Für die Optimierung und Vereinfachung der Unternehmensverwaltung wird ein geeignetes ERP-System benötigt. Besonders deutsche Unternehmer denken dabei in erster Linie an SAP. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es aber viele gleichwertige SAP Alternativen.
In unserem Ratgeber zeigen wir, worauf es bei der Auswahl des richtigen Softwareunternehmens ankommt und welche SAP Alternativen Sie auf dem deutschen Markt finden.
- Die Implementierung von ERP-Systemen ist ein aufwändiger und kostspieliger Prozess. Bei der Auswahl eines Betreibers sollten Sie deshalb darauf achten, dass der Provider über die nötige Kompetenz in Ihrer Branche verfügt.
- Neben dem Marktführer SAP gibt es viele Alternativen, die auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden angepasst sind.
- Da ERP-Systeme sehr komplex sind, sollten Sie auf eine umfangreiche Betreuung durch den Softewarehersteller achten. So können Fehler im System schnellstmöglich behoben werden.
Inhalt
1. Kriterien zur Entscheidungsfindung
Die Einführung oder der Wechsel zu einer neuen ERP-Software soll die Ressourcenplanung verbessern bzw. wichtige Prozesse eines Unternehmens wie zum Beispiel die Kommunikation oder die Geschäftsabwicklung vereinfachen. Generell ist die Ressourcenplanung ein sehr weitläufiger Begriff, der die Aufgabe bezeichnet, materielle und immaterielle Güter eines Unternehmens zu verwalten und zu steuern. Einen verständlichen Überblick über die verschiedenen Aufgaben von ERP-Programmen finden Sie in folgendem YouTube-Video:
Enterprise-Resource-Planning Software (ERP) ist mit einer Vielzahl an Aufgaben konfrontiert, die sich je nach Geschäftszweig wesentlich voneinander unterscheiden. Ein ERP-System muss deshalb immer auf das Unternehmen und die Anwendungsgebiete angepasst werden. Für produzierendes Gewerbe beispielsweise ist eine Softwarelösung sehr viel komplexer und umfangreicher, da neben der Personal- und Vertriebsplanung auch die Produktionssteuerung umgesetzt werden muss. Daher sind solche ERP-Systeme in der Regel auch teurer, als die von Dienstleistungs- und Handelsbetrieben.
Softwareanbieter wie der Marktführer SAP bieten ERP-Programme, die auf die konkreten Bedürfnisse ihrer Kunden angepasst werden. Dabei ist es immer sinnvoll Softwareprovider zu wählen, die bereits Erfahrungen in der entsprechenden Branche besitzen oder die Kompetenz haben, eine Indiviuallösung zu entwickeln.
Die Auswahl an ERP-Entwicklern ist sehr groß, weshalb Sie nicht unbedingt den Branchenprimus SAP nutzen müssen, der im Vergleich zu Konkurrenz oftmals wesentlich teurer ist. Um die richtige SAP Alternative zu finden, sollten Sie jedoch einige Kriterien beachten, die wie im Folgenden vorstellen werden.
1.1. Bedarfsanalyse
Noch bevor der eigentliche Auswahlprozess beginnt, sollten die einzelnen Unternehmensabteilungen Eckpunkte festlegen, die ihnen bei der neuen ERP-Software wichtig sind.
In der Regel werden Sie sich bereits darüber Gedanken gemacht haben, welche Bereiche des Managements, die ERP-Software unterstützen soll. Bevor Sie eine engere Auswahl an Softwareherstellern treffen, sollten Sie alle Geschäftsbereiche ausfindig machen, bei denen vermehrter Handlungsbedarf besteht. So entstehen Ziele wie Zeitersparnis, Kostensenkung etc., die Sie mit einem neunen ERP-System erreichen wollen. Im Sinne der "best practice" sollten Sie davon überzeugt sein, dass eine neue ERP-Software Unternehmensprozesse effizienter gestalten kann.
Zu diesem Zweck werden den Anbietern meistens Lastenhefte übergeben, auf denen vermerkt ist, welche Anforderungen, dass neue Programm bewerkstelligen muss. Der Softwarehersteller sollte auf diese Bedürfnisse eingehen und erläutern können, wie sein ERP-System die Anforderungen erfüllen kann und gleichzeitig flexibel gegenüber zukünftigen Entwicklungen ist. Um alle Kriterien für die SAP Alternative zu berücksichtigen, empfiehlt es sich zudem, eine Checkliste zu verwenden. Ein mögliches Muster finden Sie hier.
