Datum: | Office

Kalender Software

Als Kalender-Software wird in Unternehmen wie auch im Privatbereich häufig Microsoft Outlook eingesetzt. Es gibt aber auch andere Lösungen außerhalb von Outlook, welche – je nach Anwendungszweck und Anforderung – sogar kostenlos überzeugen können. In dem folgenden Artikel stellen wir Ihnen daher eine kleine Auswahl kostenloser Kalender-Software vor, welche sowohl von Privatnutzern als auch für Unternehmen eingesetzt werden kann.

Welche kostenlose Kalender-Software ist zu empfehlen?

Von den kostenlosen Kalender-Programmen ist eM Client unsere Empfehlung, wenn Sie mit den Limitierungen der Freeware leben können. Die Weblösungen von Outlook.com und der G Kalender von Google bieten aber auch viele Möglichkeiten und gute Bedienung.

Wie gut ist die Kalender-App von Windows 10 und Windows 11?

Die Kalender-App in Windows bietet nur minimale Funktionen und kein schönes Layout, kann dafür aber fast alle Dienste wie Outlook.com, Google Kalender, Exchange und sogar iCloud einbinden.

Für wen bietet sich Outlook als Kalender-Software an?

Wenn Sie bereits ein Abo von Microsoft 365 besitzen, bietet dieses auch Outlook und damit alle Funktionen, welche als Kalender-Software benötigt werden. Für Unternehmen offeriert Outlook die besten Team-Funktionen, benötigt hierfür aber auch einen Exchange-Server.

1. Aufgaben einer Kalender-Software

Eine reine Kalender-Software, welche nur als Terminplaner mit weiteren Funktionen, wie beispielsweise einer Kontaktverwaltung, aufwarten kann, gibt es kaum noch. Bekanntester Vertreter dieser Softwaregattung war der Lotus Organizer, welcher in der Bedienung und Erscheinung einem klassischen Terminplaner mit Doppelseiten glich. Der Lotus Organizer wird seit 2003 nicht mehr weiterentwickelt und wurde 2013 durch den neuen Eigentümer IBM eingestellt.

Lotus Organizer war eine der beliebtesten Kalender-Softwares

Lotus Organizer war eins der beliebtesten Kalender-Programme.

Häufig handelt es sich bei heutiger Kalender-Software bereits um einen vollwertigen PIM (Personal Information Manager), welcher neben Terminverwaltung und Kontakte auch noch eine Notizverwaltung, Mailclient und – je nach Produkt – auch noch netzwerkfähige Gruppenfunktionen wie gemeinsame Postfächer, Abstimmen von Besprechungen, Umfragen usw. bietet. Eine Cloud-Anbindung ermöglicht den Abgleich zwischen verschiedenen Plattformen, beispielsweise Kalender-Apps für Smartphone und Desktop-PC.

Für unsere Vorstellung haben wir uns allerdings auf die Kalender-Funktionen konzentriert und die aus unserer Sicht relevanten Features in der nachfolgenden Übersichtstabelle zusammengefasst. Alle kostenlosen Alternativen zu Outlook mussten sich an dem Marktführer messen. Einen Vergleich verschiedener E-Mail Programme finden Sie dagegen in unserem gesonderten Artikel.

  Outlook Outlook.com Windows Kalender Google Kalender Thunderbird eM Client EssentialPIM
Logo Outlook outlook.com Windows Kalender App Icon google kalender logo Thunderbird em client logo EssentialPIM
System Windows, MacOS Web Windows Web Windows, MacOS, Linux Windows, MacOS Windows
Preis Microsoft 365 Abo kostenlos kostenlos kostenlos kostenlos kostenlos kostenlos
Sprache Deutsch Deutsch Deutsch Deutsch Deutsch Deutsch Deutsch
Kalenderfunktionen              
Verschiedene Ansichten
Mehrere Kalender
Terminübersicht
Aufgabenverwaltung
Kategorien
Farbflags
Wiederkehrende Termine
Einladungen
Erinnerungen
Einbinden ICS-Kalender
Freigabe eigener Kalender
Anpassbare Drucklayouts
Mobile Clients
zum Download Zum Download Zum Download Zum Download Zum Download Zum Download Zum Download Zum Download

2. Microsoft Outlook - ohne Alternativen?

Microsoft Outlook gehört auf Windows-PCs zu der am häufigsten genutzten Kalender-Software, wenngleich der PIM als Bestandteil des Office-Pakets noch über viele weitere Funktionen verfügt, wie unsere Vorstellung von Outlook zeigt. Die Gründe liegen vor allem darin, dass Outlook sich ideal mit anderen Office-Produkten von Microsoft ergänzt und auch in den Abos von Microsoft 365 (ehemals Office 365) für Privatanwender enthalten ist.

