlauf um die Arbeit mit anderen Dokumentvorlagen.

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  • Die Dokumentvorlage normal.dot ist die Standardvorlage für alle "leeren" Dokumente
  • In dieser Vorlage sind Angaben wir Schriftart, Größe aber auch Absatzformatierungen und vieles mehr enthalten.
  • Eigene Vorlagen können ganz einfach selbst erstellt werden.

Hinweis: Der Text basiert noch auf älteren Office-Versionen, hat aber auch für neuere Versionen im Grunde noch Gültigkeit. In der Aktualisierung Normal.dot(x) und Co. – Word 2007 für Umsteiger gehen wir auf die Neuerungen seit dem dotx-Format ein.

Allgemeines

Jedes Dokument, das Sie in Word neu erstellen oder öffnen, basiert auf einer bereits bestehenden Dokumentvorlage. Das ist nicht jedem Anwender bewusst. Auch die Tatsache, dass bei vielen Aktionen an einem Dokument Veränderungen in Dokumentvorlagen vorgenommen werden, fällt erst auf, wenn Word beim Speichern entweder fragt, ob auch Änderungen an der Dokumentvorlage gespeichert werden sollen, oder – oft noch verwirrender – darauf verweist, dass die Änderungen an einer Datei mit dem Namen Normal.dot nicht gespeichert werden können, weil diese von einem anderen Benutzer gesperrt ist. In den meisten Fällen fehlt ein guter Rat und die Entscheidung erfolgt nach dem Zufallsprinzip. Üblicherweise passiert dabei aber nichts Auffälliges, so dass die getroffene Entscheidung nicht weiter im Gedächtnis bleibt. Schlimmer ist es, wenn auf den in Foren oft gut gemeinten Rat reagiert und die Datei Normal.dot gelöscht wird, um ein nicht bzw. falsch reagierendes Word wieder zum Laufen zu bewegen. Nach einem solchen Löschen wird die Normal.dot des Benutzers mit Standardeinstellungen neu erstellt. Das löst oft die Probleme mit Word, andererseits sind in diesem Fall naturgemäß alle bewusst oder unbewusst an der Vorlage vorgenommenen Änderungen verloren.

Beim Thema Dokumentvorlagen hat es der Anwender also mit zwei Themenkreise zu tun: Erstens kommt er am Thema nicht vorbei. Auch wenn Ihnen das bisher nicht bewusst war: Immer dann, wenn Sie ein neues Dokument erzeugen und dabei die Symbolschaltfläche "Neu" aus der Standard-Symbolleiste benutzen, erstellen Sie ein Dokument, das automatisch mit der Dokumentvorlage Normal.dot verbunden ist. Grundlegende Kenntnisse über diese Vorlage sind also nötig. Zweitens, erfahren Sie in den späteren Ausführungen, wie Sie Dokumentvorlagen gezielt nutzen.

Die Standarddokumentvorlage

Die wichtigste Information zum Thema Dokumentvorlagen ist also schon gegeben: Word speichert alle Grundeinstellungen eines Benutzers in einer Datei mit dem Namen Normal.dot. Diese Datei ist aber erst vorhanden, wenn ein unter Windows angemeldeter Benutzer zum ersten Mal Word startet. Dabei fragt Word nach, welche Benutzerinformationen verwendet werden sollen. Die Mehrzahl aller Nutzer hat diese Frage, so wie die meisten anderen Dialogboxen, einfach bestätigt und damit die erste Änderung an der soeben angelegten Normal.dot gespeichert. Diese neue Datei befindet sich üblicherweise im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen bzw. C:\Users\(Benutzer)\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Vorlagen, je nach Betriebssystem. Um diese benutzereigene Datei geht es und sie ist von Anfang an nicht leer. Sie kennt schon eine Reihe von kurzen Autotexten und anderen Automatismen sowie die Grundeinstellungen von Word. Dazu gehören aber auch die für den Benutzer wichtigen Einstellungen wie Standardsprache, die Standardschrift und die Standardschriftgröße. Wer bis hierher aufmerksam gelesen hat, kennt schon einen Weg, wie die Standardschriftgröße für alle zukünftigen Dokumente verändert werden könnte. Richtig: Normal.dot per Windows Explorer suchen und zur Bearbeitung öffnen. Das gesamte Dokument markieren mit [STRG]+[A], Schriftgröße oder Schriftart ändern und speichern. Geht, ist aber kompliziert. Die erste Falle stellt schon der Windows Explorer, da ein Doppelklick auf die erfolgreich lokalisierte Normal.dot diese nicht öffnet, sondern eine neue Datei erstellt. Um eine Dokumentvorlage zu öffnen, ist ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Datei nötig und danach ein Klick auf den Befehl "Bearbeiten". Falls aufmerksame Leser gleich im Windows Explorer nachgeschaut haben: Die Dateierweiterungen sehen Sie nur, wenn im System die Ordneroptionen entsprechend eingestellt sind. Verwenden Sie dazu den Befehl Start -> Systemsteuerung -> Ordneroptionen -> Ansicht und deaktivieren Sie das Häkchen vor dem Kontrollkästchen "Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden". In älteren Versionen von Word gab es nur das oben beschriebene Verfahren zum Verändern der Standardschrift. Das Stöhnen der Anwender ist aber vermutlich bis zu Microsoft gedrungen und so gibt es für wichtige Grundeinstellungen ein benutzerfreundliches Verfahren.