Achten Sie wenn möglich darauf, Insellösungen zu vermeiden. Wenn das gesamte Unternehmen das gleiche ERP-Programm nutzt, lassen sich Prozesse oftmals effizienter umsetzten.
1.2. On-Premise-ERP oder Cloud-ERP
Grundsätzlich muss zwischen zwei Systemen gewählt werden, wobei die On-Premise-ERP die ältere Lösung ist, die eine unternehmenseigene Speicherung der Daten vorsieht. Eine neuere Entwicklung sind sogenannte Cloud-ERP Programme, bei denen in der Regel keine Softwareinstallation erforderlich ist und alle Daten auf den Servern des Softwareproviders gespeichert werden. Derartige SaaS-Programme sind auf eine Internetverbindung angewiesen und werden über den Internetbrowser gestartet. Die Wartung eines solchen Systems ist für den Kunden wesentlich einfacher, allerdings wird das Programm nicht final gekauft, sondern muss stetig abonniert werden. In unserem Artikel zu Cloud-ERP informieren wir ausführlich, welche Vor- und Nachteile eine Cloud-ERP gegenüber der klassischen On-Premise-Lösung hat.
1.3. Standard- oder Individualsoftware
Auch bei SAP Alternativen müssen Sie sich zwischen einer Standardsoftware, die nur noch entsprechend den Anforderungen konfiguriert und erweitert wird, oder einer Individuallösung entscheiden. Da Letztere wesentlich teurer und aufwändiger ist, kommt Sie nur zum Einsatz, wenn die üblichen Anwendungsgebiete nicht ausreichen. Das könnte zum Beispiel bei neueren Geschäftsmodellen oder sehr spezialisierten Firmen der Fall sein.
Meistens sind die Standardprogramme der passenden Softwareanbieter allerdings absolut ausreichend. Durch die Erweiterung mit branchenspezifischen Funktionen können die Provider in der Regel auch auf sehr spezielle Bedürfnisse eingehen, ohne dass Sie eine kostenintensive und fehleranfällige Individualsoftware entwickeln lassen müssen.
Customizing ist sehr aufwändig und entsprechend teuer, deshalb empfiehlt es sich ein Standardprogramm zu wählen, dass an möglichst wenigen Stellen angepasst werden muss.
1.4. Erfahrung des Providers
SAP versorgt beinahe alle Branchen mit passenden Softwarelösungen, bei den SAP Alternativen fällt diese Beurteilung jedoch sehr viel schwerer, da sich besonders kleinere Entwickler auf bestimmte Zielgruppen spezialisiert haben. Da ein Anbieter, der breites Erfahrungen im jeweiligen Geschäftsgebiet hat, weniger Änderungen an seiner Software vornehmen muss und schon fertige Lösungen für Ihre Ressourcenplanung präsentieren kann, ist er meistens günstiger und schneller in der Bereitstellung der Software. Sie sollten deshalb solche Anbieter vorziehen und dementsprechend Ihre Vorauswahl treffen.
Ein guter Anhaltspunkt, ob der Softwarehersteller im geforderten Anwendungsgebiet über die nötige Kompetenz verfügt, bieten Referenzkunden und deren Bewertungen. Spätestens aber bei der Angebotspräsentation sollten Sie mit Ihren Fragen zu den Funktionen die Branchenkenntnis des Providers austesten.
Tipp: Einen ersten Anhaltspunkt zu passenden Softwarelösungen bietet oftmals die Konkurrenz, da sie vor den selben Herausforderungen steht.
2. Die besten SAP Alternativen für kleine und mittlere Unternehmen
Da Open Source ERP keine Serviceleistungen bietet, ist sie für die meisten Anwender nicht zu empfehlen.
Großunternehmen haben nur eine sehr beschränkte Auswahl an Softwareherstellern, da kleine Entwickler schnell mit der Größe des Projekts überfordert sein können. Für kleine Unternehmen und den Mittelstand gibt es dagegen eine riesige Auswahl an ERP-Systemen, bei der sich ein genauer Vergleich lohnt.