Outlook mit verschiedenen Kalendern

Outlook mit verschiedenen Kalendern.

Der Schwerpunkt von Outlook liegt in der Mailverwaltung mit zahlreichen Postfächern. Eng verzahnt sind hierbei noch die Kontakte sowie ein Termin- und Aufgabenplaner. Outlook kann Termine oder Ereignisse zu bestimmten Zeiten festlegen, nach freien Terminen suchen, Termine einer oder mehreren Kategorien zuweisen, diese farblich markieren, Prioritäten für Termine festlegen, den Anwender an den Termin erinnern, wiederkehrende Termine anlegen und vieles mehr.

Terminerstellung in Outlook

Outlook bietet eine umfangreiche Möglichkeiten, um Termine zu erstellen.

Der Kalender kann in einer Tagesansicht, Arbeitswoche, Woche oder Monat dargestellt werden. Aufgaben werden auf Wunsch in der Seitenleiste eingeblendet. Sie können auch mehrere Kalender, beispielsweise privat und geschäftlich anlegen und sich diese einzeln oder auch gemeinsam anzeigen lassen. Einträge können über Farben bestimmte Kategorien zugeordnet werden.

ICS-Datei öffnen

Ein Kalender im ICS-Format kann von vielen Programmen und Webdiensten geöffnet werden.

Fremde Kalender können im ICS oder VCS-Format importiert als Webkalender eingebunden werden. Für iCloud-Inhalte aus der Apple-Welt bietet Apple selbst mit iCloud für Windows eine Brücke nach Outlook, um Kontakte, Aufgaben und Kalender auch in Outlook zu nutzen. Wer noch ergänzend einen Terminplaner aus echtem Papier nutzt, wird sich über die vielen Druckformate für Filofax, Chronoplan und Co. freuen, welche noch individuell angepasst werden können. Die Ausgabe als PDF über den Print to PDF-Drucker von Windows können im übrigen alle hier vorgestellten Dienste und Programme.

Outlook bietet umfangreiche Druckmöglichkeiten

Outlook bietet umfangreiche Druckmöglichkeiten.

2.1. Netzwerkfähig? Nur mit Exchange Server

Seine Stärken spielt Outlook erst in Verbindung mit einem kostenpflichtigen Exchange Server richtig aus. Sobald dieser aktiv ist, werden die Profile der Anwender zentral verwaltet. Kalender können dann mit anderen Nutzern geteilt und gemeinsam genutzt werden. Weitere Funktionen wie automatische Einladungen zu Besprechung oder die Prüfung, ob ein Nutzer für einen Termin nicht schon verplant ist, können grundsätzlich über den Exchange Server erfolgen, den Microsoft mit dem den Aboplänen als Microsoft 365 Business auch für kleinere Unternehmen ohne einen eigenen Exchange Server anbietet. Mit den mobilen Outlook-Apps kann der PIM auch auf dem Smartphone genutzt werden.

  • Praktische Teamfunktionen
  • Im Abo von Microsoft 365 enthalten
  • Ausdruck für viele Papierkalenderformate anpassbar
  • Kostenpflichtig
  • Teamfunktionen nur im Business-Abo oder mit Exchange Server
  • Als reiner Terminplaner überladen mit Funktionen

3. Gratis Kalender-Software zum Download

Outlook ist nicht kostenlos und als reine Kalender-Software viel zu umfangreich. Im Internet finden sich aber weitere Terminplaner, welche kostenlos und in Deutsch angeboten werden. Shareware-Programme, wie beispielsweise CKalender oder Mailbird, sowie nicht für Windows verfügbare Lösungen wie beispielsweise Evolution, haben wir nicht berücksichtigt. Auch Mozilla SeaMonkey als eine weitere Outlook Alternative haben wir nicht betrachtet, da der hier vorgestellte Thunderbird ebenfalls aus dem Mozilla-Universum stammt und viel frischer und moderner wirkt.