Standardschrift ändern

Das benutzerfreundliche Verfahren zum Ändern einer Standardeinstellung soll am Beispiel der Standardschrift gezeigt werden, ist aber mit ein wenig Aufmerksamkeit schnell auf andere Einstellungen übertragen. Wie würden Sie versuchen, eine Schriftart zu verändern, wenn Sie dabei nicht die Symbole der Symbolleiste Standard verwenden sollten? Richtig, der Befehl ist Format -> Zeichen. Dort würden Sie die Schriftart einstellen und bestätigen. Genau dieses Verfahren hilft aber auch dabei, den Standard für alle zukünftigen Dokumente zu verändern. Je eher Sie das tun, desto weniger Dokumente müssen Sie nachträglich anpassen bzw. desto weniger Arbeit haben Sie mit Dokumenten, die Sie neu anlegen. Am sichersten ist folgendes Verfahren:

  • Starten Sie Word neu. Es erscheint ein neues, leeres Dokument. Dessen Grundlage ist die Dokumentvorlage NORMAL - es nutzt also die Informationen aus der Datei Normal.dot.
  • Nutzen Sie nun den Befehl Format -> Zeichen. In der erscheinenden Dialogbox stellen Sie die Schriftart ein, die Sie in Zukunft als Standard verwenden möchten, bestätigen aber nicht mit OK. Das würde ja die Schrift im aktuellen Dokument verändern: Schauen Sie sich um und lokalisieren Sie die Schaltfläche Standard. Das ist die zuständige Schaltfläche: Mit einem Klick auf diese Schaltfläche verändern Sie den Standard, wenn Sie die nachfolgende Dialogbox bestätigen (s. Abb. 1).
  • Beenden Sie Word: Damit sind die Veränderungen an der Dokumentvorlage auch in der Datei Normal.dot gespeichert.

Da alle neuen leeren Dokumente auf der nun veränderten Dokumentvorlage Normal.dot basieren, müssen Sie anschließend Word nur neu starten, um sich im automatisch erscheinenden neuen Dokument an der veränderten Schrift zu erfreuen. Wenn Sie nun in Zukunft die verwendeten Dialogboxen genauer betrachten, dann finden Sie die erwähnte Schaltfläche Standard auch in Dialogboxen Datei -> Seite einrichten; Tabelle -> Einfügen Tabelle -> AutoFormat; Einfügen -> Datum und Uhrzeit; und Extras -> Sprache -> Sprache festlegen.

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Abb. 1: Veränderung der Standardschrift von Word
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Grundeinstellungen verändern

Das oben beschriebene Verfahren hat bei genauer Betrachtung nur Gültigkeit für Seiteneigenschaften und Textelemente. Die meisten Grundeinstellungen von Word werden über drei Befehle im Menü Extras verändert.

