Zeiterfassung Test 2018

Die beste Zeiterfassung im Vergleich.

Das Wichtigste in Kürze
  • Eine Zeiterfassung kann ein System für die digitale Erfassung der Arbeitszeit der Mitarbeiter sein oder aber auch eine Stempeluhr für die manuelle Erfassung von Arbeitsstunden.
  • Im Zeiterfassung-Test zeigt sich, es gibt Stempeluhren, die mit einem Chip bedient werden, mit dem Fingerabdruck oder mithilfe eines PIN-Codes. Viele Systeme dienen vor Ort auch als Gebäudesicherung.
  • In der Zeiterfassung sind Projekte, Urlaube und normale Arbeitszeiten zu erfassen. Die Zeiterfassung dient als Grundlage für die Lohnabrechnung und ist bequem über ein System auszuwerten.

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Eine Form der Zeiterfassung gibt es in jedem Unternehmen. Manche Firmen erfassen die Zeit im Büro aber nur mit einer Software für die Abrechnung. Eine Stempeluhr wird überwiegend in den Unternehmen verwendet, die an eine Produktion angebunden sind oder die im handwerklichen Bereich Mitarbeiter erfassen möchten. Stempeluhren für Kleinbetriebe vereinfachen für manche Mitarbeiter den Vorgang der Zeiterfassung. Aber auch mit einer Stempeluhr ist in der heutigen Zeit eine digitale Zeiterfassung möglich.

Die moderne Zeiterfassung ist für die optimale Handhabung mit vielfältigen Funktionen ausgestattet. In der Zeiterfassung Mitarbeiter zu erfassen soll dabei mit möglichst wenig Aufwand verbunden sein. Ob die Zeiterfassung Fingerabdruck oder den Chip nutzt, ist in der Anwendung aber eine Frage der Sicherheit. Eine moderne Stempeluhr kann auf Wunsch den Zugang zum Gebäude blockieren. Im Vergleich weisen die unterschiedlichen Formen der Zeiterfassung jeweils Vorteile und Nachteile auf, die in Betracht gezogen werden sollten.

1. Was ist eine Zeiterfassung und was macht die Nutzung sinnvoll?

An erster Stelle steht für den Mitarbeiter der Arbeitszeitnachweis. Dieser ist wichtig für den Mitarbeiter und für das Unternehmen. Die Zeiterfassung erfolgt in der modernen Arbeitswelt bereits mit vielen Zusatzfunktionen. In Verbindung mit einer Alarmanlage und einer entsprechenden Türe bietet die Stempeluhr sogar eine Zutrittskontrolle. Ein Unternehmen kann seine Daten und die Arbeitsbereiche hiermit gegen unerwünschten Zutritt sichern. Die Zeiterfassung nimmt wie bei einer Stempelkarte alle Daten auf. Diese lassen sich als Zeiterfassung in Excel darstellen oder über die Maske eines eigenen Programmes.

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Einfach per Chipkarte die Zeit erfassen.

Ein solcher Stundennachweis wird am besten aber auch in Excel ausgegeben, damit ein Abrechnungsprogramm die Daten ebenso erfassen kann. Ganz ohne eine Stechkarte erfasst ein Mitarbeiter im Unternehmen seine Arbeitszeit. Die Stempeluhr kann aber nicht nur automatisch die Arbeitszeit erfassen, sondern auch die Daten per USB-Stick oder per Datenübertragung sofort verfügbar machen. Ein Dienstplan ist mit der Zeiterfassung übersichtlich nachvollziehbar. Das Gerät verhindert sogar eine unsichere Notiz auf einer einfachen Stundenliste.

Vor- und Nachteile einer Zeiterfassung übersichtlich zusammengefasst:

  • Zuverlässige Abrechnung bei korrekten Daten
  • Eine gute optionale Sicherung von Eingangsbereichen
  • Wahlweise mit Fingerabdruck, Chip oder PIN
  • Die Daten sind auch per USB-Stick auszulesen
  • Die Zeiterfassung bietet viel Platz für Datensätze
  • Zahlreiche Mitarbeiter übersichtlich zu verwalten
  • Üblicherweise kombiniert mit einem Abrechnungssystem
  • Die Zeiterfassung schützt das Unternehmen nicht gegen Betrug
  • Betrug an der Stempeluhr führt zur fristlosen Kündigung
  • Mitarbeiter müssen dort kontrolliert werden
  • Das System kostet mehr Geld, als ein Stundenzettel

Die drei Bedienoptionen bei der Zeiterfassung erklären wir Ihnen in folgender Übersicht näher:

Funktion Beschreibung
Funktion mit PIN

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Der Mitarbeiter kann keinen Chip verlieren oder leidet nicht unter trockener Haut bei der Bedienung der Stempeluhr. So bleibt der Zugang zum Beispiel nicht versperrt.
Funktion mit Chip

