Vereinssoftware Test 2018

Die beste Vereinssoftware im Überblick

Das Wichtigste in Kürze
  • Vereinssoftwares helfen Vereinen bei der Buchhaltung. Das Programm ermöglicht einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben. Ein Verein weiß hierdurch, welche Gelder zur Verfügung stehen und wie die Steuererklärung angefertigt werden muss.
  • Ein Verein nutzt Daten für die Verwaltung aller Mitglieder. Eine Manager-Vereinssoftware vermittelt einen Überblick über die Adressen, die Einteilung im Verein, das Alter oder das Geschlecht der Mitglieder.
  • Eine Vereinssoftware gibt außerdem eine Übersicht über die Funktionen von Mitgliedern und ermöglicht eine übersichtliche Sortierung.

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Eine Vereinssoftware dient nicht nur der Übersicht von Adressen, Kontaktdaten und demografischen Daten, sondern ebenso der Aufschlüsselung der Finanzen. Wichtig sind diese Informationen für die Kommunikation mit dem Finanzamt oder Sponsoren. Eine Übersicht für die Buchhaltung ist absolut wichtig. Es gibt online-basierte Programme oder auch Vereinssoftware zur Installation. Eine Verwaltung von Daten ist teils mobil über das Internet möglich. Kostenlose Software aus dem Internet kann diese Funktionalität aber nicht immer erbringen.

Eine Vereinssoftware vereinfacht außerdem den Alltag im Verein. Rechnungen oder auch Mahnungen können verfasst und als E-Mail oder Brief verschickt werden. Mailings mit Vereins-Informationen sind ebenso gut zu verwalten, wie eben auch die Daten der Mitglieder, wenn z.B.  Mitglieder umziehen und deshalb die Daten geändert werden müssen. Oft will aber nicht nur eine Person ein Mailing verschicken oder eine Veranstaltung organisieren. Je mehr Personen in einer Software arbeiten können, desto besser.

1. Das ist eine Vereinssoftware und hier für wird sie eingesetzt

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Gute Programme erledigen eine Vielzahl von Aufgaben.

Eine Vereinssoftware ersetzt die mühselige Arbeit mit Karteikarten oder Excel-Listen und vereinfacht den Überblick mithilfe einer Eingabemaske und einer Datenausgabe. In dieser Software sind Daten für Sepa-Überweisungen oder andere Finanzdaten sicherer aufgehoben. Diese Software kann mit einem Passwort geschützt werden. Im Front-End können die Anwender eine Übersicht über gewünschte Daten erhalten. Manche Software ist sogar dazu in der Lage bei der Gestaltung der Webseite mitzuhelfen. Bestimmte Strukturen können hiermit vorbereitet werden.

Eine Vereinssoftware ist ein Software-Tool für eine individuelle Mitgliederverwaltung und Vereinsbuchhaltung. Je besser die Software ist, desto mehr Kommunikation mit den Mitgliedern ist hiermit möglich. Ein kostenloses Vereins-Tool könnte ebenso bei der Verwaltung helfen, doch müssen die Daten laut dem Datenschutz zugriffssicher abgelegt sein. Eine Vereinssoftware dient mitunter also auch der Datensicherung. Bei der Anschaffung sollte daher darauf geachtet werden, dass eine Software möglichst den neuesten Sicherheitsstandards entspricht. Jede Software weist also Vorteile und Nachteile auf, die zunächst gegenübergestellt werden sollten.

Vor- und Nachteile einer Vereinssoftware transparent dargestellt:

  • Zeitsparende Verwaltung
  • Klare Übersichten
  • gutes Zahlungsmanagement
  • Ein Schutz vor Hackern ist nötig
  • Daten könnten gelöscht werden
  • Teils hohe Anschaffungskosten

Die drei wichtigsten Funktionen eines Sprachlernprogramms erklären wir in folgender Übersicht:

Funktion Beschreibung
Buchhaltung Alle Finanzdatenlassen sich mithilfe der Buchhaltung überblicken – die Kontrolle der Einzahlungen und Auszahlen erfolgt übersichtlicher
Adressverwaltung Adressen werden übersichtlich verwaltet und aktualisiert – gewünschte Daten lassen sich sortieren und selektieren
Event-Management Sind Veranstaltungen geplant oder sollen Mitglieder informiert werden hilft die Software – Newsletter könnten hiermit geschrieben werden

2. Diese Vereinssoftware gibt es in guten Preisklassen

Eine Vereinssoftware spart vor allem Zeit. Aus diesem Grund lohnt sich die Suche nach einer Software, die möglichst viele Features beinhaltet. Eine Vereinsverwaltung kann sich mithilfe der Software natürlich auch nur auf die Vereinsbuchhaltung einschränken. Und doch verspricht es viel Freude, die Vereinssoftware auch für die Kommunikation zu verwenden. Unsere Kaufberatung möchte dabei helfen, die für Sie beste Vereinssoftware für 2018 zu finden. Die Stiftung Warentest hat hierfür aktuell noch keinen Vereinssoftware-Test für diesen Typ Software unternommen, weshalb es noch keinen Vergleichssieger für Vereinssoftware gibt.