  • Mit Hilfe des Befehls Extras -> Optionen verändern Sie die Funktionsweise von Word. Sie finden Einstellungen für die Ansicht, für das Speichern und für das Drucken. Achten Sie aber darauf, dass Word auch an dieser Stelle versucht, Ihnen trickreich zur Seite zu stehen. Wenn Sie mehr als ein Dokument geöffnet haben und diesen Befehl ausführen, dann gelten einige Einstellungen nur für das aktuelle Dokument und haben keinen Einfluss auf andere Dokumente, geschweige denn auf die Standardvorgaben. Andere verändern die Standards sofort. Um sicher zu sein, dass Sie Standardeinstellungen verändern, gehen Sie wie schon oben beschrieben vor: Starten Sie Word neu, nutzen Sie nun den Befehl Extras -> Optionen, Verändern Sie die Einstellungen und beenden Sie Word: Damit sind die Veränderungen an der Dokumentvorlage auch in der Datei Normal.dot gespeichert.
  • Mit Hilfe des Befehls Extras -> AutoKorrektur-Optionen beeinflussen Sie die Automatikfunktionen wie eben die Autokorrektur während der Eingabe, die AutoTexte (Word-Synonym für Textbausteine) und andere. Hier wird es allerdings schon wieder verwirrend: Während z.B. die Einstellungen für die Autokorrektur in der Normal.dot landen, finden Sie die Liste mit den Wordpaaren (AutoKorrektur-Liste) in einer Datei mit der Erweiterung ACL. Diese ist üblicherweise im Verzeichnis C: \Dokumente und Einstellungen\ [Benutzername]\ Anwendungsdaten MicrosoftOffice zu finden. Dieser Ort und die Tatsache, dass Sie mehr als eine Datei mit dieser Erweiterung finden, offenbaren, dass diese Liste erstens für alle Officeanwendungen des Benutzers Anwendung findet und zweitens für jede Sprache eine solche Datei zu finden ist.
  • Mit Hilfe des Befehls Extras -> Anpassen haben Sie Einfluss auf die Gestaltung der Symbolleisten und Menüs von Word. Dabei ist die Registerkarte Optionen z.B. dafür zuständig, dass Menüs sofort vollständig öffnen. Aber es ist doppelte Vorsicht geboten. Erstens verändern Sie im Register Optionen im unteren Bereich auch Grundeinstellungen von Office. Zweitens aber verdeckt die Dialogbox den Blick auf das Wesentliche: Wenn Sie bei geöffneter Dialogbox mit der Maus auf ein Symbol zeigen und ziehen, wird das Symbol gehorsam folgen. Also nicht loslassen, sondern ESC drücken, damit dieser Vorgang beendet wird. Wenn Sie das zu spät gelesen haben, verwenden Sie die Schaltfläche Zurücksetzen im Register Symbolleisten. Damit setzen Sie die gerade links daneben markierte Symbolleiste auf den Standard zurück. Beachten Sie, dass die Dialogbox zur Bestätigung zwei Informationen liefert (s. Abb. 2). Das ist zum einen die Bezeichnung der Symbolleiste, die zurückgesetzt werden soll, und zum anderen die Dokumentvorlage, für die das gelten soll. Daraus lässt sich schließen, dass jede Dokumentvorlage eigene Symbolleisten haben könnte. Das ist eine praktische Einrichtung, wenn z.B. in einer Rechnung andere Symbole zur Bedienung als bei einem Brief sichtbar werden sollen. Für die Veränderung der Symbolleisten muss aber die zugehörige Dokumentvorlage oder mindestens ein Dokument mit dieser Vorlage geöffnet sein.
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Abb. 2: Änderungen an einer Symbolleiste der Normal.dot

Leider ist das Problem mit der Anpassung von Grundeinstellungen nicht immer so einfach wie soeben beschrieben. Wenn Sie aber beim Formatieren oder Einfügen von Objekten genau hinschauen, finden Sie Begriffe wie Abmessungen für neue Tabellen speichern (Tabelle -> Einfügen -> Tabelle) und ähnliche Formulierungen, hinter denen sich Zugriffe auf Vorgaben für die standardmäßige Verwendung der entsprechenden Objekte verbergen.

Was speichert die Normal.dot?

Dass die Datei mit dem Namen Normal.dot die Standardeinstellungen für den Betrieb von Word aufnimmt, sollte bereits klar geworden sein. Es sind aber weitere Objekte, die noch in der Nomal.dot landen, ohne dass es dem Nutzer beim Umgang mit solchen Objekten auffällt. Dabei kann die Kenntnis dieser Objekte mit Hilfe einer geeigneten Strategie von Nutzen für die Arbeit mit Word sein.

Zunächst enthält die Dokumentvorlage Zeichen- und Absatzformate in einer Art Vorgabe für alle Dokumente. Wenn Sie in der Symbolleiste Format mit gehaltener [SHIFT]-Taste auf den Listenpfeil klicken, dann öffnet Word die Liste mit allen in der aktuellen Dokumentvorlage enthaltenen Formatvorlagen (s. Abb. 3).

