In der Digitalisierung hat Deutschland keinen guten Ruf, und oftmals hat es sich diesen Ruf leider gehörig verdient. Nicht in vielen Ländern können Mitarbeiter in Betrieben noch davon sprechen, benötigte Dokumente schnellstmöglich faxen zu wollen, ohne danach in Gelächter auszubrechen.
Auch bei der E-Rechnung ist der Umstellungsstart nur sehr schleppend verlaufen. Viele Rechnungen laufen noch immer über den Postverkehr, erst im Jahr 2020 wurde die elektronische Alternative für die öffentlichen Auftraggeber des Bundes vorgeschrieben.
Dabei gibt es viel, was für eine Digitalisierung des Rechnungsverkehrs spricht. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die Vorteile der E-Rechnung sowie die Abläufe bei der Erstellung. Damit können Sie selbst abwägen, ob es den Übergang wert ist, um künftig elektronische Rechnungen zu erstellen.
Elektronische Rechnungen ersparen Kosten für Material und Zeitaufwand, zudem erleichtern sie die Bearbeitung und Aufbewahrung.
Wer E-Rechnungen aufsetzt, muss Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gewährleisten sowie die Zustimmung des Empfängers haben.
Die gängigsten Standards für elektronische Rechnungen sind XRechnungen und ZUGFeRD. XRechnungen erstellen Sie dabei besonders bei Rechnungsverkehr mit dem Bund.
Inhalt
1. Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnung?
Elektronische Rechnungen werden auf der Basis von XML-Datensätzen erstellt, die von Maschinen lesbar sind. Dies macht eine automatisierte Verarbeitung der Daten möglich. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen fallen daher vormalige manuelle Arbeitsprozesse weg, was sich auf Kosten und Arbeitszeiten ausschlägt.
1.1. E-Rechnungen ersparen Kosten
Papierfluten und überlaufende Tabellen in Excel können mit E-Rechnungen gebändigt werden.
Die Kosten für den Rechnungsprozess mögen einem bei der ersten Überlegung gering erscheinen, doch im manuellen Vorgang werden sie zu einem dauerhaften, regelmäßigen Begleiter. Besonders für Unternehmen sammeln sich hier schnell hohe Summen durch Material und Versand an.
Materialkosten entstehen bei Papier und Druck, auch muss das Porto für jeden Versand beglichen werden. Darüber hinaus ist die Bearbeitung durch Fachpersonal ein Kostenfaktor. Selbst wenn das Personal ohnehin vorhanden ist, nimmt die Bearbeitung Zeit in Anspruch, die nicht für andere Vorgänge zur Verfügung steht, was entweder Überstunden oder zusätzliche Arbeitskräfte bedeutet.
Es bleibt jedoch nicht bei diesen offensichtlicheren Kosten. Die Lagerung von Papierdaten kann unerwartet kostspielig sein, besonders für Großunternehmen, die ganze Räume für die Archivierung von Rechnungsverkehr veranschlagen müssen.
Im Gegensatz dazu besteht bei E-Rechnungen in vielen Fällen die Möglichkeit einer kostenlosen Verarbeitung, auch wenn zahlreiche Rechnungsprogramme erweiterte Funktionen mit monatlichen Abos liefern.
1.2. E-Rechnungen ersparen Zeit und Arbeitswege
Arbeitswege und ein bürokratisches Hin und Her fallen bei der E-Rechnung weg.
Zeitersparnisse durch E-Rechnungen erfolgen auf unterschiedliche Weise. Der am leichtesten sichtbare Faktor ist der wegfallende Versandweg. Dadurch erhält der Empfänger das Geld schneller. Auch eventuelle Rückfragen können ohne Verzögerung geklärt werden.
Interne Bearbeitungszeit wird bei dem Versandablauf und der Prüfung eingespart. Kuverts frankieren, Scans für die Archivierung anfertigen, der Postweg sowie die Laufzeit zwischen verschiedenen Abteilungen spielen keine Rolle mehr.
2. Was muss bei der Rechnungserstellung gewährleistet sein?
Obgleich E-Rechnungen für Maschinenlesbarkeit konzipiert wurden, müssen sie auch von Menschen lesbar sein.
Will ein Betrieb auf E-Rechnungen umsteigen, gilt es zuerst, einige Voraussetzungen zu erfüllen. Diese Richtlinien müssen auch in der weiteren Bearbeitung eingehalten werden.
- Lesbarkeit. Die Rechnung muss mit aktuellen elektronischen Medien von Menschen gelesen werden können.
- Echtheit. Der Rechnungsaussteller muss nachvollzogen werden können.