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Insbesondere in der Buchhaltung ist die Software relevant.

Für diese Art der Vereinsverwaltung gibt es Lösungen guter Marken und Hersteller, die nicht zu teuer sind. Vereinsmanager jeder Kategorie gibt es als Vereinssoftware für Mac oder für Windows. Vereine nutzen äußerst selten das Betriebssystem Linux, weswegen gängige Lösungen hier mehr interessieren. Eine Buchhaltung für einen Verein sollte einen ausreichend großen Umfang von Daten verarbeiten können. Ein Vereinsorganisator sollte eine Software für die Verwaltung nutzen, die am besten zum Tagesgeschäft und den dazugehörigen Datenmengen passt.

Eine Vereinsverwaltung online und auch kostenfrei zu verwenden ist nicht mehr unbedingt ratsam. Dafür finden sich aber bereits günstige Lösungen um etwa 5 Euro. Die Software Vereinsmanager 10 kostet nur so wenig Geld und beinhaltet sogar ein Fanshop-Modul. Im Vereinssoftware-Vergleich finden sich aber noch teurere Produkte, die als Vereinsverwaltungssoftware mehr bieten. Von WISO gibt es wiederum eine Buchhaltung um die 50 Euro, die bei der Verwaltung, Organisation und Planung im Verein hilft. Im Vereinssoftware-Vergleich ist solch eine Lösung bereits gut, aber es finden sich noch andere Programme. Eine Vereinsführung mit dem GLS Vereinsmeister ist für ungefähr 180 Euro möglich. Diese Software umfasst umfangreiche Aktivitäten für die Buchhaltung, Verwaltung und das Event-Management.

3. Kaufberatung für eine Vereinssoftware

Wir empfehlen eine Software für Vereinsverwaltung, die der Größe des Vereins gerecht wird. Eine sehr günstige Software genügt wahrscheinlich, wenn ein Verein nur eine sehr geringe Zahl von Mitgliedern aufweist. Ist aber eine umfangreiche Buchführung im Verein notwendig, dann sollte eine wirklich professionelle Software für Vereine gewählt werden. Immerhin weisen viele PC-Magazine und Beiträge auf adäquate Softwarelösungen hin.

Artikel 9 Grundgesetz

Laut diesem Artikel besteht in Deutschland der Grundsatz der Vereinigungsfreiheit. Dieser verfassungsrechtliche Hintergrund sorgt dafür, dass jeder in Deutschland einen Verein gründen darf. Gleichgesinnte finden auf diesem Weg einen Treffpunkt für ihre Interessen.

Ein Kassenbuch für Vereine sollte intuitiv von allen Personen bedient werden können, die mit solch einer Software arbeiten. Möglicherweise können Benutzer-Accounts innerhalb der Software angelegt werden. Eine Vereinsverwaltung mit Excel würde dann überflüssig werden. Eine Vereinssoftware kann am besten Spendenquittungen einordnen, Mitglieder-Mahnungen generieren und versenden oder eine Umsatzsteuervoranmeldung in die Wege leiten. Eine Vereinssoftware kann für einen Preis um 50 Euro jährlich bereits eine komplexe und hochwertige Buchhaltung vornehmen. Eine Open-Source-Vereinssoftware kann das wahrscheinlich nicht.

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Selbst einfache Programmen können für Vereine nützlich sein.

Einen Verein online zu verwalten ist natürlich möglich und vereinfacht einen Zugang weltweit. Allerdings liegen die Daten lokal sicherer und können besser geschützt werden. Ob nun die Lexware Vereinsverwaltung oder die Software-Lösung von WISO, die Software sollte zumindest einem gewissen Anspruch gerecht werden. Eine Mitgliederverwaltung sollte ruhig ein Preis-Leistungssieger in einer Bewertung sein. Eine Vereinssoftware im Test sollte eine gute Mitgliederdatenverwaltung, Lagerverwaltung, Materialverwaltung und auch Inventarverwaltung ermöglichen. Im Vereinssoftware-Vergleich eignen sich Programme mit möglichst vielen Übersichten.