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Abb. 3: Zugriff auf Formatvorlagen
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Zur Erinnerung: Eine Formatvorlage ist ein Muster für Textobjekte, dessen Eigenschaften über einen Namen an diese Objekte übertragen werden können. Probieren Sie es aus: Text schreiben, mit der Tastenkombination [STRG]+[SHIFT]+[S] in das Listenfeld Formatvorlage wechseln, dort das Wörtchen TITEL schreiben und mit [ENTER] bestätigen. Auf diese einfache Weise haben Sie dem Text die Eigenschaften einer bereits in der Normal.dot enthaltenen Formatvorlage zugewiesen. Wenn Sie die Liste probehalber aufgeklappt hatten, haben Sie sicher noch mehr solche interessanten Formatnamen entdeckt. Nun könnte ja der Wunsch entstehen, diese bestehenden Formatvorlagen an eigene Vorstellungen anzupassen. Bleiben wir beim Beispiel: Alle Titel sollen ab sofort in roter Schrift erscheinen. Der Weg ist je nach Version ein wenig abweichend, führt aber immer in die gleiche Dialogbox. Einstieg ist der Befehl Format -> Formatvorlage. In der erscheinenden Dialogbox ist die Formatvorlage des aktuellen Absatzes markiert. Schalten Sie oben um auf Alle Formatvorlagen und markieren Sie dann in der Liste unten die Formatvorlage Titel. Klicken Sie dann auf Ändern.

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Abb. 4: Veränderung einer Vorlage

In der dann erscheinenden Dialogbox haben Sie die Formatvorlage im Griff: Ein Klick auf die Schaltfläche für die rote Schrift reicht für das aktuelle Dokument aus. Aber es sollte uns ja interessieren, wie die Veränderung auch die Dokumentvorlage erreicht. Dazu muss das Häkchen bei Zur Vorlage hinzufügen gesetzt sein. Es ist immer die aktuelle Vorlage, die damit gemeint ist (s. Abb. 4).

Vorsicht übrigens mit dem Häkchen bei Automatisch aktualisieren: Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, dann wird jede Änderung an einem Text mit dieser Vorlage sofort auf alle Texte im gleichen Dokument angewendet. Das ist sehr folgenschwer, wenn es die in einem Dokument verwendete allgemeine Formatvorlage Standard betrifft, die ja üblicherweise alle Absätze zunächst einmal automatisch erhalten. Danach ist diese Veränderung erst einmal nur im Dokument gesichert.

Eine wirkliche Übernahme dieser Einstellung erfolgt erst nach dem Speichern der Dokumentvorlage. Im Falle der Normal.dot erfolgt diese automatische Speicherung allerdings erst beim Beenden von Word, bei anderen Dokumentvorlagen immer beim Schließen des letzten geöffneten Dokuments, das auf dieser Vorlage beruht. Das ist deutlich zu spät, sofort speichern wäre besser. Deshalb an dieser Stelle ein kleiner Exkurs, der weitere Elemente zeigt, die in der Normal.dot gespeichert werden: Tastenkombinationen für häufig verwendete Funktionen. In diesem Fall soll es die Definition für eine Tastenkombination sein, mit der Sie die Speicherung aller geöffneten Dokumente einschließlich der Dokumentvorlagen auslösen.

Aktivieren Sie den Befehl Extras -> Anpassen. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche "Tastatur". Der Rest ist relativ einfach: Selektieren Sie rechts den Befehl DateiAllesSpeichern und klicken Sie danach in das Eingabefeld Neue Tastenkombination. Betätigen Sie nun die neue Tastenkombinationen, z.B. [ALT]+[STRG]+[SHIFT]+[F12], die üblicherweise nicht benutzt wird. Achten Sie nun auf die Angabe neben dem Eintrag Speichern in. Üblicherweise landen Tastenkombinationen in der Normal.dot, als Auswahl wäre aber jede andere geöffnete Dokumentvorlage möglich. Bei Konflikten mit gleichen Tastenkombinationen in mehreren gleichzeitig geöffneten Vorlagen würde Word ganz pragmatisch vorgehen: Es hat immer die Dokumentvorlage Vorrang, die dem aktiven Dokument zugeordnet ist. Den Abschluss der Handlungen bilden ein Klick auf Zuordnen und einer auf Schließen (s. Abb. 5).