Neben den kostenpflichtigen Programmen gibt es selbstverständlich auch Open Source ERP. Dabei handelt es sich aber überwiegend um Nischenprodukte, da der Nutzer keinerlei Unterstützung vom Hersteller erhält und jede Anpassung selbstständig vornehmen muss. Sie sollten Sie den Wert von gutem Service keinesfalls unterschätzen, denn ein Fehler in der ERP Software kann schnell zu Problemen im gesamten Unternehmen führen. Viele ehemalige Open Source Anbieter wie SugarCRM, die sich auf Customer Relationship Management (CRM) spezialisiert haben, sind deshalb nur noch gebührenpflichtig erhältlich.
Im Folgenden werden wir einige SAP Alternativen vorstellen, die eine breite Auswahl an Softwarelösungen anbieten, allerdings ist es durchaus vorstellbar, dass ein kleinerer Anbieter eine bessere Lösung für Ihr Projekt bietet. In jedem Fall sollten Sie auch eine branchenspezifische Suche durchführen.
2.1. Oracle
Die verbreitetste SAP Alternative bietet Oracle mit seinem ERP-Programm JD Edwards Enterprise One. Der Vorteil dieses Systems ist seine Modularität, die einem Unternehmen eine vergleichsweise schnelle Umstellung ermöglicht. Neben der hohen Flexibilität und einer zielgerichteten Anpassung auf branchenspezifische Bedürfnisse, ist Oracle besonders gut für international operierende Betriebe geeignet. Mit der hauseigenen Cloudlösung werden, die Oracle ERP-Systeme zudem von überall abrufbar.
2.2. Sage
Eine weitere Alternative zu SAP Business One bietet der britische Softwareentwickler Sage, der eine interessante Option für mittelständische Unternehmen ist. Aber auch immer mehr Start-ups entscheiden sich aufgrund der übersichtlichen Preisgestaltung für die branchenunabhängigen Softwarelösungen von Sage. Aus jahrelanger Weiterentwicklung entstand das hochflexible ERP-System Sage100, das sich im Arbeitsalltag vieler Unternehmen bewährt hat. Die Cloud-Angebote von Sage richten sich nach der Unternehmensgröße und bieten in allen Unternehmensphasen ein optimales Leistungsangebot. Dazu zählt beispielsweise die Sage Business Cloud Buchhaltung, die Gründern die doppelte Buchführung erleichtert.
2.2. Microsoft
Aus dem Hause Microsoft kommen nicht nur die bekannten Windows-Betriebssysteme, sondern auch leistungsstarke SAP Alternativen. Nach dem Kauf des des dänischen ERP-Entwicklers Navision wurde deren Software stetig weiterentwickelt und mit anderer Software zum heutigen Microsoft Dynamicy NAV verschmolzen. Microsofts ERP-Systeme, zu denen auch das bekannte Dynamics AX gehört, punkten vor allem durch ihre Benutzeroberfläche, die viele Anwender bereits aus den Office Anwendungen kennen. Dadurch fällt die Einarbeitung der Mitarbeiter wesentlich leichter. Die Implementierung dieser Microsoftssysteme ist aufgrund ihrer Komplexität jedoch sehr zeitintensiv.
2.3. Infor
Die amerikanische SAP Alternative Infor ist weltweit einer der größten ERP-Entwickler. Ihre Systeme eignen sich besonders für komplexe Fertigungsabläufe, die eine reibungslose Logistik und schwer überschaubare Lieferketten erfordern. Infor bietet dazu spezielle Branchenlösungen und integrierte Systeme zur Auftragsannahme bzw. -abwicklung. Die Möglichkeit Zeitpläne zu erstellen, erleichtert zudem die pünktliche Lieferung von Produktionsgütern. Das Customer Relationship Management ist allerdings noch nicht so ausgereift wie bei vergleichbaren Konkurrenten.
2.4. Datev
Datev ist ein Spezialist in Sachen Buchhaltungssoftware und ein Vorreiter bei der Digitalisierung der Buchhaltung. Das entwickelte Buchhaltungsprogramm soll vor allem die Kommunikation zwischen Unternehmen, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern erleichtern. Da sehr viele Steuerberatungen diese Software nutzen, gestaltet sich die Übermittlung steuerlich relevanter Daten oft sehr viel einfacher. Belege müssen nur noch elektronisch abgespeichert werden, denn mit den entsprechenden Berechtigungen kann der Steuerberater automatisch auf diese Daten zugreifen. Für die Planung betriebsinterner Ablaufe ist die Software allerdings ungeeignet.
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