Abhängig von der Aktivität eines Vereines eignen sich ganz verschiedene Programme zum Vereinssoftware-Vergleichssieger. Möchten Vereine eine Vereinssoftware kaufen, sollte diese den Anforderungen des Vereins entsprechen. Unnütze Tools können schnell den Preis in die Höhe treiben. Eine günstige Vereinssoftware benötigt am besten keinen fremden Support. Je einfacher die Vereinssoftware zu verwalten ist, desto besser ist das.

Eine Vereinssoftware könnte mithilfe einer mobilen App ein mobiles Arbeiten ermöglichen. Arbeitet die Software online, ist ein Zugriff auf bestimmte Daten komfortabel möglich. Beispielsweise könnte unterwegs ein Newsletter oder eine Mail an die Mitglieder verfasst werden. Mobil wäre es außerdem möglich, ein Event für einen Verein komfortabel weiter zu planen. Innerhalb einer Software lassen sich auch mobil viele Listen einfach verwalten.

Tipp: Die Größe der Software sollte den Speicher einer Festplatte und den Arbeitsspeicher nicht blockieren. Ein Vergleich kann auch zunächst für die technischen Möglichkeiten erfolgen.

Eine gute Software bietet eine Struktur, die gut überschaubar ist. Ein Anwender kann zwischen unterschiedlichen Verwaltungsbereichen wechseln. Eine Software mit einer angenehmen Oberfläche für den Anwender ist ebenfalls empfehlenswert, weil sich kaum ein Anwender wirklich mit fremden Softwarelösungen auskennt. In Vereinen sind selten Software-Experten anwesend.

4. Verwendung und Wartung

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Sportvereine haben viele Mitglieder zu verwalten.

Eine Software benötigt keine Wartung. Sie sollte aber natürlich Updates erhalten, damit sie sicher bleibt und auf einem Betriebssystem gut arbeitet. Darüber hinaus müssen noch die Daten innerhalb der Software eingegeben werden. Eine Verwaltung der Aufgaben kann sicher erfolgen. Sinnvoll ist es sicherlich, dass eine Software mithilfe von Backups zusätzlich geschützt wird. Eine gute Software speichert alternativ auch Listen auf externen Speichermedien.

Eine Software könnte Adressen einfach über eine Anmeldemaske auf einer Webseite übernehmen. Diese Aufgabe ist allerdings sehr anspruchsvoll. Eine einfache Software ermöglicht allerdings eine komfortable Eingabe von Daten. Eine Software sollte unbedingt einmal getestet werden, damit die Anwendung den Nutzer nicht überfordert. Unterschiedliche Abschnitte einer Software ermöglichen mit wenigen Klicks im Menü das Erstellen von Briefen, Mahnungen oder von neuen Aufgaben.

Hinweis: Termine und Aufgaben lassen sich am besten wie in einer Office Software verwalten.

Der Bundesverband Deutscher Vereine hat im Jahr 2017 sogar über 600 000 Vereine gezählt. Jeder Verein muss sich selbst auf eine bestimmte Art und Weise verwalten und nutzt hierfür am besten eine sinnvolle Softwarelösung. Eine Vereinssoftware ist hilfreich bei der Planung der Aktivitäten von Vereinen.

5. Nützliche Fragen und Antworten rund um die Vereinssoftware

5.1. Wie heißen namhafte Hersteller?

Zu den besten Vereinssoftwares zählen folgende:

  • Chip Tools
  • Clubdesk
  • DFBnet
  • Deutsche Software DS
  • GLS Vereinsmeister
  • Interclub
  • Lexware
  • MTH Software
  • Vereinsmanager 10
  • Vereinsscout
  • WISO

5.2. Welche Art von Vereinssoftware eignet sich für welchen Anwender?

Eine Vereinssoftware unterstützt die Aktivitäten kleiner und großer Vereine. Aus diesem Grund muss die Software ausreichend Datensätze zulassen. Diese sollten auch exportiert oder speziell gesichert werden können. Eine Vereinssoftware muss nicht irgendwelche unnützen Tools unterstützen. Zumindest eine möglichst umfangreiche Verwaltung der Buchhaltung muss die Software mitbringen.

Hinweis: Vereinssoftware muss je nach Bedarf über eine Lagerhaltung oder Inventarverwaltung verfügen.

5.3. Wo finde ich eine Vereinssoftware für meine Ansprüche?

Eine übersichtliche Auflistung von Software für einen Verein findet sich beispielsweise auf amazon.de oder auch direkt bei den Herstellern selbst. Jedoch ist es wichtig die Features einer Software miteinander zu vergleichen. Eine transparente Darstellung ist deswegen praktisch bei der Entscheidungsfindung.

Tipp: Es kann praktischer sein, wenn nicht alle benötigten Lösungen in einer einzelnen Lizenz-Software liegen. So können die Programme und deren Aufgaben an mehrere Personen und PCs verteilt werden.

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