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Abb. 5: Zuweisen einer Tastenkombination
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Neben den Zeichen- und Absatzformaten und den Tastenkombinationen speichert Word auch AutoText-Einträge in der Dokumentvorlage. Das ist hier aber nicht das Thema, weil dazu auf WinTotal bereits ein Artikel vorliegt: "Dokumentvorlagen und Autotexte in Word".

Spezielle Dokumentvorlagen

Es ist sehr effektiv, für wiederkehrende Dokumente spezielle Dokumentvorlagen anzulegen. Dies könnte jeweils eine Dokumentvorlage für normale Briefe (z.B. Brief.dot), für Faxe (Fax.dot) und für längere Dokumente mit Berichtscharakter (Konzept.dot) sein. Jede Vorlage wird mit typischen Strukturen versehen und beschleunigt so den Arbeitsprozess. Dieser zweite Teil des Artikels rund um die Dokumentvorlagen in Word gibt einen Ausblick auf Möglichkeiten zur Arbeit mit speziellen Dokumentvorlagen.

Hinweis: Für Word 2007 beachten Sie unseren gesonderten Artikel Normal.dot(x) und Co. – Word 2007 für Umsteiger.

Allgemeines

Dokumentvorlagen sind Muster für wiederkehrende Dokumente, die für einen speziellen Zweck geeignete Texte und Funktionen bereitstellt. Eine solche Dokumentvorlage enthält z.B. Zeichen- und Absatzformate, AutoTexte und spezifische Makros. In ihr können aber auch Texte gespeichert sein, die ein neues Dokument bereits enthalten soll: ein Briefkopf mit Adresse, eine Grafik mit dem Firmenlogo, ein vorgefertigtes Anschriftenfeld, ein Formulartext oder ein Vertrag mit vorgeschriebenen Textpassagen. Die Dokumentvorlagen sind bestens geeignet, für bestimmte Arbeiten eigene, spezifische Formatvorlagen bereitzuhalten.

Eine Dokumentvorlage unterscheidet sich äußerlich von einer normalen Textdatei in Word zunächst durch die Dateierweiterung. Die Dokumentvorlage hat die Erweiterung dot, das normale Dokument die Erweiterung doc. Auch der Speicherort ist verschieden. Während Sie Dokumente in beliebigen Ordnern speichern, sollten Sie alle Dokumentvorlagen so speichern, dass sie beim Aufruf des Befehls Datei -> Neu sofort zur Verfügung stehen. Wenn Sie eine Dokumentvorlage erzeugen, sorgt Word automatisch für den richtigen Speicherort. Mit der Zuweisung des Dokumenttyps Vorlage erhält das Dokument eine interne Kennzeichnung, die es als Vorlage ausweist.

Auf die mit Word gelieferten Vorlagen haben Sie schnell Zugriff. Beim Erstellen einer Datei mit dem Befehl Datei -> Neu erwartet Word im Aufgabenbereich Neues Dokument von Ihnen die Auswahl eines Musters im Bereich Mit Vorlage beginnen (bzw. Vorlagen auf meinem Computer). Üblicherweise finden Sie dort die installierten Dokumentvorlagen (s. Abb. 6).

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Abb. 6: Zugriff auf installierte Vorlagen

Wenn Sie aber zusätzlich mit dem Befehl Extras -> Optionen im Register Speicherort für Datei einen Dokumentordner z.B. als Ordner für Arbeitsgruppen definieren, behandelt Word darin enthaltene "normale" Dokumente in der Dialogbox Neu wie Dokumentvorlagen - unabhängig von der Dateierweiterung. Nach dem Klick auf OK kommt die Besonderheit der definierten Vorlagen aus diesem Ordner zum Tragen: Word öffnet nicht die Datei selbst, sondern stellt eine Kopie als neues Dokument für die Bearbeitung bereit.

Dokumente und Vorlagen haben in Word also viele Gemeinsamkeiten. Bis auf eine Ausnahme können Sie mit Dokumenten prinzipiell so arbeiten wie mit den Vorlagen. Ein wichtiger Unterschied besteht darin, dass Sie die verborgene Funktionalität einer Dokumentvorlage an eine andere Vorlage anhängen können. So machen Sie z.B. eine Vorlage mit speziellen Makros oder Tastenkombinationen für andere Bereiche verfügbar (Details siehe Artikel "Dokumentvorlagen und Autotexte in Word").

Beachten Sie auch ein vorteilhaftes Verfahren in den neueren Word-Versionen (ab 2002): Mit dem Befehl Neu aus vorhandenem Dokument greifen Sie ebenfalls auf ein "normales" Dokument zu: Es wird aber wie eine Dokumentvorlage als Kopie geöffnet.