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Der Chip ist individuell mit einer Kodierung versehen, sodass es nicht zu Verwechslungen kommt
Funktion mit Fingerabdruck

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Gut kombinierbar mit einem Sicherheitssystem im Gebäude – nur der eigene Mitarbeiter erhält einen Zutritt zum Gebäude, sodass Firmen sich selbst schützen können

2. Was bietet welche Preisklasse für eine Zeiterfassung?

Auf dem Markt finden sich so einige Systeme für die Zeiterfassung, die mit einem Gerät im Eingangsbereich einer Firma oder Abteilung die Zeit erfassen. Eine Zeiterfassung als Stempeluhr ist eine Grundausstattung in vielen Unternehmen. Allein die übersichtliche Erfassung der speicherbaren Daten spricht für eine Verwendung. Wir erklären in einer Übersicht über eine gängige Grundausstattung und einen möglichen Funktionsumfang wo die Vorteile einer Preisklasse liegen:

Preisklasse Funktionsumfang
günstig (um 30 Euro)
  • geeignet für eine einfache Erfassung
  • eine Zeiterfassung über Fingerabdruck ist möglich
  • einfach, aber gut einsetzbar
  • kompakte Größe
gehoben (um 200 Euro)
  • Berichte für den Tag, die Woche, den Monat
  • Abfrage von Überstunden und Urlaub
  • Verspätungen und Abweichungen abrufbar
  • Druckfunktion für einen Dienstplan
teuer (um 600 Euro)
  • Für bis zu 3000 Nutzer
  • 100 000 Zeiteinträge speicherbar und abrufbar
  • Daten auf USB-Stick, WiFi und Ethernet abrufbar
  • Mehrere Projekt-Codes pro Person

3. Kaufberatung für eine Zeiterfassung: Darauf müssen Chefs achten

Die Genauigkeit einer Zeiterfassung erfolgt ein wenig in Abhängigkeit vom Preis. Im Zeiterfassung-Test zeigt sich, dass alle Systeme eine gute Genauigkeit aufweisen. Die Stempeluhr der einfachen Preisklasse weist wahrscheinlich aber eher eine Ungenauigkeit auf. Im Zeiterfassung-Vergleich lohnt es sich für eine genauere Erfassung durchaus, ein Modell einer mittleren Preisklasse zu wählen. Im Zeiterfassung Test ist deutlich geworden, dass diese Geräte sogar genauere Informationen aufbereiten und abrufbar machen.

Das Arbeitsrecht zeigt Milde

Loggt sich ein Mitarbeiter aus dem System nicht korrekt aus, kann eine fristlose Kündigung nicht sofort erfolgen (gemäß der Az. 15 Sa 407/12). Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass nicht ohne weiteres fristlos gekündigt werden darf. Geht es nur um kurze Pausen, die nicht ausgestempelt sind, in einer Länge von 15 Minuten, gilt es abzuwägen. Der Arbeitnehmer war in diesem Fall monatlich zu zehn Überstunden verpflichtet. Der Richter sah mehrere Überstunden im Plus, sodass ein Ausgleich gegeben war. Es gab aber auch bereits Urteile gegen den Arbeitnehmer.

Möchte ein Unternehmen eine Zeiterfassung kaufen, sollte ein Typ Hardware gewählt werden, der vielleicht auch mehrere Arten der Erfassung ermöglicht. Durch eine Nutzung mit PIN, Chip und Fingerabdruck zugleich, erhalten Unternehmen die Option, zwischen mehreren Erfassungen zu unterscheiden. Es wird nicht nur mit Projekt-Codes gearbeitet, sondern auch mit Zugangsmöglichkeiten. Im Zeiterfassung Vergleich könnten diese auf den Chef, die Mitarbeiter und Aushilfen verteilt werden.

Es ist nicht ganz klar, wer der Zeiterfassung Vergleichssieger 2018 ist, da die Stiftung Warentest hierzu noch keinen Test vorgenommen hat. In der Kaufberatung empfehlen wir Geräte, die zu einem Unternehmen passen. Es muss keine hervorragende Marke oder ein Hersteller sein. Eine günstige Zeiterfassung zu nutzen, kann für kleine Unternehmen völlig genügen. Sofern nicht auf 15 Minuten genau abgerechnet werden muss, ist die Genauigkeit kein zentrales Auswahlkriterium. Die beste Zeiterfassung ist einfach bedienbar und gut aufzusetzen.

Die Art der Zeitabrechnung muss in jedem Fall energiesparend sein. Ein Gerät kann auch über einen Fingerprint-Sensor und eine Power-Management-Funktion verfügen. Der Zeiterfassung-Vergleichssieger sollte kein Energiefresser sein. In dieser Kategorie geben viele Hersteller an, dass ihr Gerät sparsam arbeitet. Ein Zeiterfassung-Vergleich lohnt sich hinsichtlich der Kosten unbedingt.