3.1. Outlook.com als kostenlose Alternative zu Outlook

Microsoft hat zu Outlook mit dem Webdienst Outlook.com eine Konkurrenz im eigenen Haus, zumindest für Privatanwender. Der Maildienst, welcher die Konten von MSN, Hotmail oder Microsoft Live kombiniert, hat sich über die Zeit zu einer brauchbaren Weblösung für Mail, Kontakte, Aufgaben und Termine gemausert. Im Paket von Microsoft 365 sind die übrigen Dienste wie OneNote, Teams oder Skype mit angebunden, aber keine Voraussetzung. Sie können Outlook.com daher auch kostenlos nutzen. Die Oberfläche ist schlicht, erfüllt aber seinen Zweck.

Outlook.com mit Kalender

Outlook.com mit Kalender, Mail und Kontakte.

Sie können mehrere Kalender einblenden und mit einem Doppelklick neue Termine anlegen. Die Eingabemaske bietet dabei auch die Möglichkeit, weitere Teilnehmer über deren Mailkonto einzuladen oder eine umfangreiche Beschreibung nebst Anhängen und Bildern anzulegen. Frei definierbare Kategorien erleichtern die Übersicht im Kalender.

Termine in Outlook.com können wie in jeder anderen Kalender-Software flexibel angepasst werden.

Termine in Outlook.com können wie in jeder anderen Kalender-Software flexibel angepasst werden.

Die Kalender können auch an andere Nutzer freigegeben werden, sofern diese über ein Konto bei Outlook.com verfügen. Die Zugriffsmöglichkeiten lassen sich für einzelne Nutzer auch anpassen. Um den Kalender außerhalb vom Browser zu nutzen, können Sie die Apps für mobile Plattformen verwenden oder zur Kalender-App von Windows 10 und Windows 11 greifen. Outlook.com kann auch andere Kalender wie Google Kalender einbinden und importieren, der Export als ICS-Datei ist in den Einstellungen (Zahnradsymbol -> Alle Outlook-Einstellungen) versteckt.

Versteckt kann Outlook.com seinen Kalender auch als ICS-Datei freigeben.

Versteckt kann Outlook.com seinen Kalender auch als ICS-Datei freigeben.

  • Oberfläche an Outlook angelehnt
  • Integration in Kalender App von Windows und als ICS-Datei in andere Clients
  • Freigabe für andere Nutzer von Outlook.com
  • Nur spärliche Druckfunktionen

3.2. Kalender-App in Windows 10 und Windows 11?

Bereits in Windows 10 und dem neuen Windows 11 hat Microsoft mit der Kalender-App eine sehr einfache Terminverwaltung in Windows integriert. Diese kann aber weder die Termine in brauchbarer Form ausdrucken, noch mit anderen Nutzern teilen oder exportieren und lässt auch sonst viele Funktionen vermissen, um gegenüber unseren übrigen Kandidaten bestehen zu können. Damit bietet sich die Kalender-Software in Windows nur für geringste Ansprüche von Heimanwendern an.

Windows App Kalender neuer Termin

Die in Windows integrierte Kalender-App bietet nur wenig Optionen.

Ein Vorteil der App ist allerdings, dass man die Kalender von Outlook.com und auch von Outlook selbst darin nutzen kann. Der Funktionsumfang ist in Verbindung mit einem Exchange Server aber sehr limitiert, wie der Vergleich von Mail-und Kalender-Apps für Windows 10 mit Outlook für PC zeigt. Es ist möglich, einen Kalender der Apple iCloud einzubinden. Der Weg dahin ist aber etwas trickreich und benötigt ein anwendungsspezifisches Passwort, welches Sie über die Webseite von iCloud.com generieren können.

Anwendungsspezifische Passwörter

Anwendungsspezifische Passwörter werden in iCloud für Apps generiert, die nicht von Apple stammen.

Wenden Sie dieses Kennwort zusammen mit Ihrem iCloud-Login an, bindet die Kalender-Software von Windows 10 und Windows 11 die iCloud-Kalender ein.

Windows Kalender mit Outlook.com Konto verbunden

Die Kalender-App in Windows ist spartanisch, kann aber fremde Kalender wie von Google oder iCloud einbinden.