Der Inhalt von Dokumentvorlagen

In vielen Dialogboxen von Word - z.B. bei der Festlegung von AutoText-Einträgen oder nach dem Befehl Extras -> Anpassen - haben Sie die Wahl, den Ort für Ihre Festlegungen zu bestimmen. Das wurde im ersten Teil des Artikels bereits erläutert. Wenn Sie also gezielt entscheiden, welche Aktion Sie auf welche Dokumentvorlage anwenden, dann gestalten Sie Dokumentvorlagen mit der Zeit zu Arbeitsumgebungen für spezielle Zwecke oder die globale Dokumentvorlage Normal.dot zu einem umfassenden individuellen Werkzeug. Dabei nimmt jede Dokumentvorlage für spezielle Zwecke alles das auf, was für die Erledigung der speziellen Aufgabe nötig ist:

Fügen Sie Text in die Dokumentvorlage ein, der nach Zuweisung der Dokumentvorlage zu einem neuen Dokument als Grundlage für eine Überarbeitung dient.

  • Erstellen Sie AutoText-Einträge als Bausteine für den entsprechenden Zweck. So könnten Sie in einer Dokumentvorlage Privatbrief und einer Dokumentvorlage Behördenbrief mit dem gleichem AutoText-Kürzel "Gruss" zwei völlig verschiedene Grußformeln anlegen. Sie müssten sich nur ein Kürzel merken, wenn Sie zum Ende des Briefes den AutoText-Eintrag für die Grußformel benutzen.
  • Legen Sie verschiedene Einstellungen für Symbolleisten, Menüs und Tastenbelegungen fest.
  • Erzeugen Sie Formatvorlagen für die verschiedensten Zwecke.

Dokumentvorlagen erstellen

Word stellt Ihnen zwei Varianten zum Anlegen von Dokumentvorlagen zur Verfügung. Sie erstellen eine Vorlage von Beginn an neu oder wandeln ein "normales" Dokument in eine Vorlage um.

So erstellen Sie eine komplett neue Dokumentvorlage:

  • Wählen Sie den Befehl Datei -> Neu -> Allgemeine Vorlage (bzw. Auf meinem Computer). Die Dialogbox Vorlagen mit den enthaltenen Vorlagen wird geöffnet.
  • Im Bereich Neu erstellen wählen Sie die Option Vorlage und zudem noch eine vorhandene Dokumentvorlage als Grundlage. Die Dokumentvorlage sieht aus wie ein normales Dokument. Die Titelzeile enthält den vorläufigen Dateinamen Vorlagex.
  • Geben Sie den Text ein, der als Vorlage für weitere Dokumente dienen soll. Gegebenenfalls definieren Sie AutoText-Einträge und Formatvorlagen.
  • Speichern Sie die Dokumentvorlage mit einem Namen Ihrer Wahl. Word schlägt einen Ordner für die Dokumentvorlage vor, den Sie natürlich ändern können.

Häufiger werden Sie jedoch die andere Variante wählen und ein bereits bestehendes Dokument in eine Dokumentvorlage umwandeln. In der täglichen Arbeit entsteht zumeist über einen längeren Zeitraum ein ausgereiftes Dokument, das Sie dann in den Rang einer Dokumentvorlage erheben, um es vor unbeabsichtigten Änderungen zu schützen.

Um ein Dokument in eine Vorlage umzuwandeln, brauchen Sie es nur speziell zu speichern:

  • Wählen Sie den Befehl Datei -> Speichern unter.
  • Aktivieren Sie im Listenfeld Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage. Word gibt automatisch einen Vorlagenordner vor (s. Abb. 7).
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    Abb. 7: Speichern als Dokumentvorlage
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  • Erzeugen Sie über die gleichnamige Schaltfläche einen neuen Ordner, um innerhalb der Dialogbox Neu ein neues Register anzulegen.
  • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Dokumentvorlage.
  • Bestätigen Sie die Dialogbox mit Speichern.

Danach steht das bisheriges Dokument in der Dialogbox Neu in der Liste der Dokumentvorlagen mit zur Auswahl.