Tipp: Die Mehrheit der Systeme bietet die Möglichkeit zwischen Projekten oder unterschiedlichen Arbeiten mithilfe von Codes zu unterscheiden. Die Daten können hierdurch getrennt ausgelesen werden. Eine Rechnungstellung nach Arbeits-Projekten erfolgt noch komfortabler.

Im Zeiterfassung-Test hat es sich für uns gezeigt, dass das Auslesen der Daten möglichst einfach sein sollte. Hierdurch können diese auch zwischendurch in einer Cloud beispielsweise gesichert werden. Optimal erscheinen uns Speichermöglichkeiten über USB-Stick, Ethernet oder WiFi Anschluss.

4. Bedienung und Wartung

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Einfach Zeiterfassung per Chipkarte oder Fingerabdruck.

Zutrittssysteme benötigen zunächst einmal keine aufwendige Wartung. Wahrscheinlich gibt es Software Updates, die einfach eingespielt werden können. Zeiterfassungssysteme werden hierdurch gegen Zugriffe aus dem Internet gesichert. Die Zeiterfassungssoftware kann teils mit dem Internet verbunden werden, sodass dann Aktualisierungen nötig werden. Solch ein Zeiterfassungsterminal arbeitet sonst aber ohne weiteren Aufwand. Viele Unternehmen sind laut Studien mit der Nutzung solch einer Stempeluhr durchaus zufrieden.

Eine Verbindung mit einem Betriebsdatenerfassungssystem würde mit neuen Software-Varianten ebenso ab und zu ein Update mit sich bringen. Die Zeiterfassungssoftware bleibt für gewöhnlich aber für alle modernen Programme zugänglich oder liefert Daten in Programmen, wie etwa Excel aus. Wir haben den Eindruck, dass Zeiterfassungssysteme nur eine geringe Wartung vom Nutzer verlangen. In Verbindung mit einer Zugangskontrolle mag es einen minimalen Aufwand für den Anwender geben.

Hinweis: Eine Zugangskontrolle oder ein Zeiterfassungsterminal ist bestimmt keine Lösung, die ganz ohne jegliche Wartung funktioniert. Und doch muss nicht viel getan werden. Kunden werden vom Hersteller über Updates oder Neuerungen per E-Mail für ein Betriebsdatenerfassungssystem informiert.

Firmen sollten es aber vermeiden selbst im Internet nach einem Update zu suchen, da sonst das Risiko steigt, eine falsche Software zu finden. Es sollte, wenn dann, nur auf der Herstellerseite gesucht werden.

5. Weitere Fragen und Antworten zu einer Zeiterfassung

5.1. Wie heißen die wichtigsten Hersteller?

Zu den bekanntesten Herstellern der zählen die Folgenden:

  • Anself
  • Fingertec
  • MEG
  • Realand
  • Safescan

5.2. Welche Art von Zeiterfassung für welche Firma?

Die Stempeluhr trägt auch aus unserer Sicht einen leicht altmodischen Touch. Eine reine Erfassung über eine Software kann ebenso eine Lösung sein. Und doch funktioniert eine elektronische Zeiterfassung einen hohen Erinnerungscharakter. Mitarbeiter vergessen auf diese Weise wohl am wenigsten, ihre Zeit zu erfassen.

Hinweis: Als Zutrittssysteme garantieren die Stempeluhren eine Mitarbeiter-Zeiterfassung. Der Mitarbeiter betritt das Gebäude und muss die Zeiterfassung nutzen. Die Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe ist eine sinnvolle Lösung.

5.3. Wo finde ich Produkte für die Wahl einer Zeiterfassung?

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Auch die Türöffnung per PIN funktioniert bei vielen Zeiterfassungssystemen.

Ein Zeiterfassungsgerät, ob nun die Zeiterfassung pro oder ein Arbeitszeitplaner, kann im Internet bequem bestellt werden. Eine elektronische Zeiterfassung ist zum Beispiel bequem auf amazon.de zu vergleichen. Dort finden sich allerlei Varianten der MEG Zeiterfassung, der Stechuhr oder der Stechuhr mit Chipkartenleser. Mit Blick auf den Test möchten wir zusammenfassen, dass praktische Lösungen nicht extrem teuer sein müssen. Zahlreiche mittelpreisige Arbeitszeiterfassungen können die Bedürfnisse bereits vollkommen zufrieden stellen.

Tipp: Gerade auf Amazon finden sich gute Stempeluhren. Die Stempeluhr Zeiterfassung ist eine beliebte Variante in großen Unternehmen oder auch in produzierenden Betrieben. Sie hat als Zeiterfassung eine lange Tradition und hilft auch projektbezogen bei der Abrechnung. Modelle mit Stempelkarte sollten auf Amazon ignoriert werden. Eine hochwertige Arbeitszeiterfassung funktioniert digital weitaus besser.

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