- Unversehrtheit. Die Rechnung muss die nach dem Umsatzsteuergesetz notwendigen Angaben aufweisen.
- Zustimmung durch Empfänger/in. Die Zustimmung muss nicht aktiv erfolgen, ein unterlassener Widerspruch gilt als Zustimmung.
Diese Voraussetzungen müssen durch einen internen Prüfpfad gewährleistet werden. Wie genau dieser Prüfpfad aussieht, bleibt den Unternehmen größtenteils selbst überlassen. Ein elektronisches Kontrollverfahren bietet sich durch die bereits stattfindende elektronische Abwicklung jedoch an.
3. Wie ist der Vorgang beim Erstellen von E-Rechnungen?
Über ein Rechnungsprogramm geben Sie Ihre Daten für die E-Rechnung ein.
Auch wenn Sie E-Rechnungen erstellen ist der Vorgang nahezu identisch zu Rechnungen auf Papier oder in Excel. Nur benötigen Sie dazu die entsprechende Software. Hierbei handelt es sich um Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme.
Während bei manchen ein bestimmter Service kostenlos ist, müssen erweiterte Funktionen bei Bedarf erworben werden. Angeboten wird die Software von verschiedensten Stellen, der S-Rechnung-Service easy ist z.B. mit der Sparkasse verbunden.
Achtung: Da viele Services nur online präsent sind, kann es auch Änderungen in Angeboten geben, die in älteren Ratgebern nicht repräsentiert sind. An manchen Stellen wird für den Standard ZUGFeRD noch die Z-Rechnung empfohlen, die allerdings als Applikation nicht mehr abrufbar ist.
Wobei es mehr zu beachten gibt, sind die gültigen Standards für E-Rechnungen. Denn damit der Vorteil von E-Rechnungen auch wirklich zum Tragen kommt, braucht es eine einheitliche Verarbeitung.
Für die meisten Unternehmen ist es hierbei Standard geworden, XRechnungen zu erstellen. Aber auch das Rechnungsformat ZUGFeRD ist vielerorts geläufig.
3.1. XRechnungen erstellen
Die verschiedenen Kürzel mögen verwirren, doch letztendlich handelt es sich bei der XRechnung lediglich um eine Form der E-Rechnung, die eigens als Standard etabliert wurde. Sie folgt der EU-Norm, welche für die elektronische Rechnungsstellung gilt.
XRechnung und ZUGFeRD sind die geläufigsten Standards für E-Rechnungen in Deutschland.
In § 4 der ERechV (E-Rechnungsverordnung) wird der XRechnung ein Vorzug gegenüber anderen Standards ausgesprochen. Dies hat insbesondere eine Vereinheitlichung bei den Abläufen als Ziel, um elektronische Rechnungen weitläufiger einsetzen zu können.
3.2. Rechnungen über ZUGFeRD erstellen
Bei ZUGFeRD, kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, handelt es sich um eine Rechnungsart, bei der PDF-Dateien mit der elektronisch auslesbaren XML-Datei verbunden werden.
Sie können ZUGFeRD kostenlos downloaden und nutzen. Es erfüllt die EU-Norm ebenso wie die XRechnung, wurde aber unter Einbeziehung der Anforderungen der Wirtschaft kreiert.
Letztlich sind beide Standards problemlos nutzbar, wobei ZUGFeRD oftmals beim Versenden von Rechnungen zwischen Unternehmen präferiert wird, während die XRechnung genutzt wird, wenn Sie E-Rechnungen an den Bund erstellen oder anderweitig im Rechnungswesen mit der Bundesverwaltung interagieren.
4. Wie versende ich die erstellte Rechnung?
Peppol
Das Peppol-Netzwerk ist als grenzübergreifendes Netzwerk für elektronische Beschaffungsprozesse konzipiert, das Prozesse zwischen Partnern automatisiert und standardisiert.
Eine E-Rechnung zu erstellen mag zuerst einmal wie eine Hürde wirken, der Versand ist es jedoch nicht. Im Regelfall erfolgt das Versenden und Empfangen der Datei ganz einfach per E-Mail.
Einige Auftraggeber, wie etwa der Bund, ermöglichen aber auch, die Dateien statt über Mail manuell auf ihrer Seite hochzuladen. Und in manchen Fällen ist DE-Mail eine angebotene Alternative, was die Identifizierung der Echtheit erleichtern kann.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, das Peppol-Netzwerk für die Übermittlung zu nutzen.
Schlussendlich ist der Versand aber in allen Varianten schnell und ohne separate Kosten abzuschließen. Ob Sie Ihre Jahresrechnung erstellen oder den täglichen Zahlungsverkehr abwickeln, die Übertragung der Rechnungen erfolgt mit einem Klick.
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