Vorlage für einen Brief mit Adressfeld nach DIN 5008

Eine der wichtigsten Vorlagen ist ohne Frage die eines Briefs mit Adressfeld. Wie für vieles in Deutschland, gibt es auch für einen maschinell lesbaren Brief eine DIN Norm. Diese Norm in DIN 5008 beschreibt im Detail, wie ein Brief aufgebaut sein muss. Wir haben zu diesem Thema einen einen Artikel Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen erstellt, welcher die Erstellung einer Vorlage nach dieser DIN beschreibt und auch passende Vorlagen zum Download.

Änderungen in Dokumentvorlagen speichern

Mit einem Dokument zusammen wird immer die zugehörige Dokumentvorlage geöffnet. Änderungen, die Sie an Vorlagen vornehmen, sind bis zu einem Speichervorgang nicht gesichert. Erst wenn Sie die Arbeit an einem Dokument beenden oder mit dem Befehl [Shift] + Datei -> Alles speichern Änderungen mit einem Schlag speichern, werden Änderungen an der Dokumentvorlage gesichert. Aber spätestens wenn Sie die Arbeit mit Word beenden, werden auf Nachfrage alle Änderungen gespeichert - auch die an Dokumentvorlagen.

Nur bei der globalen Dokumentvorlage Normal.dot ist die Sachlage eine andere. Änderungen an dieser Dokumentvorlage speichert Word so lange automatisch beim Beenden von Word, bis Sie mit dem Befehl Extras -> Optionen im Register Speichern das Kontrollkästchen Automatische Anfrage für Speicherung von Normal.dot aktivieren. Dann blendet Word bei jedem Beenden eine Meldung mit der Frage ein, ob Sie die an den Standardeinstellungen vorgenommenen Änderungen speichern möchten. So könnten Sie auch diese Dokumentvorlage überwachen.

Dokumentvorlagen wechseln

Normalerweise entscheiden Sie schon beim Erstellen eines Dokuments über die zugeordnete Dokumentvorlage. Dokumentvorlagen können aber spezielle Formatvorlagen oder AutoText-Einträge enthalten, über die Sie in der zugewiesenen Dokumentvorlage nicht verfügen. Um also eine andere Dokumentvorlage zu verwenden, öffnen Sie mit dem Befehl Extras -> Vorlagen und Add-Ins die Dialogbox Dokumentvorlagen und Add-ins. Mit dem Kontrollkästchen "Dokumentformatvorlagen automatisch aktualisieren" stellen Sie übrigens sicher, dass Dokumente die jeweils aktuellen, in der Dokumentvorlage möglicherweise zwischenzeitlich geänderten Formatvorlagen aufweisen. Ein aktiviertes Kontrollkästchen sorgt dafür, dass die Formatvorlagen im aktiven Dokument bei jedem Öffnen des Dokuments so aktualisiert werden, dass sie mit den Formatvorlagen der verbundenen Dokumentvorlage übereinstimmen (s. Abb. 8).

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Abb. 8: Zugehörige Dokumentvorlagen verwalten

Wenn Sie die Schaltfläche Anfügen wählen, gelangen Sie in die Dialogbox Vorlage verbinden. In dieser Dialogbox, die genau wie die Dialogbox "Datei öffnen" zu handhaben ist, wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus. Danach bestätigen Sie noch die Dialogboxen und haben das Dokument mit einer anderen Dokumentvorlage verbunden. Mit diesem Verfahren wird der in der neuen Dokumentvorlage vielleicht enthaltene Standardtext natürlich nicht in den Text eingefügt. Um den Text zu verwenden, müssen Sie ein neues Dokument auf der Basis dieser Dokumentvorlage erstellen oder den Text aus einem anderen Dokument kopieren.

Weitere Vorlagen – allgemein zugänglich

Es ist aber nicht nötig, die dem Dokument zugeordnete Dokumentvorlage nur deswegen auszutauschen, weil eine andere z.B. besondere AutoText-Einträge hat. Sie können auch andere als die Dokumentvorlage Normal.dot zusätzlich zu globalen Vorlagen erheben. Üblicherweise passiert das automatisch mit Vorlagen von bestimmten Programmen, die mit Word zusammenarbeiten müssen (z.B. PDFMaker). Aber auch Vorlagen, die Sie selbst in das mit Extras -> Optionen im Register Speicherort für Dateien festgelegte Startverzeichnis kopieren, werden beim Word-Start automatisch als globale Vorlagen geladen.