  • Bereits in Windows integriert
  • Zugriff auf Outlook.com, iCloud, Google Kalender, Exchange Server
  • Synchronisierung zwischen Desktop-Systemen über Microsoft-Konto
  • Wenig Funktionen
  • Kein Export des eigenen Kalenders
  • Ausdrucke wenig flexibel

3.3. Google Kalender – die Cloud-Lösung

Obwohl es sich bei Google Kalender (kurz auch G Kalender bezeichnet) um kein Desktop-Programm im klassischen Sinne handelt, hat der kostenlose Cloud-Dienst G Kalender eine hohe Verbreitung. Der Grund liegt zum einen in der engen Verzahnung mit anderen Google-Diensten wie Gmail. Zum anderen lässt sich der Webdienst auf allen Plattformen mobil sowie über eine zugängliche API-Schnittstelle in auch jeder größeren Kalenderverwaltung nutzen und mit Tools wie beispielsweise Outlook4Gmail sogar zwischen Outlook und Google synchronisieren.

G Kalender

Der Google Kalender wird komplett im Browser bedient.

Die Darstellung im Browserfenster ist auf das wesentliche reduziert und trotzdem übersichtlich. Zur Wahl stehen Tagesansicht, Wochenansicht, Monat, Jahr und eine Terminübersicht. Der Ausdruck von Terminen ist gegenüber Outlook aber nicht so flexibel und bietet keine Spezialformate an. Google Kalender selbst bietet eine übersichtliche Terminplanung, welche sich auch mit anderen Nutzern teilen und abstimmen lässt. Sie können Termine, Aufgaben und Erinnerungen anlegen, wiederkehrende Termine bestimmen, Teilnehmer und Orte hinzufügen und eine Beschreibung sowie Anhänge ergänzen.

Terminerstellung in G Kalender

Terminerstellung in G Kalender

Kalender lassen sich im Web veröffentlichen oder die Schnittstellen in Exchange, Outlook und iCal einbinden oder über ICS- und CSV-Dateien auch mit anderen Programmen migrieren. Für den Einsatz in größeren Unternehmen bietet Google mit Google Workspace eine kostenpflichtige Lösung, welche Mail, Kontakte, Terminplaner und Office online als Ersatz für Word oder Excel vereint und eine zentrale Administration ermöglicht.

  • Export vom Kalender aus der Web-App möglich
  • Lässt sich in viele Fremdprogramme / Plattformen einbinden
  • Kostenlose Synchronisation mit anderen Clients oder gemeinsamen Nutzern
  • Druckfunktionen über die Web-App nur für Standardformate

3.4. Lightning – in Kombination mit Thunderbird

Lightning sollte von Mozilla Foundation zunächst als eigenständige Open Source-Kalenderlösung den bereits sehr beliebten Mailclient Thunderbird ergänzen, wurde dann aber als Erweiterung für Thunderbird angeboten. Seit Version 78 ist Lightning fest in Thunderbird integriert, welcher damit zumindest für Heimanwender in Konkurrenz zu Outlook tritt. Die Stärken von Thunderbird waren und sind die Mailverwaltung. Der Kalender selbst bietet die Standard-Funktionen und orientiert sich in der Darstellung sehr deutlich an Microsoft Outlook in der Version 2007, wirkt also sehr veraltet.

Lightning ist die Kalender-Komponente in Thunderbird

Lightning ist die Kalender-Komponente in Thunderbird.

Lightning kann seine Kalender über die Schnittstellen CalDav, iCal oder WCAPF mit anderen Clients wie auch Google Kalender synchronisieren. Für Termine stehen üblichen Funktionen zur Verfügung. Vorgefertigte Kategorien mit verschiedenen Farben können noch um eigene Einträge ergänzt oder geändert werden. Die Kalenderdarstellung ist gegenüber den Mitbewerbern eher altbacken und nicht mehr auf dem Stand der Zeit.

Lightning neuer Termin

Lightning mit neuem Termin und altem Design.

  • Open Source
  • Erweiterungen durch Thunderbird-Addons
  • Export in verschiedenen Formaten
  • Keine echten Teamfunktionen
  • Sehr altbackene Darstellung und Bedienung

3.5. eM Client – der schöne Outlook-Klon

Als moderner Outlook-Klon geht der für die private Nutzung kostenlose eM Client durch. Das optisch sehr moderne Programm mit verschiedenen Designs bietet neben Mailfunktionen auch Kontakt-, Kalender- und Terminverwaltung. eM Client unterstützt neben den klassischen Mailprotokollen auch Exchange, Google und Google Workspace. Anhänge können direkt in Cloud-Speicher wie Dropbox oder OneDrive abgelegt werden. Statt der Dateien werden dann die Links zur Ablage im Cloud-Speicher versendet oder Anhänge eingehender Mails dort abgelegt.

em-Client Kalender Software

eM Client ist ein schöner PIM mit Kalender-Software.