So aber greifen Sie z.B. zeitweilig auf AutoTexte oder Makros einer anderen Dokumentvorlage zu:

  • Wählen Sie den Befehl Extras -> Vorlagen und Add-Ins. In der Dialogbox erklären Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen - die wieder in eine der Dialogbox "Öffnen" gleichende Dialogbox führt - weitere Vorlagen zu globalen Vorlagen.
  • Die anschließend mit einem Häkchen versehenen Vorlagen sind aktiv. Word erwartet übrigens von Ihnen, dass Sie in diesem Fall die Übersicht behalten. Wenn alle aktivierten Vorlagen z.B. in die Menüstruktur oder in Symbolleisten eingreifen oder gar gleiche Tastenkombinationen für unterschiedliche Zwecke definiert sind, sind Sie verantwortlich.
  • Entscheiden Sie bei Bedarf, welche Dokumentvorlage aktiviert ist und welche nicht.
  • Wenn eine Dokumentvorlage ihre Schuldigkeit getan hat, werfen Sie die gewünschte Dokumentvorlage mit einem Klick auf die Schaltfläche Entfernen einfach hinaus.

Der Unterschied zwischen der "normalen" globalen Dokumentvorlage Normal.dot und anderen globalen Dokumentvorlagen besteht darin, dass Sie als global deklarierte Dokumentvorlagen nur noch per Hand ändern können (durch Öffnen zur Bearbeitung), während Sie alle Änderungen - z.B. an Tastenkombinationen - sofort in die "normale" globale Dokumentvorlage übernehmen.

Elemente in Dokumentvorlagen verwalten

Wenn Sie regelmäßig neue Dokumentvorlagen für bestimmte Arbeitsaufgaben erstellen, brauchen Sie ein Werkzeug, um die in anderen Dokumentvorlagen bereits enthaltenen Elemente neuen Dokumentvorlagen zuzuordnen. Dieses Werkzeug stellt Word mit der Schaltfläche Organisieren in Dialogboxen zur Verfügung - z.B. in der mit dem Befehl Extras -> Vorlagen und Add-Ins aufgerufenen Dialogbox.

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Abb. 9: Die Dialogbox Organisieren ist die Schaltzentrale für das Verwalten von Vorlagenelementen
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Dabei haben Sie in der Dialogbox "Organisieren" die Möglichkeit, Formatvorlagen, AutoText-Einträge, veränderte Symbolleisten oder Makros in anderen Vorlagen verfügbar zu machen.

  • Wählen Sie im ersten Schritt die Quelle und das Ziel Ihrer Bemühungen aus. Nutzen Sie dazu zunächst die Listenfelder wie [Formatvorlagen] verfügbar als auf der linken Seite und der rechten Seite der Dialogbox. Quelle und Ziel der jeweiligen Aktion bestimmen Sie durch die Markierung.
  • Finden Sie in den Listenfeldern nicht die gewünschten Dokumentvorlagen oder Dokumente, legen Sie mit der Schaltfläche Datei schließen zunächst die voreingestellte Dokumentvorlage beiseite. Danach wird die Schaltfläche mit Beschriftung und Funktion zu Datei öffnen. Sie öffnen damit wie gewohnt eine Dokumentvorlage oder ein spezielles Dokument.
  • Wählen Sie nun das gewünschte Register und innerhalb des Registers die Elemente aus, die bearbeitet werden sollen. Nach einer Markierung treffen Sie mit den zwischen den Listenfeldern befindlichen Schaltflächen Ihre Auswahl. Kopieren Sie z.B. AutoText-Einträge von links nach rechts, indem Sie im linken Listenfeld die Markierung vornehmen und anschließend die Schaltfläche Kopieren betätigen. Um dabei z.B. mehrere Autotext-Einträge nacheinander zu markieren, halten Sie die [STRG]-Taste gedrückt.
  • Eine Schaltfläche Löschen steht Ihnen bei Bedarf zur Verfügung. Außerdem können Sie einzeln markierte Elemente Umbenennen. Hilfe erhalten Sie im Bereich Beschreibung, in dem kurz die Elemente beschrieben sind, die Sie gerade bearbeiten. Tastenkombinationen können Sie allerdings mit dem beschriebenen Verfahren nicht organisieren. Verwenden Sie dazu den Befehl Extras -> Anpassen -> Tastatur und die Dialogbox Tastatur anpassen.

Autotext-Einträge in Word

Neben den Zeichen- und Absatzformaten und den Tastenkombinationen speichert Word auch AutoText-Einträge in der Dokumentvorlage. Das ist hier aber nicht das Thema, weil dazu auf WinTotal bereits ein Artikel vorliegt: "Dokumentvorlagen und Autotexte in Word".

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