Die kostenlose Variante ist gegenüber der Kaufversion im Funktionsumfang eingeschränkt. Sie darf auch nur privat genutzt werden und kann nur zwei Mailkonten verwalten. Dafür bietet auch die Free-Variante Unterstützung für verschlüsselte Kommunikation über PGP-Verschlüsselung.

eM Client unterstützt PGP

eM Client unterstützt PGP zur Verschlüsselung von Mails.

Die Kalenderfunktionen sind mit denen von Outlook vergleichbar, in der Darstellung und Bedienung aus unserer – subjektiven – Sicht sogar etwas ansprechender und übersichtlicher gelöst. Neben dem eigenen Kalenderformat, können auch Kalender als CalDAV, Exchange, Outlook.com, Office 365 Business, Google Kalender, iCloud und iCalender eingebunden werden.

  • Modernes Design mit verschiedenen Farbgebungen
  • Unterstützung von Exchange, verschiedener Cloud-Speicher und iCloud
  • PGP-Unterstützung
  • Kostenlose Version unterstützt nur 2 Konten
  • Freeware weiter eingeschränkt

3.6. EssentialPIM

Als weitere Outlook-Alternative bietet sich EssentialPIM an, welches mit Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben das komplette Spektrum abdeckt. Der Hersteller bietet eine eingeschränkte Freeware-Variante an, welche im Vergleich EssentialPIM Pro und EssentialPIM Free auf viele Funktionen verzichten muss, darunter auch ein Synchronisierungspaket mit Diensten wie Google, iCloud, Outlook, CalDav, CardDav, usw.

Kalenderdarstellung in EssentialPIM

Kalenderdarstellung in EssentialPIM mit Dark Theme.

Die für den Artikel relevanten Kalenderfunktionen sind in der Freeware auch eingeschränkt und lassen beispielsweise editierbare Kategorien oder anpassbare Ansichten sowie erweiterte Druckfunktionen vermissen. Da auch die Aufgaben im Kalender nur in der Pro-Fassung angezeigt werden, ist die kostenlose Variante unnötig eingeschränkt. Im Gegenzug gibt es aber auch für freie Kalender Software mobile Apps, welche zwischen dem Desktop-Client und den Apps synchronisieren.

neuer Termin in EssentialPIM

Möglichkeiten für einen neuen Termin in EssentialPIM.

Wer mit den Limitierungen der Freeware leben kann, bekommt eine leistungsfähige und übersichtliche Outlook- Variante. Die Pro-Version gibt es bereits ab 36 Euro, sodass ein Umstieg später noch möglich ist. Echter Mehrnutzerbetrieb ist erst mit der EssentialPIM Pro Business-Lizenz ab 56 Euro pro Nutzer möglich.

  • Übersichtliche Bedienung
  • Synchronisierung mit mobilen Clients
  • Freeware stark eingeschränkt

4. Fazit

Alle hier vorgestellten Lösungen bieten sich als kostenlose Kalender-Software an. In Sachen Bedienung und Komfort hat aus unserer Sicht der für private Nutzer kostenlose eM Client klar die Nase vorn. Die Webdienste von Google und Microsoft werden aber immer besser und können sowohl über Apps wie auch im Browser unabhängig der Plattform bedient werden. Die Bordlösung von Windows 10 bzw. Windows 11 ist sehr spartanisch, reicht aus unserer Sicht für einfache Kalenderführung aber bereits aus. Der fehlende Export schränkt diese Lösung bei einem Wechsel auf eine andere Software aber unnötig ein, sodass sich nur eine Kombination aus Outlook.com-Konto mit der Kalender App von Windows anbietet.

43 Bewertungen

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne Ø 4,00
Die beste Kalender Software: Kostenlose Tools für Privatnutzer und Unternehmen vorgestellt
Loading...

Hinterlasse eine Antwort

(wird nicht veröffentlicht)

Nutzungsrichtlinien beachten